Une checklist pour déménager votre entrepôt

1. Évaluez votre configuration actuelle

L’un des meilleurs aspects d’un déménagement est que cela vous permet de réorganiser votre espace et votre configuration d’une manière qui sera encore plus bénéfique à votre entreprise. Par conséquent, prenez le temps de vérifier l’agencement de votre entrepôt actuel et le workflow de l’entreprise. Ce sera pour vous l’occasion de corriger les problèmes éventuels avant de vous installer dans un nouvel espace. Posez-vous les questions suivantes :

• Pourrait-il être plus efficace ?
• Pourriez-vous réorganiser vos éléments de rayonnage ?
• Le fait de déplacer certains services augmenterait-il la productivité ?
• Quel est l’état de votre équipement spécialisé ? Est-il plus rentable de déplacer l’ancien équipement ou d’investir dans du nouveau ?
• Pouvez-vous éliminer certains stocks de produits ?
• Votre système actuel de gestion des stocks pourrait-il être optimisé ?
• Allez-vous devoir perfectionner la gestion de votre flotte automobile ?

Vous pouvez également demander à vos employés comment faire pour le rendre plus efficace, afin d’informer les conceptions futures du nouveau bâtiment.

2. Pensez à l’avenir

Plutôt que de transférer votre agencement actuel d’un entrepôt au suivant, vous devrez réfléchir aux opportunités qui s’offrent à vous à l’avenir et planifier en conséquence. Nos propres études auprès des clients montrent que pratiquement tous nos clients vendent leurs produits en ligne et prévoient une croissance moyenne de leurs revenus de plus de 30 %. Si l’on considère la montée en flèche du e-commerce ces dernières années, cela n’a rien de surprenant ! Par conséquent, lorsqu’il sera temps de déménager, prenez en compte vos futures opérations et votre prévision de croissance, pour vous permettre de faire des économies et d’éviter d’avoir à déménager à nouveau dans quelques années. Posez-vous les questions suivantes :

• Allez-vous accroître vos effectifs ? Envisagez davantage d’espace et d’infrastructures ou un espace de bureaux réorganisé.
• Allez-vous introduire de nouveaux produits ? Déterminez si vous aurez besoin de réorganiser l’agencement de votre entreposage et stockage.
• Quelles sont les tendances en matière de e-commerce ? Alignez votre prévision de croissance sur l’évolution du marché.
• Aurez-vous besoin d’un entrepôt qui facilite vos initiatives ESG (relatives aux questions environnementales, sociales et de gouvernance d’entreprise) ? Envisagez comment vous pouvez améliorer l’efficacité énergétique de votre bâtiment.
• Allez-vous agrandir votre flotte automobile ? Évaluez la superficie de stationnement dont vous aurez besoin.
• Allez-vous modifier le mode de fonctionnement de votre entrepôt ? Des installations spécialisées, comme des portes sectionnelles ou des quais de chargement pourraient vous être utiles.

L’objectif étant de savoir où tout doit aller avant de vous installer, l’impératif sera initialement de cartographier les nouveaux locaux. Prévoyez plus d’espace que ce dont vous pourriez avoir besoin selon vos estimations, car vous devrez peut-être vous adapter à la forme de votre prochain entrepôt.

N’oubliez pas que la hauteur de votre entrepôt est le moyen le plus efficace d’utiliser votre espace. Tirez parti de la hauteur et envisagez d’utiliser des rayonnages en hauteur pour créer des espaces d’entreposage supplémentaires, ou bien une mezzanine pour les espaces de bureaux.

3. Créez une checklist

Pendant la relocalisation de votre entrepôt, il est probable que vous assuriez également les activités quotidiennes de votre entreprise. Il est donc important de créer une checklist pour vous assurer que tout se passe pour le mieux. Nous vous recommandons de commencer à planifier cette relocalisation six mois à l’avance.

4. Réservez le déménagement et programmez les livraisons

Tout d’abord, convenez d’une date d’emménagement et confirmez-la de manière à pouvoir réserver un service de déménagement. Ces services peuvent parfois être réservés plusieurs mois à l’avance, c’est pourquoi nous vous recommandons de le faire le plus tôt possible.

Une fois que vous connaitrez la date, communiquez-la à vos responsables des expéditions et prévoyez un plan sur la manière dont les livraisons seront effectuées. Ce serait gênant si vos livraisons étaient expédiées au mauvais endroit pendant votre déménagement car cela perturberait vos opérations.

Gardez toutes les livraisons en attente d’expédition dans un lieu distinct avant le déménagement afin de minimiser le risque qu’elles soient rangées dans des cartons et emportées dans le nouvel entrepôt.

Dans les jours et semaines qui précèdent le déménagement, envisagez la quantité de stock que vous souhaitez vous faire livrer. Vous pourriez en commander moins de manière à réduire la quantité à déménager, ou bien vous pourriez décider d’en commander plus à l’avance pour en avoir moins à vérifier lorsque vous serez dans vos nouveaux locaux.

Faites ce qui est le mieux pour votre entreprise.

5. Plannings de travail des employés

Outre le fonctionnement normal de votre entrepôt, vous devrez prévoir du temps supplémentaire pour déménager dans les nouveaux locaux. Vous pourrez décider d’utiliser du personnel temporaire ou d’engager davantage d’employés à temps plein si cela correspond à votre prévision de croissance.

Pour commencer, vous devrez déterminer comment vous prévoyez de répartir le travail, de manière que chaque élément de votre chaîne d’approvisionnement fonctionne de façon efficace. La création de plannings de travail pour les employés pendant la durée du déménagement est une excellente idée et permettra à chacun de comprendre ses propres rôles et responsabilités. N’oubliez pas qu’il est essentiel de bien communiquer pour veiller à ce que les employés aient connaissance des informations importantes et disposent d’un planning qui leur permettra de savoir où ils ont besoin d’être et à quel moment.

6. Organisez vos stocks

C’est le moment idéal pour un nettoyage de printemps ! Ce n’est pas une mauvaise idée de tout passer en revue dans l’entrepôt et de décider de ce dont vous voulez vous débarrasser. Cela coûtera plus cher de transférer des articles dont vous n’avez pas besoin dans votre nouveau bâtiment, réfléchissez donc pour savoir si tel ou tel équipement est trop ancien ou inutilisable. En même temps, vous pourrez organiser vos stocks et annoter ce qui est fragile pour la société de déménagement.

7. Créez une liste de contacts et de numéros de téléphone

Commencez à compiler une liste des numéros de téléphone des membres de votre équipe et de tous vos autres contacts, à distribuer à vos employés. En cas d’urgence, vos employés sauront ainsi à qui s’adresser.

8. Vérifiez le nouveau code du bâtiment

Avez-vous déterminé de quels permis vous aurez besoin dans votre nouvel entrepôt ? Vérifiez quelles sont les restrictions qui s’appliquent, sinon, cela risque de contrarier vos projets.

Les instances locales interviendront également dans la planification de l’entrepôt, c’est pourquoi vous devez les contacter aussitôt que possible pour discuter des issues de secours, des extincteurs automatiques et des zones de stationnement. Il est important de le vérifier, en particulier si vous déménagez dans une autre ville ou une autre région, car les codes du bâtiment peuvent varier d’un endroit à l’autre.

9. Changez votre adresse et transférez les informations

Informez toutes les personnes concernées au sujet de votre déménagement. Il s’agit notamment des fournisseurs, des bureaux de poste, des entreprises de services d’utilité publique, des clients et des employés. N’oubliez pas non plus de changer votre adresse sur votre site web, ainsi que sur les bons de renvoi et les bons de commande. Et n’oubliez pas de transférer les services tels que l’électricité et internet vers vos nouveaux locaux. Ces petits détails peuvent ralentir les choses si vous les oubliez.

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En suivant notre guide pas à pas, vous devriez être en mesure d’aborder le déménagement de votre entrepôt avec plus d’assurance. Si vous envisagez de déménager et avez besoin des locaux logistiques idéal dans votre région, nous sommes certains d’avoir exactement ce qu’il vous faut. Avec un portefeuille de près de 200 actifs logistiques en France, tous situés à proximité de grandes villes, vous pouvez consulter nos biens immobiliers commerciaux proposés à la location et les filtres ici en fonction de leur localisation géographique.