Så hyr du lagerlokal – en steg-för-steg guide

Grattis! Om du läser det här har du förmodligen startat ett företag och är nu redo att expandera din verksamhet. På grund av den stora ökningen av e-handel har efterfrågan på lagerlokaler att hyra nästan fördubblats de senaste tio åren. Att ha en lagerlokal är en logisk del av en långsiktig tillväxtstrategi, och att hyra istället för att äga en ger dig större flexibilitet då du enklare kan byta i takt med hur du växer. Dessutom bidrar en strategiskt utrustad och placerad lagerlokal till snabbare leveranstider och ökad kostnadseffektivitet. Men innan du börjar söka efter en lagerlokal att hyra finns det en hel del faktorer att ta hänsyn till:

1. Hitta rätt lokal

För att din lagerlokal ska bli en så strategisk och lönsam investering som möjligt är det viktigt att överväga följande:

Läge

Behöver du vara nära en central transportknutpunkt eller motorväg? Vad är mest fördelaktigt för din verksamhet – ett läge mitt i stadskärnan eller någonstans mer avlägset? Överväg vilka transportförbindelser som är viktigast för ditt företag.

Mileway har lediga lagerlokaler i och runt städer över hela Europa, vilket innebär att vi kan hjälpa dig att hålla den sista milen kort. Det betyder att våra kunder drar nytta av kortare transportsträckor, större befolkningsmängd och möjlighet att expandera när de är redo.

Storlek och användningsområde

Hur mycket utrymme behövs idag och hur mycket kommer behövas imorgon? Hur du kommer använda din lagerlokal avgör vilken typ av utrymme du ska söka efter, oavsett om det är för lager och distribution, tillverkning eller en blandning av båda.

Börja med att skriva en tydlig lista över vad du kommer behöva använda lokalen till, samt vilken utrustning du kommer behöva. Om du till exempel har mycket varor att stapla högt bör du se till så att du har nog med plats för gaffeltruckar att röra sig fritt på. Likaså om du behöver avsätta plats för kontor åt dina anställda.

Om du ska använda lokalen till tillverkning gäller det att räkna in plats till tunga maskiner, samt fundera över särskilda behov såsom förstärkta golv eller strömkällor med hög kapacitet.

Tänk också igenom hur många lastportar du behöver för att ta emot och skicka gods. Om du använder specialutrustning för lastning, se till att det finns tillräckligt stora portar och ramper. Samt om du behöver lastskydd för att minimera att släppa in kall eller varm luft i lagret.

Förvissa dig även om att lagerlokalen har tillräckligt stor kapacitet för att klara av verksamhetens laddningsbehov. Oavsett om ni har skåpbilar, rullband, automatik eller specialutrustning, kommer du behöva se över var elförsörjningen ska finnas.

Två snabba tips:

• Glöm inte att ta i beaktning hur stort utrymme du kommer behöva ha i framtiden enligt affärsplaner och tillväxtprognoser.
• Lagerlokaler med högt i tak ger mer värde för pengarna då du ofta betalar för golvyta och inte takhöjd

Bekvämligheter

Fundera på vad din verksamhet behöver i form av till exempel lastportar, bilparkering, laddstationer och kollektivtrafik för anställda som pendlar. Men se även vilka andra typer av bekvämligheter som du och dina anställda behöver; är det till exempel viktigt att lagerlokalen ligger i närheten av affärer, lunchrestauranger, gym eller friluftsområden?

Två snabba tips:

• Glöm inte att kolla öppettider och tillåten användning för ovan listade bekvämligheter.
• Se till så att det är enkelt att ta sig till och från lokalen.

Hyrestid

Hur länge kommer du att vilja hyra lokalen? Förmodligen kommer ditt företag förändras med tiden, så om tror du att företaget antingen kommer expandera eller skala ner inom de närmaste åren är det nog bäst med ett kortare hyresavtal.

Tidsram

Hur snabbt behöver du flytta in? Planera i förväg och se till att komma överens om en tidsram med din hyresvärd. Se till att du får gott om tid på att iordningställa all juridisk dokumentation och att skaffa fram alla nödvändiga godkännande.

Två snabba tips:

• Lämna inte allt till sista minuten. På så sätt undviker du att hamna i en svag förhandlingsposition.
• Räkna med tiden det tar att organisera utrustning och annat som ska med i flytten.

2. Finansiell plan

Hur ser er budget ut? Se till att ta hänsyn till följande kostnader:

• Hyra: Kostnad per månad, kvartal eller år.
• Deposition: En förskottsbetalning som måste betalas vid hyresavtalets start, som innefattar första månadens hyra eller första kvartalets hyra.
• Juridiska kostnader: Alla parter är ansvariga för sina egna juridiska kostnader som kan uppstå i samband med avtalsskrivningen. Tänk på att du kanske bör ta med kostnad för tredje part i beräkningen.
• Försäkring: Kom ihåg att teckna egna försäkringar som täcker viktiga saker såsom inventarier och skadeståndskrav. Läs mer om försäkring av lagerlokal här.
• Reparationer och underhåll: Vem som är ansvarig för reparationer i och på byggnaden beror på hyresavtalet. Förvissa dig om att du har koll på vad du är ansvarig för innan du skriver på avtalet så undviker du oförutsedda kostnader.
• Gas, vatten och el: Precis som när man hyr en bostad så måste man ordna med separata avtal för el, avfallshantering och ibland även snöröjning.
• Moms: Du behöver betala moms på alla varor och tjänster, inklusive hyra, serviceavgifter och extra försäkringskostnader, så se till att ta med det i din budget. Om du kan återkräva moms, kom ihåg att ha ett underskott i kassaflödet medan du återfår betald moms.

3. Lär känna er hyresvärd

Innan du skriver på ett hyresavtal är det viktigt att ta chansen att ställa rätt frågor så att du kan få en uppfattning om din hyresvärd. Här är några bra frågor att börja med:

• Omfattar hyresavtalet några uppsägningsklausuler?
• Hur lång uppsägningstid har du?
• Vad omfattar service- och underhållsavgifter?
• I vilket skick måste jag återlämna fastigheten i slutet av hyresavtalet?
• Hur ofta ska hyra betalas?
• Kommer hyran öka i framtiden?
• När kan jag flytta in som tidigast?
• Vilka lagringsmöjligheter finns det utanför min enhet?
• Har jag reserverade parkeringsplatser?
• Kommer hyresvärden att sörja för belysning eller uppvärmning?

4. Hyresprocessen

När du har bestämt dig för en lagerlokal är det dags att skriva hyresavtal. Det här kan du förvänta dig:

• Godkännande av avtalsvillkoren: Alla detaljer i hyresavtalet inklusive allt som du och din hyresvärd har kommit överens om; inklusive förhandlade punkter. Se till att allt som ska finnas med finns med. Mileway hanterar hyresavtal internt, vilket minskar både tiden och kostnaden för att ordningsställa ett avtal.
• Underskrifter: Idag kan många dokument skrivas under digitalt, vilket effektiviserar processen och sparar dessutom på papper.
• Nycklar: När allt är påskrivet och bekräftat kommer du få nycklarna till din nya lagerlokal och börja göra det ditt företag kan bäst!

5. Hitta lagerlokaler att växa tillsammans med

Vi på Mileway vill att ditt företag blir en del av ett ekosystem där varje hyresgäst kan växa och lyckas. Därför kommer vi att hjälpa dig utveckla din verksamhet och stötta vid expansion till nya lokaler, även om du fortfarande har tid kvar på det nuvarande hyresavtalet.

Varför hyra en lagerlokal av Mileway?

Oavsett var du befinner dig så kommer du ha tillgång till hjälpsam personal och välskötta fastigheter. Vi kan erbjuda 250 kommersiella fastigheter för uthyrning över hela Sverige, och vår portfölj sträcker sig över Europa. Med Mileway kan ditt företag fortsätta växa!

Se våra lediga lokaler här.