Gefeliciteerd! Als u dit leest, bent u waarschijnlijk een nieuw bedrijf begonnen of klaar om uw bedrijf uit te breiden. Zoals bij elk proces is het belangrijk om te weten wat u allemaal kunt verwachten.

De vraag naar logistieke bedrijfsruimtes is de afgelopen tien jaar bijna verdubbeld vanwege de sterke opkomst van e-commerce. Als u een langetermijnstrategie wilt opstellen voor groei, is een magazijn een logische keus. Huren biedt meer flexibiliteit en de mogelijkheid om met uw groei mee uit te breiden. Een opslagruimte-vaak op een andere locatie dan uw eventuele kantoor of klantgerichte faciliteiten-kan u helpen sneller te leveren en kosten te besparen.

Er zijn echter enkele zaken om te overwegen voordat u op zoek gaat naar een commercieel pand. In deze gids vindt u volop nuttige informatie om u met vertrouwen door het huurproces te helpen, van het vinden van het ideale magazijn tot de intrek.

Hoe huurt u een magazijn?

1. Huurchecklist

Vind allereerst een geschikte logistieke bedrijfsruimte. Voor een strategisch en commercieel succesvolle huur moet u het volgende overwegen:

Locatie

De juiste locatie is essentieel bij het zoeken naar vastgoed. Moet u vlak bij een vervoersknooppunt of snelweg zijn? Is het beter als uw ruimte tussen drukke straten ligt of juist afgelegen?

Denk aan welke snelwegen het belangrijkst zijn voor uw bedrijf. Mileway is aanwezig in en rond steden in heel Europa: Hierdoor profiteren onze klanten van kortere rijtijden, en de mogelijkheid om uit te breiden.

Grootte en gebruik

Hoeveel ruimte heeft u vandaag nodig en hoeveel in de toekomst? De aard van uw bedrijf bepaalt wat voor ruimte u nodig heeft, zoals opslag en distributie, productie, of een combinatie daarvan.

Stel allereerst een duidelijke lijst op van waar u de ruimte voor gaat gebruiken en welke materialen u nodig hebt. Als u uw voorraden bijvoorbeeld hoog moet stapelen, ga dan na of u genoeg vrije ruimte hebt voor gespecialiseerde machines zoals hijskranen. Ook moet u mogelijk kantoorruimte vrijhouden waar uw werknemers aan een bureau kunnen werken.

Als het gaat om productie, denk dan aan hoeveel ruimte u nodig heeft voor zware apparatuur, maar ook speciale benodigdheden zoals draagkracht van de vloer of grote stroomvoorzieningen.

Bedenk hoeveel loading docks u nodig heeft voor het verzenden en ontvangen van goederen. Gebruikt u gespecialiseerde laadapparatuur, bepaal dan de hoogte van de loading docks en of u oprijplaten nodig heeft. Overweeg ook dockshelters om te voorkomen dat warme of koude lucht het magazijn instroomt.

Zorg ervoor dat uw ruimte voldoende capaciteit heeft voor al uw oplaadvereisten. Of u nu vrachtwagens, loopbanden, automatisering of gespecialiseerde machines heeft.

Voorzieningen

Wat heeft uw bedrijf nodig? Denk aan uw bedrijfsactiviteiten en praat met de verhuurder als u weet dat u specifieke voorzieningen nodig zult hebben, zoals parkeergelegenheid of loading docks voor leveringen.

We raden aan de omgeving goed te verkennen, zodat u weet wat voor infrastructuur er beschikbaar is voor u en uw werknemers. Moeten er winkels, sportscholen, eetgelegenheden of recreatiegebieden in de buurt van uw magazijn liggen? Het is ook verstandig om na te gaan of u laadpalen, parkeerplaatsen of een goed vervoersnetwerk voor pendelende werknemers nodig heeft.

Handige tips:

• Bekijk de straten in uw omgeving om ervoor te zorgen dat u de locatie goed kunt bereiken.

Tijdsplanning

Hoe snel moet u intrekken? Plan vooruit en breng uw verhuurder op de hoogte van uw tijdsplanning. Geef uzelf voldoende tijd om de huurovereenkomst door te nemen en de nodige toestemmingen te krijgen.

2. Financiële planning

Wat is uw budget? Er zijn verschillende andere kosten om rekening mee te houden, waaronder:

Huur: De maandelijkse, kwartaal of jaarlijkse kosten van het huren van een bedrijfsruimte. Een automatische incasso is meestal de voordeligste en snelste manier om voor uw bedrijfsruimte te betalen.

Borg: Een initieel bedrag dat u aan het begin van de huur betaalt, meestal een bedrag ter grootte van drie maanden huur.

Service- en onderhoudskosten: Een jaarlijks bedrag voor het onderhouden van gemeenschappelijke delen van een gebouw of terrein, zoals groenvoorziening en algemeen onderhoud.

Vervalkosten: Hieronder vallen eventuele reparaties die aan het eind van een huurperiode nodig zijn. Deze worden uitgelegd in het huurcontract.

Juridische kosten: Elke partij is verantwoordelijk voor zijn eigen juridische kosten als onderdeel van de transactie. Onthoud dat u voor eventuele derde partijen meer kosten moet rekenen.

Verzekeren: Dooorgaans wordt het magazijn voor u verzekerd als u daarvoor betaalt. Vergeet echter niet om uw eigen polissen af te sluiten, zodat belangrijke onderdelen zoals inboedel en burgerlijke aansprakelijkheid gedekt zijn.

Reparaties en onderhoud: Of u verantwoordelijk bent voor interne en externe reparaties hangt af van uw huurcontract. Zorg er voordat u het contract tekent voor dat u precies weet waar u verantwoordelijk voor bent, om onverwachte kosten te voorkomen.

Nutsvoorzieningen: Net als thuis moet u uw eigen gas-, elektriciteits-, water- en afvalvoorziening regelen.

BTW: Er wordt btw berekend over alle goederen en diensten, waaronder huur, betaling van servicekosten en doorberekende verzekeringskosten, dus neem die op in uw begroting. Als u BTW kunt terugvragen, houdt dan rekening met een tijdelijk cashflowtekort tot u de BTW terugbetaald krijgt.

3. De juiste vragen

Neem voordat u aan het huurproces begint tijd om de juiste vragen te stellen, zodat u meer inzicht krijgt in hoe de verhuurder omgaat met u als huurder. Hier zijn enkele goede vragen om mee te beginnen:

• Bevat het huurcontract opzeggingsclausules?
• Wat is de termijn voor het opzeggen van het huurcontract?
• Wat valt er allemaal onder de service- en onderhoudskosten?
• In welke staat moet ik het pand aan het eind van de huurperiode opleveren?
• Zal mijn huur in de toekomst stijgen?
• Wanneer kan ik op zijn vroegst intrekken?
• Wat zijn de opslagmogelijkheden buiten mijn unit?
• Heb ik toegewezen parkeerplaatsen?
• Zorgt de verhuurder voor verlichting of verwarmingsapparatuur?

4. Huurproces

Zodra u een unit heeft gekozen, is het opstellen van de huurovereenkomst de volgende stap. Dit kunt u verwachten:

Een huurvoorstel overeenkomen: Hierin staan alle gegevens over uw huurovereenkomst en wat u tot nu toe bent overeengekomen. Als u voor of tijdens het contract afspraken heeft gemaakt met de verhuurder, zorg dan dat die in de voorwaarden worden opgenomen.

Voltooien van klantcontroles die u worden toegestuurd: Deze variëren afhankelijk van het huurcontract. U kunt bijvoorbeeld gevraagd worden om uw identiteit te bevestigen door uw paspoort, bewijs van adres of bedrijfsboekhouding te overleggen en een uitreksel KvK toe te sturen.

Huurovereenkomst: Zodra er een concept huurovereenkomst gereed is, zult u deze ontvangen. Na uw akkoord op de overeenkomst zal er worden overgegaan tot ondertekening.

Ondertekening: Veel documenten kunnen nu online via Docusign worden ondertekend,

Sleutels: Zodra alles ondertekend en bevestigd is, ontvangt u in overleg met de property manager de sleutels voor uw nieuwe bedrijfsruimte.

Waarom huren via Mileway?

Waar u zich ook wilt vestigen, wij begeleiden u bij iedere stap in het huurproces. Benader een van onze medewerkers voor meer informatie of plan meteen een vrijblijvende bezichtiging in