La location d’un entrepôt ou d’un local d’activité– comment procéder

Félicitations, si vous lisez ce document, c’est que vous venez probablement de démarrer une nouvelle entreprise ou que vous êtes sur le point de développer votre activité. Comme pour tout nouveau projet, il est important de savoir à quoi vous attendre.

La demande d’entrepôts a pratiquement doublé au cours de la dernière décennie, accélérée par la croissance importante du e-commerce. Si vous cherchez à bâtir une stratégie de croissance à long terme, un entrepôt est tout à fait adapté sur le plan commercial ; la location vous donne plus de flexibilité et vous donne la possibilité de vous installer dans des locaux plus vastes au fur et à mesure que vous développez votre activité. En revanche, le fait d’utiliser un espace conçu pour le stockage et souvent situé ailleurs que l’endroit où vous disposez de bureaux ou d’installations au contact des clients, peut vous permettre d’effectuer des livraisons plus rapides et d’accroître votre rentabilité.

Avant de commencer votre recherche d’un bâtiment logistique, vous devrez prendre en compte un grand nombre de facteurs. Ce guide contient beaucoup d’informations utiles qui vous aideront à prendre de l’assurance tout au long du processus de location d’un entrepôt ou de locaux d’activité, en commençant par trouver votre espace idéal jusqu’au moment de vous y installer.

Comment procéder pour louer votre local?

1. Checklist du locataire

Tout d’abord, vous devrez trouver des locaux qui répondent à vos exigences. Pour que votre bail soit un succès stratégique et commercial, il est important de prendre en compte les éléments suivants :

L’emplacement

Trouver le bon emplacement est essentiel pour toute recherche d’un bien à louer. Avez-vous besoin d’être proche d’un réseau de transport ou d’une autoroute ? Serait-il plus avantageux que vos locaux soient entourés de rues très fréquentées ou qu’ils soient plutôt situés à un endroit plus isolé ?

Prenez en compte les liaisons de transport qui sont les plus importantes pour votre activité. Heureusement, grâce à la présence de Mileway dans les villes et à leur périphérie à travers toute l’Europe, nous sommes en mesure de vous aider à raccourcir le dernier kilomètre.

Cela signifie que nos clients bénéficient de temps de trajet plus courts, de plus grandes populations et de la capacité d’expansion géographique de leur activité lorsqu’ils y sont prêts.

Taille et usage

De combien d’espace avez-vous besoin actuellement et de combien aurez-vous besoin à l’avenir ? La nature de votre activité va déterminer le type de locaux dont vous avez besoin ; qu’il s’agisse de stockage et de distribution, de fabrication ou toutes les variations entre les deux.

Commencez par créer une liste claire de l’usage que vous souhaitez faire des locaux et des équipements dont vous aurez besoin. Par exemple, si vous avez besoin d’empiler vos stocks de produits en hauteur, réfléchissez pour savoir si vous aurez besoin de machines spécialisées comme des grues, pour vous permettre de travailler librement. Vous devrez peut-être aussi prévoir un espace dédié pour y placer quelques bureaux pour vos salariés.

Pour ce qui est de la fabrication, réfléchissez à la quantité d’espace dont vous aurez besoin pour les équipements lourds, ainsi que tous les besoins particuliers comme par exemple, des planchers renforcés ou des sources de courant capables d’alimenter un volume important de machines.

Envisagez le nombre de portes sectionnelles et de quais de chargement dont vous avez besoin pour recevoir et expédier les marchandises. Si vous utilisez des équipements de chargement spécialisés, déterminez la hauteur des portes et si vous aurez besoin de rampes. Vous envisagerez peut-être aussi d’utiliser des abris de chargement afin de minimiser la quantité d’air chaud ou d’air froid qui pénètre dans l’entrepôt.

Vous tiendrez aussi à vous assurer que vos locaux disposent d’une capacité suffisante pour répondre à vos besoins en matière de charge électrique. Que vous ayez des camions de location, des convoyeurs, des systèmes automatisés ou des équipements spécialisés, vous devrez prendre en considération le positionnement de votre alimentation électrique.

Conseils utiles :

• N’oubliez pas de réfléchir à la quantité d’espace dont vous aurez besoin à l’avenir.
• Les bâtiments plus hauts peuvent offrir une bien meilleure valeur, car vous payez seulement pour la surface au sol, mais pas pour l’espace en hauteur.

Aménagements

Quels sont vos besoins compte tenu de votre activité ? Prenez en compte les opérations de votre entreprise et confirmez avec votre propriétaire si vous savez que vous aurez besoin d’aménagements spécifiques sur site comme un parc de stationnement pour les voitures ou des portes de chargement pour les livraisons.

Nous vous recommandons d’explorer les alentours du bâtiment afin de vous faire une idée des infrastructures disponibles dont vos employés et vous-même pourrez bénéficier.

Avez-vous besoin d’un entrepôt situé à proximité de commerces, de salles de sport, de cafés et de restaurants et de centres de loisirs en plein air ? Il serait également bon d’examiner si vous avez besoin de bornes de recharge électrique, de parkings ou d’un bon réseau de transports permettant aux employés de faire la navette entre leur domicile et leur lieu de travail.

Conseils utiles :

• N’oubliez pas de vérifier les heures autorisées d’utilisation des aménagements sur le site.
• Vérifiez le réseau routier local afin de vous assurer que vous pouvez accéder au site sans problèmes.

Durée

Combien de temps souhaitez-vous louer l’entrepôt choisi ? Les besoins de votre entreprise vont probablement évoluer dans le temps, par conséquent si vous pensez que celle-ci va élargir ou réduire ses opérations dans les années à venir, vous préfèrerez peut-être opter pour un bail plus court.

Calendrier

Sous quels délais devez-vous emménager ? Planifiez ce que vous ferez à l’avance et informez votre propriétaire de vos échéances. Prévoyez un temps suffisant pour la préparation des documents juridiques et obtenir les autorisations éventuellement nécessaires.

Conseils utiles :

• Ne vous y prenez pas à la dernière minute. Sinon, vous pourriez vous retrouver en position de faiblesse lors des négociations.
• Prévoyez du temps pour organiser votre équipement de sorte que celui-ci soit adapté au bâtiment qu’il va occuper.

2. Planification du financement

Quel budget pouvez-vous vous permettre ? Il y a plusieurs autres coûts à inclure au budget, notamment :

Le loyer : Le coût mensuel, trimestriel ou annuel de la location de vos locaux. Le prélèvement automatique est le moyen le plus économique et le plus rapide de payer la location de vos locaux.

Le dépôt de garantie : Il s’agit d’une somme que vous devrez régler au début de votre bail, en même temps que le loyer pour le premier mois ou le premier trimestre. Cette somme vous sera restituée à la fin de votre bail, en déduction de votre éventuelle créance.

Charges locatives : Il s’agit d’un montant à payer en même temps que votre loyer sous forme de provisions pour charges qui représentent votre contribution aux coûts engagés pour assurer l’entretien des espaces collectifs d’un immeuble, comme l’entretien des zones vertes et l’entretien régulier des locaux.

Assurance : Dans la plupart des cas, Mileway assure le bâtiment lui-même, tandis que vous êtes responsable de l’assurance de son contenu (cela incluant l’ensemble de vos stocks et/ou de vos équipements), ainsi que des assurances destinées à la protection de votre entreprise et des personnes susceptibles de s’y rendre ou d’y travailler

Entretien et maintenance : Votre contrat de bail déterminera si vous êtes responsables des réparations internes et externes.

Abonnements aux fluides (eau, gaz, électricité, etc.) : Tout comme vous le feriez chez vous, vous devrez organiser votre propre raccordement aux services d’alimentation en gaz, en électricité, en eau et en collecte des déchets.

TVA : Vous devrez payer la TVA sur vos loyers et vos charges, par conséquent, n’oubliez pas de prévoir l’ensemble de ces frais dans votre budget. Si vous pouvez récupérer la TVA, n’oubliez pas d’avoir un déficit de trésorerie pendant que vous récupérez la TVA qui a été payée.

3. Que se passe-t-il ensuite ?

Avant d’entamer le processus de location, prenez le temps de vous poser les bonnes questions et de bien lire votre contrat de bail afin de bien en comprendre les termes. Voici quelques exemples de bonnes questions pour commencer :

• Le contrat de bail contient-il des clauses de résiliation ?
• Si vous devez résilier votre bail, quel est le délai de résiliation ?
• Que comprend le budget de charges ?
• Dans quel état dois-je rendre le bien à la fin du bail ?
• À quelle fréquence vais-je payer mon loyer ?
• Mon loyer va-t-il augmenter à l’avenir ?
• Quand puis-je emménager au plus tôt ?
• Quelles sont les options de stockage à l’extérieur de mon bâtiment ?
• Est-ce que je dispose de zones de stationnement réservées ?
• Le propriétaire fournira-t-il des équipements d’éclairage ou de chauffage ?

4. Le processus de location

Une fois que vous avez arrêté votre choix sur un local, l’étape suivante sera la signature de votre bail. Voici ce à quoi vous attendre :

Convenir des termes principaux du contrat : Cela comprendra tous les détails de votre bail et toutes les modalités que vous avez acceptées. Si vous avez négocié un aspect particulier avec votre propriétaire, avant ou pendant votre bail, assurez-vous que cela soit inclus dans vos modalités.

Présenter tous les justificatifs qui permettront au propriétaire de vous connaitre et de s’assurer de votre identité.

Signature : Dans la plupart des cas, votre bail sera signé par voie électronique.

Clés : Et enfin et surtout ! Une fois que tout aura été signé et confirmé, et pourrez commencer à faire ce que vous faites le mieux.

5. Trouvez un espace qui évoluera avec vous

Chez Mileway, nous voulons que votre entreprise fasse partie d’un écosystème qui permette aux clients de se développer et de prospérer. C’est pourquoi nous vous aiderons à faire évoluer votre entreprise et soutiendrons votre expansion dans un nouvel espace, même s’il vous reste du temps sur votre contrat de location en cours.

“Mileway souhaitait réellement que notre entreprise continue à prospérer.” – Nick Jones, Directeur général The Fulfilment Centre, Asendia Royaume-Uni

Pourquoi louer par l’intermédiaire de Mileway ?

Quel que soit l’endroit où vous devez vous implanter, vous aurez accès à notre équipe dédiée et à des locaux bien entretenus. Nous proposons également plus de 6 500 locaux dans le cadre de notre portefeuille européen, de sorte à vous accompagner dans votre développement.