1. Analyseer uw huidige situatie

Een van de grootste voordelen van verhuizen is dat u uw ruimte kunt herorganiseren, met een inrichting die beter werkt voor uw bedrijf. Neem daarom de tijd om de huidige inrichting en processen van uw magazijn te analyseren. Dit is een gelegenheid om eventuele problemen op te lossen voordat u een nieuwe ruimte huurt. Stel uzelf de volgende vragen:

• Kan het efficiënter?
• Kunt u uw stellingen anders indelen?
• Zou het verplaatsen van verschillende afdelingen de productiviteit verhogen?
• Wat is de staat van uw gespecialiseerde apparatuur? Is het voordeliger om oude apparatuur te verhuizen of te investeren in iets nieuws?
• Kunt u inventaris weglaten?
• Kan uw huidige systeem voor voorraadbeheer verbeterd worden?
• Moet u uw wagenparkbeheer bijstellen?

U kunt ook uw werknemers vragen hoe het efficiënter kan als basis voor toekomstige ontwerpen voor de nieuwe ruimte.

2. Denk aan de toekomst

U wilt niet gewoon uw huidige magazijn verplaatsen naar een nieuwe locatie. Denk in plaats daarvan aan de nieuwe mogelijkheden en pas uw plannen daarop aan. Uit ons eigen onderzoek blijkt dat bijna al onze klanten online verkopen en een gemiddelde omzetgroei van ruim 30% verwachten.

Gezien de enorme toename in e-commerce de afgelopen jaren is dat geen verrassing! Als het dus tijd is om te verhuizen, denk dan aan uw toekomstige activiteiten en verwachte groei. Dit helpt u geld te besparen en voorkomt dat u over een paar jaar weer moet verhuizen. Stel uzelf de volgende vragen:

• Gaat u meer personeel aannemen? Overweeg dan meer ruimte en infrastructuur, of een nieuwe indeling van de kantoorruimte.
• Gaat u nieuwe producten lanceren? Ga dan na of u uw opslag opnieuw moet indelen.
• Wat zijn de trends in e-commerce? Stem uw voorspelde groei af op de veranderingen in de markt.
• Heeft u een magazijn nodig dat uw initiatieven voor milieu, maatschappij en governance (ESG) ondersteunt? Bedenk hoe u uw gebouw efficiënter kunt maken.
• Wilt u uw wagenpark uitbreiden? Bepaal dan wat voor parkeergelegenheid u nodig heeft.
• Bent u van plan de algemene werkwijze van uw magazijn te veranderen? Dan kunnen gespecialiseerde voorzieningen zoals laaddeuren u helpen.

Het doel is voordat u intrekt te weten waar alles moet komen, dus het is een goed begin om uw nieuwe locatie alvast in kaart te brengen. Geef uzelf meer ruimte dan u denkt nodig te hebben, aangezien er mogelijk aanpassingen nodig zijn aan de vorm van uw nieuwe magazijn.

En denk eraan: de hoogte van uw magazijn is de slimste manier om uw ruimte te benutten. Doe daar uw voordeel mee en ga na hoe u gebruik kunt maken van stellingsystemen voor meer opslagruimte, of van een tussenvloer voor kantoorruimtes.

3. Maak een checklist

U zult uw dagelijkse werkzaamheden waarschijnlijk voortzetten tijdens de verhuizing van uw magazijn. Daarom is het belangrijk om een checklist te maken, om te zorgen dat het proces zo soepel mogelijk verloopt. We raden aan om hier zes maanden van tevoren mee te beginnen.

4. Boek de verhuizing en plan leveringen

Begin bij het begin: kom een verhuisdatum overeen en bevestig die, zodat u een verhuisbedrijf kunt boeken. Die zijn soms al maanden van tevoren volgeboekt, dus we raden aan dit zo snel mogelijk te regelen. Als u eenmaal een datum heeft, geeft u die door aan uw shipping managers en stelt u een plan op voor hoe de leveringen zullen plaatsvinden. Het zou immers niet handig zijn als uw leveringen tijdens de verhuizing op het verkeerde adres terechtkomen en uw bedrijfsproces verstoren.

Bewaar eventuele nog te verzenden leveringen op een aparte plaats voor de verhuizing. Zo is er minder kans dat ze per ongeluk ingepakt worden en meeverhuizen naar de nieuwe locatie. Denk in de aanloop naar de verhuisdatum over hoeveel inventaris u geleverd wilt krijgen. U kunt minder bestellen om zo minder te hoeven verhuizen, of juist meer zodat u minder hoeft in te checken als u eenmaal op uw nieuwe locatie bent. Doe wat het beste is voor uw bedrijf.

5. Werkroosters voor werknemers

Bovenop uw normale magazijnactiviteiten moet u extra tijd inplannen voor de verhuizing naar de nieuwe locatie. Misschien wilt u hier tijdelijk personeel voor aannemen, of juist meer fulltime werknemers als dat aansluit op uw verwachte groei.

Zoek om te beginnen uit hoe het werk wilt gaan verdelen, zodat elk onderdeel van uw toeleveringsketen efficiënt draait. Werkroosters voor werknemers tijdens de verhuizing is een goed idee, zodat iedereen precies weet wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn. Denk eraan: een goede communicatie is essentieel, dus houd werknemers op de hoogte van belangrijke informatie en geef ze een agenda zodat ze precies weten waar ze moeten zijn en wanneer.

6. Organiseer de voorraad

Tijd voor een grote schoonmaak! Het is geen slecht idee om alles in uw magazijn te sorteren en te kijken wat er weg kan. Het is duurder om onnodige artikelen mee te verhuizen naar de nieuwe locatie, dus ga na of apparatuur verouderd of onbruikbaar is. Organiseer tegelijkertijd uw voorraad en markeer breekbare artikelen voor de verhuizers.

7. Maak een contactenlijst

Maak een lijst met telefoonnummers van uw team en andere belangrijke contactpersonen, die u aan uw personeel kunt geven. Zo weten uw werknemers in geval van nood wie ze moeten bereiken.

8. Neem de nieuwe voorschriften door

Weet u welke vergunningen u in uw nieuwe bedrijfsruimte nodig heeft? Ga na welke beperkingen van kracht zijn, anders kan de boel ineens stil komen te liggen. De lokale overheid of gemeente is ook betrokken, dus spreek al vroeg met ze af om vluchtroutes, sprinklers en parkeerplaatsen te bespreken. Dit zijn belangrijke dingen om na te gaan, vooral als u verhuist naar een andere gemeente of provincie waar mogelijk andere voorschriften gelden.

9. Wijzig uw adres en zet informatie over

Licht iedereen in die op de hoogte moet zijn van uw verhuizing. Denk hierbij aan verkopers, leveranciers, postkantoren, nutsbedrijven, klanten en werknemers. Vergeet ook niet het adres op uw website, bestellingen en retourneringen te veranderen. Zet tot slot diensten als elektriciteit en internet over naar uw nieuwe magazijn. Deze details kunnen het hele proces vertragen als u ze vergeet.

Benut uw magazijn optimaal met Mileway

Of u nu gaat uitbreiden, optimaliseren of diversifiëren: Mileway begrijpt dat de vastgoed-behoeften van bedrijven in de loop van de tijd kunnen veranderen. We weten dat de meeste van onze klanten van plan zijn om te upsizen. Om dit te ondersteunen, stelt ons grote netwerk van last mile vastgoed in heel Europa u in staat om met vertrouwen te groeien. Ook geven wij prioriteit aan het steunen van de duurzaamheidsdoelen van onze klanten: we maken onze magazijnen zo energiezuinig mogelijk om zo energiekosten te helpen besparen.

Met onze stappengids kunt u de verhuizing naar een nieuw magazijn met vertrouwen tegemoet zien. Wilt u verhuizen en zoekt u het perfecte pand in uw regio? Wij weten zeker dat we hebben wat u zoekt. U kunt hier zoeken in ons portfolio waarbij u kunt filteren op locatie.