Flytta till nya lokaler – en checklista

Till din hjälp har vi skapat en checklista som förhoppningsvis kommer bidra till att du känner dig tryggare i processen:

1. Utvärdera den nuvarande lokalens planlösning

Att flytta till en ny lokal öppnar upp för möjligheten att omorganisera ditt lager på ett sätt som passar verksamheten bättre. Ta dig tid att granska nuvarande lagerlokal och arbetsflöden. Det här är en chans att lösa eventuella problem innan flytten till nya lokaler. Frågor att fundera på:

Kan arbetsflödet bli mer effektivt?
Är det möjligt att omorganisera hyllor?
Skulle det öka produktiviteten om en förflyttning av olika avdelningar genomfördes?
Är din specialutrustning i bra skick? Är det bättre att flytta gammal utrustning eller investera i nytt?
Kan några inventarier rensas bort?
Kan inventariesystemet optimeras?
Behövs hanteringen av till exempel din vagnpark justeras?

Glöm inte fråga om dina anställdas input på hur utformningen av den nya lokalen bör se ut för att vara så effektiv som möjligt.

2. Tänk på framtiden

Istället för att kopiera det sätt ni nyttjar er nuvarande lokal på, fundera på framtida möjligheter och planera för dem. Enligt en undersökning utförd av oss på Mileway säljer nästan alla våra kunder på nätet och förväntas ha en genomsnittlig intäktstillväxt på över 30 %. Med tanke på den ökande e-handeln i samhället är detta inte förvånande. Så när det är dags att flytta, tänk på den framtida verksamheten och förväntad tillväxt. Den här framförhållningen kommer hjälpa företaget att spara pengar och minska risken för att behöva flytta igen om några år. Fundera på:

Kommer personalstyrkan att expanderas? Behövs mer utrymme och infrastruktur eller kontorsplatser?
Kommer nya produkter introduceras? Och behöver du i så fall anpassa lagerutrymmet?
Hur ser trenderna inom e-handeln ut? Justera tillväxtprognosen baserat på marknadsförändringar.
Behöver lagerlokalen stödja era hållbarhetsinitiativ? Fundera i så fall på hur lokalens energieffektivitet kan förbättras.
Kommer vagnparken att utökas? Bedöm parkeringsbehoven.
Kommer hur lagerlokalen fungerar att ändras? Exempelvis kan lastportar vara till hjälp.
Målet är att veta var allting ska vara innan det är dags att flytta. Kartläggningen av de nya lokalerna är en bra startpunkt. En tumregel är att räkna med att mer utrymme än väntat behövs. Kom ihåg att utnyttja höjden på lagerlokalen på bästa sätt. Använd hyllor för extra lagringsutrymme eller överväg att skapa kontorsplatser på en entresolvåning.

3. Skapa en checklista inför flytten av lokal

Under flytten kommer du troligen fortfarande att bedriva din dagliga verksamhet. Skapa en checklista för att se till att processen går smidigt. Vi rekommenderar att börja planera inför flytten cirka sex månader i förväg.

4. Boka flytten och schemalägg leveranser

Boka en flyttfirma så snart du har bestämt flyttdatumet. Det kan vara svårt att få tid hos dem, så boka med bra framföhållning. Informera också leverantörer om flytten och planera leveranserna noggrant för att undvika missförstånd.

Behåll alla varor som är redo för leverans på ett separat ställe precis innan flytten; på så sätt minskar du risken för att de råkar bli nedpackade och flyttade till de nya lokalerna.

Inför flyttdatumet bör du överväga hur gärna du vill få inventarier levererade i förväg. Antingen beställer du in mindre för att minska mängden som behöver flyttas, eller så beställer du mer så att det blir mindre att ta hand om när verksamheten väl är på plats i de nya lokalerna.

5. Skapa arbetsscheman för de anställda

Förbered för extra tid och personal för flytten. Fundera på hur företaget bäst ska fördela arbetsuppgifterna för att säkerställa att alla delar av er distributionskedja fungerar smidigt. Skapa arbetsscheman för era anställda under flyttperioden och se till att alla är medvetna om sina roller och ansvarsområden. Kommunikation är viktigt, så se till att ge tydlig information och en dagordning till era anställda.

6. Organisera inventarierna

Gå igenom lagerlokalen och bestäm vad som ska göras med det som inte behövs längre. Det blir dyrare att flytta onödiga saker, så fundera på om du kan göra dig av med gammal eller oanvändbar utrustning. Organisera inventarierna och märk det som ska hanteras varsamt av flyttfirman.

7. Skapa en lista med kontakter och telefonnummer

Samla ihop telefonnummer till ditt team och andra viktiga kontakter. Se till att dina anställda vet vem de ska kontakta om något skulle hända.

8. Kontrollera den nya lokalens regler

Kolla vilka tillstånd som krävs för din verksamhet i de nya lokalerna samt vilka regler som gäller. Diskutera med fastighetsägaren om utrymningsvägar, sprinklersystem och parkering.

9. Ändra adress och kontaktuppgifter

Sist men inte minst; informera alla som behöver veta om flytten, inklusive säljare, leverantörer, postkontor, serviceföretag, kunder och anställda. Glöm inte att ändra adressen på webbplatsen och för returer och ordrar. Kom också ihåg att överföra el- och internettjänster till de nya lokalerna. Dessa små detaljer kan göra att flytten både fördröjs och kompliceras.

Flytta till nya lokaler? Kolla in Mileways fastighetsportfölj!

På Mileway erbjuder vi lokaler som kan anpassas helt efter era behov; oavsett om ditt företag vill flytta till större, mindre eller mer optimerade lokaler. Vi förstår att företags fastighetsbehov kan förändras över tid. Som din hyresvärd prioriterar vi även att stödja våra kunders hållbarhetsmål och ser därför till att göra våra lokaler så energieffektiva som möjligt.

Genom att följa vår checklista hoppas vi att det känns tryggare att flytta till en ny lokal. Går du i flytt-tankar och letar efter den perfekta lokalen i just din region så har vi på Mileway garanterat den perfekta lokalen för dig i vår fastighetsportfölj. Kolla gärna igenom våra över 250 fastigheter i Sverige här.

Kontakta oss