Till din hjälp har vi skapat en checklista som förhoppningsvis kommer bidra till att du känner dig tryggare i processen:

Många företag arbetar med en checklista för att inte missa viktiga moment.

1. Utvärdera den nuvarande lokalens planlösning

Att flytta till en ny lokal öppnar du upp för möjligheten att omorganisera ditt lager på ett sätt som passar verksamheten bättre.
Detta gäller oavsett vilken typ av verksamhet du arbetar med.

Ta dig tid att granska nuvarande lagerlokal och arbetsflöden. Det här är en chans att lösa
eventuella problem innan flytten till nya lokaler. Frågor att fundera på:

• Kan arbetsflödet bli mer effektivt?
• Är det möjligt att omorganisera hyllor?
• Skulle det öka produktiviteten om en förflyttning av olika avdelningar genomfördes?
• Är din specialutrustning i bra skick? Är det bättre att flytta gammal utrustning eller investera i nytt?
• Kan några inventarier rensas bort?
• Kan inventariesystemet optimeras?
• Behövs hanteringen av till exempel din vagnpark justeras?

Glöm inte att fråga om dina anställdas input på hur utformningen av den nya lokalen bör se ut för att vara så effektiv som möjligt. Detta är extra viktigt vid en lagerflytt där arbetsmiljön påverkar hela teamet.

2. Tänk på framtiden

Istället för att kopiera det sätt som ni nyttjar er nuvarande lokal på, fundera på framtida möjligheter och planera för dem.
Vid en flytt av verksamheten kan strategiska beslut om utrymme, funktioner och flöden göra stor skillnad på längre sikt.

Enligt en undersökning utförd av oss på Mileway säljer nästan alla våra kunder på nätet och förväntas ha en genomsnittlig intäktstillväxt på över 30 %. Med tanke på den ökande e-handeln i samhället är detta inte förvånande. Så när det är dags att flytta, tänk på den framtida verksamheten och förväntad tillväxt. Den här framförhållningen kommer hjälpa företaget att spara pengar och minska risken för att behöva flytta igen och säga upp avtal om några år.

Fundera på:

• Kommer personalstyrkan att expanderas? Behövs mer utrymme och infrastruktur eller kontorsplatser? Detta är ett av de viktigaste att tänka på vid en flytt av verksamheten eftersom personalens behov styr lokalens utformning.
• Kommer nya produkter introduceras? Och behöver du i så fall anpassa lagerutrymmet?
• Hur ser trenderna inom er verksamhet och bransch ut? Justera tillväxtprognosen baserat på marknadsförändringar.
• Behöver lagerlokalen stödja era hållbarhetsinitiativ? Fundera i så fall på hur lokalens energieffektivitet kan förbättras.
• Kommer vagnparken att utökas? Bedöm parkeringsbehoven.
• Kommer hur lagerlokalen fungerar att ändras? Exempelvis kan lastportar vara till hjälp.
• Målet är att veta var allting ska vara innan det är dags att flytta. Kartläggningen av den nya lokalen eller lokalerna är en bra startpunkt. En tumregel är att räkna med att mer utrymme än väntat behövs. Kom ihåg att utnyttja höjden på lagerlokalen på bästa sätt. Använd hyllor för extra lagringsutrymme eller överväg att skapa kontorsplatser på en entresolvåning.

3. Skapa en checklista inför flytten av lokal

Under flytten kommer du troligen fortfarande att bedriva din dagliga verksamhet. Detta gör det nödvändigt med tydlig struktur och ibland även projektledning för att hålla ihop alla delar.

Skapa en checklista för att se till att processen går smidigt. Vi rekommenderar att börja planera inför flytten cirka sex månader i förväg.
Här är det många som använder en detaljerad checklista för att säkerställa att inget faller mellan stolarna.

4. Boka flytten och schemalägg leveranser

Boka en flyttfirma så snart du har bestämt flyttdatumet. Det kan vara svårt att få tid hos dem, så boka med bra framförhållning.
Vid större omlokaliseringar kan professionell hjälp vara avgörande för att flytten ska ske snabbt, smidigt och korrekt.

Informera också leverantörer om flytten och planera leveranserna noggrant för att undvika missförstånd.

Behåll alla varor som är redo för leverans på ett separat ställe precis innan flytten; på så sätt minskar du risken för att de råkar bli nedpackade och flyttade till de nya lokalerna.

Inför flyttdatumet bör du överväga hur gärna du vill få inventarier levererade i förväg. Antingen beställer du mindre för att minska mängden som behöver flyttas, eller så beställer du mer så att det blir mindre att ta hand om när verksamheten väl är på plats i de nya lokalerna.

5. Skapa arbetsscheman för de anställda

Förbered för extra tid och personal för flytten. Fundera på hur företaget bäst ska fördela arbetsuppgifterna för att säkerställa att alla delar av er distributionskedja fungerar smidigt.
Detta steg är särskilt viktigt vid en större företagflytt där många roller påverkas samtidigt.

Skapa arbetsscheman för era anställda under flyttperioden och se till att alla är medvetna om sina roller och ansvarsområden. Kommunikation är viktigt, så se till att ge tydlig information och en dagordning till era anställda.

6. Organisera inventarierna

Gå igenom lagerlokalen och bestäm vad som ska göras med det som inte behövs längre. Detta gäller vid både logistisk omlokalisering och flytt av verksamhet oavsett bransch.

Det blir dyrare att flytta onödiga saker, så fundera på om du kan göra dig av med gammal eller oanvändbar utrustning. Organisera inventarierna och märk det som ska hanteras varsamt av flyttfirman.

7. Skapa en lista med kontakter och telefonnummer

Samla ihop telefonnummer till ditt team och andra viktiga kontakter. Detta är en viktig del av varje flytt till både större och mindre lokal då snabb kommunikation minskar risken för missförstånd.

Se till att dina anställda vet vem de ska kontakta om något skulle hända.

8. Kontrollera den nya lokalens regler

Kolla vilka tillstånd som krävs för din verksamhet i de nya lokalerna samt vilka regler som gäller.
För företag som gör en kontorsflytt innebär detta ofta att säkerställa IT-installationer, brandvägar, parkering och arbetsmiljö.

Diskutera med fastighetsägaren om utrymningsvägar, sprinklersystem och parkering.

9. Ändra adress och kontaktuppgifter

Sist men inte minst, informera alla som behöver veta om flytten, inklusive säljare, leverantörer, postkontor, serviceföretag, kunder och anställda.
Det finns flera viktiga saker att tänka på vid kontor eller lagerflytt och adressändring är en av de vanligaste sakerna som missas.

Glöm inte att ändra adressen på webbplatsen och för returer och ordrar. Kom också ihåg att överföra el- och internettjänster till de nya lokalerna. Dessa små detaljer kan göra att flytten både fördröjs och kompliceras.

Flytta till nya lokaler? Kolla in Mileways fastighetsportfölj!

På Mileway erbjuder vi lokaler som kan anpassas helt efter era behov, oavsett om ditt företag vill flytta till större, mindre eller mer optimerade lokaler.
Vi hjälper företag genom hela processen, från start till slut och stödjer även planering och koordinering i samband med en flytt av verksamhet.

Vi förstår att företags fastighetsbehov kan förändras över tid. Som din hyresvärd prioriterar vi även att stödja våra kunders hållbarhetsmål och ser därför till att göra våra lokaler så energieffektiva som möjligt.

Genom att följa vår checklista hoppas vi att det känns tryggare att flytta till en ny lokal. Går du i flytt-tankar och letar efter den perfekta lokalen i just din region så har vi på Mileway garanterat den perfekta lokalen för dig i vår fastighetsportfölj. Kolla gärna igenom våra över 250 fastigheter i Sverige här.

FAQ – Vanliga frågor om att flytta till en ny lokal

1. Vad kostar en lokal i Stockholm?

Priset för att hyra en lokal i Stockholm varierar beroende på läge, storlek och typ av lokal. Generellt ligger hyran mellan 1 500 och 5 000 kr per m² och år, där centrala lägen är dyrast. I ytterområden och industriområden är hyrorna ofta lägre.

2. Är lokal momsfritt?

Lokalhyra är i grunden momsfri, men om lokalen hyrs av ett företag som bedriver momspliktig verksamhet kan hyresvärden välja att lägga på 25 % moms. Detta ska i så fall framgå tydligt i hyresavtalet.

3. Vad kostar det att flytta ett kontor?

Kostnaden för en kontorsflytt beror på kontorets storlek, mängden inventarier och avståndet mellan lokalerna. En enklare kontorsflytt kan kosta från några tusen kronor, medan större flyttar ofta landar på tiotusentals kronor.

4. Vad är en normal lokalhyra?

En normal lokalhyra i Sverige ligger ofta mellan 1 000 och 2 000 kr per m² och år, men kan vara både lägre och högre beroende på stad, läge och lokaltyp. Kontor och butiker i stadskärnor har generellt högre hyror än lager- och industrilokaler.

5. Vad gäller vid hyra av lokal?

Vid hyra av lokal gäller hyreslagen för kommersiella lokaler. Hyresavtal löper ofta på flera år, med minst 9 månaders uppsägningstid. Hyran är marknadsbaserad och villkor som driftkostnader, moms och besittningsskydd regleras i avtalet.

6. Är det värt att anlita en flyttfirma?

Ja, i de flesta fall är det värt att anlita en flyttfirma. Det sparar tid, minskar risken för skador och gör flytten mer effektiv. För företag innebär det ofta mindre driftstopp och en smidigare övergång till nya lokaler.