Guida all’affitto di un magazzino

Se state leggendo questo articolo, è molto probabile che abbiate avviato una nuova attività o che siate in procinto di espanderla. Come in ogni percorso, è quindi fondamentale capire cosa vi attende.

Nell’ultimo decennio la domanda di magazzini è quasi raddoppiata, fenomeno questo determinato dalla crescita significativa dell’e-commerce. Se state cercando di sviluppare una strategia di crescita a lungo termine, l’affitto di un magazzino potrebbe rappresentare una scelta commerciale perfetta in grado di offrirvi maggiore flessibilità e la possibilità di espandervi gradualmente. L’utilizzo di uno spazio appositamente progettato per lo stoccaggio, spesso situato in una zona diversa rispetto agli uffici o alle strutture adibite all’accoglienza clienti, può consentire consegne più rapide e risultare dunque più efficiente in termini di costi.

Prima di avviare la ricerca di un immobile commerciale, è importante tenere conto di diversi aspetti. Questa guida contiene una serie di informazioni utili che vi potrebbero servire durante il processo di locazione di un magazzino, partendo dalla scelta dello spazio ideale fino al momento del trasferimento.

Affittare un magazzino: come fare?

1. Checklist per l’affitto

Innanzitutto, individuate un magazzino adatto alle vostre esigenze. Per assicurarvi un successo dal punto di vista strategico e commerciale, è essenziale dunque tenere a mente quanto segue:

Ubicazione

Trovare la posizione giusta è un elemento cruciale in qualsiasi ricerca immobiliare. Valutate se sia più conveniente essere in prossimità di un importante snodo viario o di un’autostrada, o se in alternativa, sarebbe meglio una posizione un po’ isolata.

Considerate inoltre come è collegata la vostra attività a livello di vicinanza alle infrastrutture viarie: grazie alla presenza nelle principali città europee, Mileway è infatti in grado di aiutarvi ad accorciare le distanze dell’ultimo miglio. Questo significa che i nostri clienti beneficiano di tempi di percorrenza più brevi, di un bacino di utenza più ampio da raggiungere e della possibilità di espandersi sul territorio.

Dimensioni e destinazione d’uso

Di quanto spazio avete attualmente bisogno e quanto ve ne servirà in futuro? Sarà la natura del vostro business a determinare il quantitativo di spazio necessario: che si tratti di stoccaggio e distribuzione, produzione o una combinazione di entrambi.

Iniziate con lo stilare una lista delle attività che avete in mente di fare nello spazio disponibile e quali attrezzature saranno necessarie. Ad esempio, se dovrete impilare la merce su scaffalature verticali, valutate se ci sarà spazio a sufficienza per operare con attrezzature specifiche come i muletti. Potrebbe inoltre essere necessario riservare un’area per gli uffici, così da creare spazi di lavoro per i dipendenti.

Relativamente alla produzione, è importante valutare lo spazio richiesto per eventuali attrezzature pesanti, nonché requisiti specifici come pavimenti rinforzati o fonti di alimentazione ad alta tensione.

Quante baie di carico vi servono per la ricezione/spedizione delle merci? Se utilizzate attrezzature di carico specifiche, stabilite l’altezza delle porte e se sarà necessario l’uso eventuale di rampe di carico. Potreste anche considerare l’installazione di portoni isotermici così da ridurre al minimo l’ingresso di aria calda o fredda nel magazzino.

Dovrete anche assicurarvi che il vostro spazio disponga di una capacità elettrica adeguata per soddisfare le esigenze di alimentazione elettrica delle attrezzature. Se possedete una flotta di carrelli, nastri trasportatori, sistemi automatizzati o apparecchiature speciali, dovrete valutare attentamente di posizionare le prese elettriche al posto giusto.

Suggerimenti utili:

• Valutate sempre quanto spazio potrebbe servire in futuro;
• Immobili con un’altezza sotto-trave maggiore possono rappresentare un valore aggiunto, in quanto l’affitto corrisposto è commisurato alla superficie utilizzata e non all’altezza.

Servizi offerti

Di cosa ha bisogno il vostro business? Esaminate la tipologia di attività e verificate con il proprietario se sono necessarie strutture particolari in loco, come parcheggi o baie di carico.

Vi suggeriamo inoltre di esplorare la zona circostante all’immobile per valutare quali infrastrutture siano a disposizione per voi e per i vostri dipendenti. Avete bisogno che il vostro magazzino sorga nei pressi di negozi, palestre, luoghi di ristoro e aree per il tempo libero? Dovreste anche considerare se sia necessario disporre di punti di ricarica elettrica, parcheggi o mezzi di trasporto pubblico nelle vicinanze così da agevolare gli spostamenti dei dipendenti pendolari.

Suggerimenti utili:

• verifica gli orari consentiti per l’utilizzo dei servizi disponibili in loco;
• verifica la viabilità locale per assicurarti di poter raggiungere facilmente l’immobile.

Durata

Per quanto tempo desiderate affittare la sede che avete selezionato? Le necessità della vostra attività potrebbero evolvere nel tempo, quindi se prevedete una crescita o un ridimensionamento nei prossimi anni, potrebbe essere opportuno considerare un contratto di locazione più flessibile.

Tempistiche

Fra quanto tempo prevedete di entrare? Calcolate tutte le tempistiche necessarie e informate il proprietario sulle vostre prossime mosse, garantendovi così il tempo necessario per la preparazione della documentazione legale e l’ottenimento delle autorizzazioni necessarie.

Suggerimenti utili:

• evitate di rimandare tutto all’ultimo momento, altrimenti potreste ritrovarvi in una posizione svantaggiosa durante le negoziazioni;
• valutate il tempo richiesto per organizzarvi con le attrezzature in modo che siano pronte all’uso.

2. Pianificazione economica

Qual è il vostro budget? Ci sono una serie di costi da tenere in considerazione, tra i quali:

Canone di locazione: l’importo che si corrisponde periodicamente (su base mensile, trimestrale o annuale), per l’uso di un immobile. L’addebito diretto in conto corrente è il metodo più conveniente e veloce per pagare l’affitto del vostro spazio;

Deposito cauzionale: la somma di denaro anticipata da versare all’inizio del contratto di locazione, unitamente al pagamento del primo mese/trimestre di affitto;

Imposte: imposta di registro, che solitamente corrisponde all’1% del canone annuo versato dall’inquilino; o ancora la TARI, la tassa sui rifiuti destinata a finanziare i costi del servizio di raccolta e smaltimento dei rifiuti, a carico dell’utilizzatore;

Oneri condominiali e manutenzione: importo annuale destinato alla gestione e manutenzione delle aree comuni di un immobile, come la cura del verde e la manutenzione periodica;

Costi di ripristino: le eventuali riparazioni necessarie al termine del contratto di locazione. In genere vengono dettagliati nel contratto di locazione stesso;

Oneri legali: tutte le parti sono obbligate a coprire le spese legali sostenute durante il processo di transazione. Potrebbe essere necessario pianificare tempi aggiuntivi per coinvolgere terzi, se del caso;

Assicurazione: in genere, l’immobile viene assicurato a carico del proprietario con i relativi costi a suo carico. Tuttavia, non dimenticate di sottoscrivere le vostre polizze per coprire anche altri aspetti essenziali, come la merce stoccata in magazzino e la responsabilità civile;

Oneri di manutenzione ordinaria: la responsabilità per le riparazioni, sia interne che esterne, è una clausola contenuta nel contratto di locazione. Prima di sottoscriverlo, assicuratevi di essere ben informati sulle vostre responsabilità al fine di evitare costi inaspettati;

Utenze: analogamente a quanto fate nella vostra abitazione, sarà necessario occuparvi degli approvvigionamenti di gas, elettricità, acqua e gestione dei rifiuti;

IVA: l’IVA viene applicata su tutti i beni e servizi, compresi l’affitto, i costi dei servizi e i premi assicurativi, pertanto assicuratevi di considerarla nel vostro budget. Se siete idonei per il rimborso dell’IVA, tenete presente che potreste avere un momento di insufficiente liquidità mentre attendete il rimborso dell’IVA pagata.

3. …e poi?

Prima di cimentarvi nella nuova avventura di affittare un immobile, è fondamentale porvi le domande giuste e comprendere quali siano le aspettative del locatore quando diventerete inquilini.

Ecco da dove partire:

• il contratto di locazione prevede clausole di recesso?
• qual è il preavviso in caso di rescissione contrattuale?
• cosa è compreso negli oneri condominiali?
• in che stato deve essere riconsegnato l’immobile al termine del contratto di locazione?
• con che frequenza si paga l’affitto?
• sono previsti aumenti di canone in futuro?
• da quando ci si può trasferire nell’immobile?
• c’è dello spazio di stoccaggio aggiuntivo in caso di necessità?
• ci sono aree di parcheggio dedicate?
• le utenze per riscaldamento ed energia elettrica saranno in capo al locatore?

4. Pronti per il contratto di locazione?

Una volta scelto l’immobile che fa per voi, il passo successivo è la formalizzazione del contratto di locazione. Ecco cosa dovete considerare:

Definite i termini contrattuali principali, un documento meglio noto come HOTs: si tratta di un documento appunto, che raccoglie tutti i dettagli del contratto di locazione e tutto ciò che è stato precedentemente concordato. Se avete negoziato qualsiasi aspetto con il locatore prima o durante la stipula del contratto di locazione, assicuratevi che sia incorporato nell HOT;

In alcuni casi, è possibile gestire la stesura dei contratti di locazione internamente, andando così a ridurre i tempi e i costi associati alla firma di un contratto di locazione;

Effettuate una serie di verifiche sul cliente: queste procedure possono variare a seconda delle condizioni del contratto di locazione. Durante questa fase, potrebbe esservi richiesto di confermare la vostra identità fornendo il passaporto, un documento di identità o le informazioni finanziarie dell’azienda;

Firma: è possibile ormai sottoscrivere molti documenti online, anche prima della data prevista per il trasferimento;

Chiavi: e da ultimo ma non meno importante… una volta che tutti i documenti sono firmati, riceverete le chiavi del vostro nuovo immobile. Sarete così finalmente in grado di iniziare a svolgere il vostro lavoro nel modo migliore.

5. Optate per un immobile che si adatti alla vostra crescita

In Mileway, ci impegniamo affinché la vostra azienda sia integrata in un ambiente che favorisca la crescita e il successo dei clienti. Vi aiuteremo pertanto a far crescere la vostra attività.

Perché affittare con Mileway?

Non importa dove siate, il nostro team dedicato e i nostri immobili sono in grado di rispondere a ogni vostra esigenza. Con un portafoglio italiano che vanta oltre 80 immobili commerciali e una copertura su tutto il continente europeo, siamo ciò che vi serve per crescere.