Cosa fare quando si trasferisce un magazzino

1. Valutate la configurazione attuale

Uno dei vantaggi principali di un trasloco è la possibilità di riorganizzare e configurare lo spazio in modo da ottimizzare la propria attività. Pertanto, dedicate il tempo necessario per esaminare l’attuale layout del vostro magazzino e il flusso di lavoro aziendale: un’occasione questa, per risolvere eventuali problematiche prima di trasferirvi in una nuova sede. E’ opportuno domandarsi:

• è possibile rendere lo spazio più efficiente?
• valutereste la riorganizzazione delle scaffalature di stoccaggio?
• trasferire diversi reparti migliorerebbe l’efficienza produttiva?
• qual è lo stato di usura delle vostre attrezzature specialistiche? É più conveniente spostare i macchinari attuali o investire nell’acquisto di nuovi?
• si potrebbero ridurre le scorte?
• si potrebbe implementare il vostro attuale sistema di gestione delle scorte?
• quanto è importante migliorare la gestione del parco veicoli?

Potreste anche confrontarvi con i vostri dipendenti e capire insieme come essere più efficienti, grazie anche alla definizione dei futuri progetti per il nuovo magazzino.

2. Pensate al futuro

Piuttosto che trasferire le vostre scorte da un magazzino all’altro, è importante considerare le opportunità future e pianificarle attentamente. Dai nostri studi di mercato emerge infatti che quasi tutti i nostri clienti vendono online e prevedono una crescita media dei ricavi superiore al 30%. Notizia questa che non ci sorprende affatto, considerata la notevole espansione dell’e-commerce che si è registrata nel corso degli anni! Quindi, quando prendete in considerazione la possibilità di traslocare, tenete presenti le vostre prospettive future e le previsioni di crescita, così da risparmiare tempo e risorse ed evitare ulteriori spostamenti. Chiedetevi:

• il team crescerà? Considerate la possibilità di aumentare lo spazio e le infrastrutture o di riorganizzare gli spazi uffici.
• considerate l’idea di lanciare nuovi prodotti sul mercato? Stabilite dunque se è necessario rivedere l’organizzazione del vostro magazzino.
• quali sono le tendenze dell’e-commerce? Verificate se le vostre prospettive di crescita siano allineate con le mutazioni del mercato.
• avete bisogno di un magazzino che rispecchi i vostri obiettivi ESG? Valutate quindi come ottimizzare l’efficienza del vostro immobile.
• state pianificando di espandere il vostro parco veicoli? Fate un’analisi delle vostre esigenze in termini di parcheggio.
• avete in mente di rivoluzionare il funzionamento del vostro magazzino? I servizi specializzati, come le baie di carico, ad esempio, possono essere una risorsa preziosa.

L’obiettivo è pianificare la disposizione dell’intero spazio prima di procedere al trasferimento vero e proprio. Abbozzare una piantina dettagliata dei nuovi spazi può a tal proposito rappresentare un buon punto di partenza. Considerate di avere più spazio di quanto riteniate necessario, poiché potrebbe tornare utile per il vostro prossimo magazzino.

E ricordate: l’altezza del vostro magazzino rappresenta il modo più efficiente per sfruttare lo spazio disponibile. Approfittate dell’altezza a vostro vantaggio e considerate come utilizzare scaffalature per creare ulteriori spazi di stoccaggio o un soppalco per gli uffici.

3. Create una checklist

Durante il trasferimento del vostro magazzino, non dimenticate di dover anche gestire la vostra attività quotidiana. Pertanto, è importante creare una checklist di attività da fare, per assicurarsi che il processo si svolga senza intoppi. Consigliamo di iniziare a pianificare tutto con almeno sei mesi di anticipo.

4. Prenotate il trasloco e pianificate le consegne

Per prima cosa, concordate e confermate la data del trasloco in modo da poter prenotare una ditta di traslochi specializzata. Alle volte capita con queste imprese che siano talmente oberate di lavoro che richiedono di prenotare con mesi di anticipo; vi consigliamo dunque di muovervi per tempo. Non appena stabilita la data, comunicatela ai responsabili delle spedizioni e pianificate un piano per le consegne. Sarebbe infatti meglio evitare se, durante il trasloco, le spedizioni venissero recapitate nel posto sbagliato, poiché questo potrebbe causare delle interferenze alle operazioni.

Poco prima che vi trasferiate, mantenete la merce destinata alle spedizioni in un luogo separato, così da ridurre al minimo il rischio che vengano involontariamente impacchettate e portate nel nuovo spazio.

In vista della data del trasloco, valutate attentamente quante scorte intendete trasferire da una parte all’altra. Potreste optare per ridurre gli ordini in modo da dover trasportare meno, oppure pianificare acquisti anticipati per avere meno merce da gestire una volta entrati nel nuovo spazio. Prendete la decisione che meglio si adatta alle necessità della vostra attività.

5. Orari di lavoro dei dipendenti

Oltre alle abituali attività di magazzino, dovrai dedicare del tempo per gestire il trasloco nella nuova sede. Potreste prendere quindi in considerazione l’assunzione di personale a tempo determinato o in alternativa, a tempo indeterminato – chiaramente se si tratta di un elemento in linea con le vostre previsioni di crescita.

Per prima cosa, è essenziale definire come si intende organizzare il lavoro, in modo che ogni fase della catena di approvvigionamento funzioni in modo efficiente. Creare un programma di lavoro per i dipendenti durante tutto il periodo del trasloco è fondamentale, così che ciascuno possa comprendere chiaramente i propri ruoli e le relative responsabilità. Sottolineate l’importanza di una comunicazione efficace: assicuratevi che i dipendenti siano informati sugli aspetti cruciali e fornite loro un piano dettagliato, in modo che siano consapevoli di dove devono essere e quando.

6. Organizzate le scorte

È tempo di pulizie di primavera! Cercate di fare una selezione di tutto quello che si trova nel magazzino e decidete cosa eliminare. Trasportare degli articoli non necessari nella nuova struttura si tradurrà in costi aggiuntivi inutili. Valutate quindi se le attrezzature sono obsolete o inutilizzabili e allo stesso tempo, organizzate l’inventario e contrassegnate come “fragili” quegli articoli che verranno affidati alla ditta di trasloco.

7. Create una lista di contatti e relativi numeri di telefono

Iniziate a compilare un registro telefonico con i numeri di telefono del vostro personale e di contatti importanti da distribuire ai vostri dipendenti, così saranno pronti a contattare chi di dovere in caso di necessità.

8. Verificate che il nuovo magazzino sia a norma

Avete verificato i permessi necessari per il vostro nuovo magazzino? Assicuratevi di indagare eventuali restrizioni in vigore, così da evitarvi problemi in seguito.

Anche le autorità locali dovranno essere coinvolte nella pianificazione del magazzino; è fondamentale quindi entrare in contatto con loro per tempo così da discutere ad esempio delle uscite di emergenza, degli impianti sprinkler e delle aree di parcheggio. Questo è un elemento cruciale soprattutto se vi trasferite in città o regioni diverse, dove le normative in ambito edilizio possono variare.

9. Variazione dell’indirizzo e dettagli del trasferimento

Informate chiunque debba sapere del vostro trasloco: venditori, fornitori, uffici postali, società di servizi, clienti e dipendenti. Ricordatevi di modificare l’indirizzo anche sul vostro sito web, oltre che per i resi e gli ordini. E non dimenticate di volturare le utenze quali elettricità e internet. Questi piccoli dettagli possono rallentare le cose se dimenticati.

Sfruttate al meglio il vostro magazzino con Mileway

Sia che vogliate espandervi, ottimizzare o diversificare gli spazi, Mileway sa che le esigenze immobiliari delle aziende possono variare nel corso del tempo. Siamo infatti consapevoli che la maggior parte dei nostri clienti intende espandere le proprie attività, ed è per questo che la nostra ampia gamma di immobili last mile in tutta Europa offre la flessibilità di crescere in maniera agevole. Inoltre, grande è il nostro impegno nel supportare gli obiettivi di sostenibilità dei nostri clienti, attraverso l’efficientamento dei nostri magazzini da un punto di vista prettamente energetico, favorendo così un abbattimento dei costi a tal riguardo.

La nostra guida potrebbe dunque tornarvi utile se siete in procinto di traslocare nel vostro nuovo magazzino.

Scoprite qui le nostre disponibilità di immobili e filtrate in base alla posizione. Siete alla ricerca della location perfetta nella vostra regione e avete bisogno di supporto? Con un portafoglio di oltre 80 immobili dislocati lungo tutto il territorio italiano e in prossimità delle principali città, abbiamo la soluzione che fa per voi!