Janina Keller, Regional Director Düsseldorf bei Mileway gibt dazu im Experteninterview ausführliche Einsichten zu rechtlichen Vorschriften, verschiedenen Bürokonzepten, Wohlfühl– und Gesundheitsfaktoren am Arbeitsplatz und nicht zuletzt wirtschaftlichen Parametern.

Welche Mindestgröße ist für einen einzelnen Büroarbeitsplatz vorgeschrieben?

Janina Keller: Es gibt eine Arbeitsstättenverordnung und die besagt, dass für einen Mitarbeitenden eine Mindestfläche von 8 m² eingeplant werden muss. Für jeden weiteren Arbeitsplatz sind jeweils weitere 6 m² einzukalkulieren. Wer sich ein Großraumbüro auf seiner Gewerbefläche leistet (ab 400 m²), sollte 12-15 m² pro Arbeitsplatz vorsehen. 

Gibt es auch Vorschriften bezüglich der Raumhöhe in Büros?

Janina Keller: Ja. Auch hier gibt es Vorgaben aus der Arbeitsstättenverordnung. Wenn das Büro bis 50 m² groß ist, muss die Deckenhöhe bei mindestens 2,50 m liegen. Grundsätzlich gilt: Je größer das Büro auf der Gewerbefläche, desto höher die Decke. Büroräume zwischen 50 m² und 100 m² sollten eine Mindesthöhe von 2,75 m² aufweisen. Wenn die Bürofläche noch größer ist, braucht man eine Mindesthöhe von 3 m².

Und jetzt ans Eingemachte. Wie sieht der optimale Arbeitsplatz für einen Mitarbeitenden auf einer gewerblichen Bürofläche aus?

Janina Keller: Auch hier hat die Arbeitsstättenverordnung eine bestimmte Tiefe und Breite des Bildschirmarbeitsplatzes festgelegt: mindestens 1m. Doch damit ist es nicht getan. Darüber hinaus steht jedem Mitarbeitenden eine sogenannte Bewegungsfläche von mindestens 1,5 m² zu. Die muss unbedingt zu 100% frei und ungestört bleiben. Will heißen: die eigene Bewegungsfläche darf sich nicht mit anderen Funktionsflächen überschneiden (z.B. Verkehrswegen, Sicherheitsabständen, anderen Büroplätzen). Jedem Mitarbeitenden steht also ausreichend Raum für die eigene Arbeit und die eigene Bewegungsfreiheit zu.

Ok, das sind die Basics. Aber es gibt doch sicher auch ergonomische Aspekte?

Janina Keller: Unbedingt. Es liegt auf der Hand. Ermöglicht man seinen Mitarbeitenden eine gesunde Arbeitsweise, profitiert man von weniger Krankheitsausfällen. Außerdem versteht es sich von selbst, dass Menschen besser und lieber arbeiten, wenn sie sich wohlfühlen und auch mal bewegen können. 

Deshalb tragen vor allem verstellbare Tische und ergonomische Stühle zu einer verbesserten Körperhaltung bei. Wenn sich ein Mitarbeitender entscheiden kann, ob er lieber zwischendurch 1-2h steht oder doch lieber sitzt, können z.B. Rückenschmerzen immens reduziert werden. Außerdem trägt die veränderte Arbeitsposition während des Tages zu einer erhöhten Konzentration bei. Klar ist das eine großartige Sache für Arbeitnehmende. Aber in Sachen Produktivität und Kreativität profitiert letztlich auch der Arbeitgeber. Vor allem größere Unternehmen und Open Space Bürobesitzer haben das bereits erkannt. 

Darüber hinaus haben Sie sicher noch weitere Vorschläge zur Verbesserung des Wohlbefindens und der Produktivität von Mitarbeitenden? 

Janina Keller: Aber sicher (lacht). Zum Beispiel über eine optimale Einteilung der Arbeitsflächen für die Mitarbeitenden. Inspirationen kann man sich bei modernen Open Space Büros holen, die abgetrennte Bereiche, z.B. schallisolierte Räume für konzentriertes Arbeiten, Kollaborationszonen für Teamarbeiten und Rückzugsorte für vertrauliche Gespräche oder kurze Pausen haben. 

Im wahrsten Sinne sinnvoll sind der Einsatz von Licht und Akustik.  Den natürlichen Lichteinfluss von außen und eine optimale Beleuchtung innen sollte man nicht unterschätzen. Tatsächlich beeinflussen sie die Sehleistung und unseren Biorhythmus, insofern also auch unsere Konzentration und nicht zuletzt unsere Stimmung. Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter, die nahe am Fenster arbeiten, sich nicht nur gesünder fühlen, sondern auch besser und länger schlafen als ihre Kollegen ohne Zugang zu natürlichem Licht. Interessanterweise kann Tageslicht zur Mittagszeit sogar die allgemein bekannte Nachmittagsmüdigkeit reduzieren – tatsächlich fast so effektiv wie ein kurzer Mittagsschlaf. Das liegt daran, dass helles Tageslicht die Produktion des schlaffördernden Neurotransmitters Adenosin hemmt. Doch es geht nicht nur um Müdigkeit. Tageslicht steigert nachweislich die Konzentration und Kreativität. In manchen Studien wurde sogar eine Produktivitätssteigerung von bis zu 40% bei ausreichendem Tageslicht am Arbeitsplatz festgestellt. Das ist beachtlich, oder?

Sicher. Es geht nicht immer, dass jeder Mitarbeitende einen Fensterplatz erhält. Doch es gibt prima Alternativen, z.B. Tageslichtlampen oder dynamischen Beleuchtungssystemen, die das natürliche Tageslicht nachahmen. Und nicht zuletzt bewirkt ein kurzer Spaziergang in der Mittagspause wahre Wunder, wenn man sich weiterhin wohl fühlen und konzentriert bleiben möchte. 

Und mit schallabsorbierenden Materialien und einer geschickten Anordnung der Arbeitsplätze lässt sich störender Lärm, vor allem in Großraumbüros, wesentlich minimieren.  

Auch Pflanzen und angenehme Farben an den Wänden tragen zu einem optimalen Arbeitsplatz bei. Entweder der Arbeitgeber sorgt selbst dafür oder lässt seinen Mitarbeitenden kreativen Spielraum bei der Gestaltung. Zimmerpflanzen verbessern nachweislich das Raumklima und die Luftqualität, weil sie Sauerstoff produzieren und Schadstoffe aus der Luft filtern. Außerdem erhöhen sie die Luftfeuchtigkeit. Nicht lachen, aber tatsächlich wird Pflanzen auch eine positive psychologische Wirkung nachgesagt. So können sie Stress reduzieren, die Konzentration verbessern und sogar die Kreativität fördern. Studien zeigen, dass Mitarbeiter in Büros mit Pflanzen produktiver sind und sich wohler fühlen.

Was die Farben angeht, kann man sich Gedanken zu den einzelnen Arbeitsbereichen machen. So regen warme Farbtöne wie Orange oder Gelb die Kreativität an. Blau und Grün als kühle Farben wirken dagegen eher beruhigend und konzentrationsfördernd. 

 Interessant. Und was hat es eigentlich mit dem Desk-Sharing auf sich? Ist das tatsächlich eine optimierte Arbeitsplatzanpassung für die Arbeitnehmenden von heute?

Janina Keller: Desk-Sharing bedeutet, dass Arbeitsplätze flexibel von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden können. Niemand hat also einen festen Platz. Insofern kommt es wohl sehr auf die Branche an, ob dieses Konzept Sinn ergibt. Viele junge Arbeitnehmende nutzen diese Möglichkeit gern. Auch Branchen mit hohen Kommunikationsaustausch legen oft Wert auf das Teilen von Arbeitsplätzen. Jeder Arbeitgeber sollte sich überlegen, ob Desk-Sharing für seine Anforderungen in Frage kommt und welche Mitarbeitenden er beschäftigt. Natürlich gibt es auch zahlreiche Menschen, die gern an ihrem eigenen Platz arbeiten, weil sie dort Unterlagen ablegen oder sich eine kleine Insel mit eigener Teetasse und Familienfoto geschaffen haben.  

Man hört immer wieder von sogenannten Kollaborationszonen. Wie wichtig sind Meetingräume, wenn es um die moderne Büroplanung geht? 

Janina Keller: Kollaborationszonen und Meetingräume sind heute nicht mehr aus modernen Bürokonzepten wegzudenken. Sie folgen dem aktuellen Trend zu mehr Teamarbeit und flexiblen Arbeitsweisen. 

In vielen Unternehmen sehen wir eine Mischung aus offenen Arbeitsbereichen und speziell gestalteten Besprechungsräumen. Extra eingerichtet Zonen – und die müssen nicht immer mit einer Tür versehen sein – fördern den spontanen Ideenaustausch und erleichtern die Teamarbeit. Dabei ist alles möglich, von der informellen Lounge bis hin zum voll ausgestatteten Konferenzraum. 

Bei Büroflächen in Gewerbeimmobilien legt man unserer Erfahrung nach besonderen Wert auf Flexibilität. Moderne Meetingräume werden oft mit verschiebbaren Wänden ausgestattet, sodass sie je nach Bedarf vergrößert oder verkleinert werden können. Auch die Technik sollte auf das aktuelle Niveau ausgerichtet sein, vor allem, wenn einige Meeting-Teilnehmende vor Ort, andere von außen zugeschaltet werden, weil sie remote arbeiten.   

Und noch ein Trend macht die Runde, sogenannte Huddle Rooms. Das sind kleine, informelle Besprechungsräume für 2-4 Personen, die sich hervorragend für kurze Treffen oder Video-Calls, oft auch spontan, anbieten.  

Zu einer optimalen Bürofläche in gewerblichen Immobilien gehören also neben dem eigentlichen Arbeitsplatz immer auch Bereiche zur Förderung von Ideen und Kreativität im Team. In den offenen oder geschlossenen Besprechungsräumen können beispielsweise Whiteboards, interaktive Displays oder Stehtische platziert werden. Und mit Smart Office-Technologien lässt sich das Ganze auch optimal nutzen. Letztendlich geht es darum, eine optimierte Bürofläche zu schaffen, die sowohl konzentriertes, eigenständige Arbeiten als auch eine gute Zusammenarbeit ermöglicht. Die Balance macht`s am Ende des Tages.  

Stichwort Smart Office-Technologien. Was genau verbirgt sich dahinter und wie helfen diese Technologien bei der Optimierung von Arbeitsplätzen in gewerblichen Immobilien? 

Janina Keller: Bei Smart Office-Technologien handelt es sich um innovative Lösungen zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und Raumnutzungen. So lässt sich mithilfe von Sensoren und IoT-Geräten die tatsächliche Auslastung von Arbeitsplätzen und Meetingräumen in Echtzeit erfassen. Gerade bei größeren Unternehmen ergibt das Sinn. Stellen Sie sich vor: Ein Mitarbeiter sieht per App, welche Arbeitsplätze oder Besprechungsräume gerade frei. Klick, direkt gebucht. Spart Zeit. Und übrigens auch Kosten.    

Darüber hinaus gehören intelligente Beleuchtungs- und Klimasysteme zu den Smart Office-Technologien. Sie passen sich automatisch an die Belegung und die Tageszeit an. Will heißen: Ist niemand im Raum, dimmt sich das Licht oder schaltet sich ganz aus. Auch Heizung und Klimaanlage regulieren sich entsprechend selbst. Neben dem angenehmen Faktor Betriebskostensenkung leistet man automatisch seinen Beitrag zum Umweltschutz. 

Einfach mal selbst vorstellen: Ich komme als Mitarbeiter an einem Augustmorgen ins Büro und mein Arbeitsplatz passt sich automatisch an meine persönlichen Präferenzen an. Der Tisch hat die richtige Höhe, die Beleuchtung stimmt und die Klimaanlage läuft. Sehr komfortabel, oder? Nur ein Roboter, der mir meinen Lieblingseiskaffee an den Tisch bringt, fehlt noch in dieser Vorstellung (zwinkert). 

Aber back to Business: Ich will die nahtlosen Übergänge zwischen verschiedenen Arbeitsumgebungen und die hybriden Arbeitsmodelle nicht unterschlagen. Videokonferenzsysteme, die sich automatisch einschalten, wenn man den Raum betritt, oder digitale Whiteboards, die Inhalte direkt mit remote arbeitenden Kollegen teilen, sind da nur der Anfang.   

Und auch im Bereich Gesundheit und Wohlbefinden gibt es interessante Entwicklungen. Smarte Bürostühle überwachen die Sitzhaltung und schlagen Bewegungspausen vor, wenn man selbst nicht daran denkt. Luftqualitätssensoren sorgen für ein angenehmes Raumklima. 

Klingt fantastisch. Man muss aber schon die Datenschutzrichtlinien mitdenken, oder? 

Janina Keller: Klar, da gibt es Herausforderungen. Jeder Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die gesammelten Daten anonym bleiben und nur für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden. Und ohne die Akzeptanz der Mitarbeitenden geht sowieso nichts. Hauruck-Aktionen sehe ich hier als weniger sinnvoll an. Besser sind eine schrittweise Einführung und eine gute Schulung, damit die Smart Office-Lösungen auch erfolgreich integriert werden. Wichtig ist, dass die Arbeitnehmenden den Mehrwert für sich erkennen und sich mit der Technologie wohlfühlen. 

Haben Sie zum Schluss noch ein paar Gedanken zur Zukunft der Büroflächengestaltung in gewerblichen Immobilien in den nächsten Jahren? 

Janina Keller: Ja, ich glaube die Gestaltung von modernen Büroflächen und die optimierte Arbeitsplatzgestaltung in gewerblichen Immobilien werden stark von Flexibilität und Technologie geprägt sein. Wir werden wahrscheinlich noch mehr hybride Arbeitsmodelle sehen. Das heißt, Arbeitgeber werden vorrangig Teams aus Präsenz- und Remote-Arbeitnehmenden haben. Für die Büroflächen bedeutet das noch mehr Anpassungsbedarf. Außerdem erwarte ich mehr Einsatz von Smart Office-Technologien, mit denen sich die Räumlichkeiten noch besser nutzen lassen.  

Auch Nachhaltigkeit spielt bereits eine große Rolle bei der Ausgestaltung von Büroplätzen und wird ein nicht mehr wegzudenkender Faktor bei der Ausgestaltung von Gewerbeimmobilien. So gewinnen energieeffiziente Gebäude und umweltfreundliche Materialien zunehmend an Relevanz. Auch die breite Masse wird zunehmend mehr Grünflächen und natürliche Elemente in die Bürogestaltung einbeziehen. 

Die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter werden (glücklicherweise) weiterhin im Fokus stehen. So werden wir zunehmend Bereiche für Bewegung, Meditation oder sogar Power Naps sehen. Und ganz wichtig: Ergonomie wird nicht mehr nur auf einen Arbeitsplatz beschränkt sein, sondern das gesamte Bürokonzept durchdringen. 

Ich persönlich glaube, dass die Büros der Zukunft keine reinen Arbeitsorte mehr sein werden. Sie werden mehr und mehr zu Begegnungsstätten und Kreativzentren, also Orte, an denen Menschen zusammenkommen. Entweder, um Projekte zu besprechen oder frische Ideen auszutauschen, aber auch die Unternehmenskultur zu leben. Vielleicht bei einem allfreitäglichen Feierabend-Cocktail.  

Die Lagerfläche von damals mit angeschlossenem Minibüro für lediglich eine administrative Kraft und Besprechungen zwischen Tür und Angel waren gestern. Die Herausforderung liegt letztlich darin, alle hier aufgeführten rechtlichen, kreativen und gesundheitsfördernden Aspekte in einem schönen, ausgewogenen und flexiblen Design zu vereinen, das auch bezahlbar bleibt. Bei Mileway haben wir dazu viele Ideen.  

Danke für das Gespräch und Ihre Einblicke. 

Janina Keller: Sehr gern.

Foto: Janina Keller, Regional Director Düsseldorf bei Mileway