Opas varaston vuokraamiseen | Huomioi nämä 5 asiaa
Onnittelut! Mikäli luette tätä, olette todennäköisesti aloittanut uuden liiketoiminnan tai yrityksellänne on tilaisuus laajentaa toimintaa. Kuten kaikissa suurissa muutoksissa, myös varastoa vuokratessa on tärkeää ymmärtää, mitä odottaa.
Varastojen kysyntä on lähes kaksinkertaistunut viimeisen vuosikymmenen aikana verkkokaupan merkittävän kasvun myötä. Mikäli olette aikeissa rakentaa pitkän aikavälin kasvustrategiaa yrityksellenne, varasto on liiketoiminnallisesti järkevä tilavalinta. Vuokraus antaa enemmän joustavuutta ja tarjoaa mahdollisuuden laajentamiseen yritystoiminnan kasvaessa. Voitte nopeuttaa toimitusaikoja ja varmistaa kustannustehokkaamman toiminnan valitsemalla varastointiin tarkoitetun tilan, joka voi monesti sijaita eri paikassa kuin toimistonne tai asiakastilanne.
Ennen liiketilan etsimistä on huomioitava monia tekijöitä. Tästä oppaasta saatte hyödyllistä tietoa varastotilan vuokraamiseen liittyen – ihanteellisen toimitilan löytämisestä aina muuttoon asti.
1. Miten vuokraan varaston? – Tilavuokraamisen muistilista
Aluksi on löydettävä yritystoimintaan sopiva varastotila. Jotta varastotila olisi strategiselta ja kaupalliselta sijainniltaan onnistunut valinta, huomioikaa seuraavat seikat:
Sijainti
Sopivan sijainnin löytäminen on tärkein tekijä kohdehaussa. Tuleeko kohteen olla lähellä joukkoliikenteen palveluja tai moottoriteitä? Onko vilkkaiden väylien ympäröimä vai syrjemmässä sijaitseva kohde parempi?
Miettikää, mitkä liikenneyhteydet ovat yritystoimintanne kannalta tärkeimpiä. Mileway tarjoaa kohteita Euroopan kaupungeissa ja niiden lähistöltä, minkä ansiosta voimme auttaa pitämään ns. viimeisen kilometrin (Last Mile) mahdollisimman lyhyenä. Tämä tarkoittaa, että asiakkaamme hyötyvät lyhyemmistä kuljetusajoista, suuremmasta väestöpohjasta ja mahdollisuudesta laajentua maantieteellisesti tulevaisuudessa.
Koko ja käyttötarkoitus
Kuinka paljon tilaa tarvitaan tällä hetkellä? Entä tulevaisuudessa? Yritystoimintanne vaatimukset määrittävät toivotunlaisen tilatyypin, oli kyseessä sitten varastointi ja jakelu, tuotanto tai näiden yhdistelmä.
Aloittakaa luomalla selkeä luettelo siitä, mihin tilaa tarvitsette ja mitä laitteita tilassa tarvitaan. Jos varastosta tehdään esimerkiksi monitasoinen ja korkea, huomioikaa erikoiskoneille (kuten nostureille) tarvittava tilanmäärä. Saatatte myös joutua varaamaan toimistotilaa, johon voi sijoittaa työpisteitä.
Tuotantokäytössä on huomioitava tilantarve raskaalle kalustolle, sekä mahdolliset erityistarpeet, kuten lattiakantavuuden riittävyys sekä suuritehoiset virtalähteet.
Arvioikaa lastausovien määrä tavaroiden vastaanottamiseen ja lähettämiseen. Jos käytössä on erityisiä lastauslaitteita, määritä ovien korkeus ja lastausramppien tarve. Voitte myös harkita suojattuja lastauspisteitä, jotta kuumaa tai kylmää ilmaa ei pääse varastoon.
Varmistakaa lisäksi, että tilan kapasiteetti on riittävä lataustarpeiden täyttämiseen. Mikäli käytössä on trukkeja, muita kuljettimia, automaatio- tai erikoislaitteita, virransyöttöpisteiden sijainti kannattaa huomioida.
Tärkeimmät vinkit:
- Ennakoi tulevaisuuden tilatarpeet.
- Riittävä tilakorkeus voi tarjota rahoillenne paremman vastineen, kun maksaa vain käytetystä lattia-alasta, ei vapaasta korkeudesta.
Fasiliteetit ja palvelut
Mitä yrityksenne tarvitsee? Arvioikaa yrityksenne toimintaa ja varmistakaa vuokranantajanne kanssa mahdolliset tarpeet, kuten pysäköintipaikat tai lastausovet tavaratoimituksille.
Suosittelemme arvioimaan lähialuetta toimintaa sekä työntekijöitä tukevan infrastruktuurin kannalta. Pitääkö varaston lähellä olla päivittäistavarakauppoja, kuntoiluun sopivia paikkoja, ravintoloita tai ulkoilualueita virkistyskäyttöön? Samalla on hyödyllistä pohtia, tarvitaanko sähköautojen latauspisteitä, pysäköintipaikkoja tai hyvät joukkoliikenneyhteydet työntekijöiden työmatkoihin.
Vinkki:
- Muista tarkistaa paikan päällä olevien palvelujen saatavuus.
- Tarkista kohteen saavutettavuus karttapalvelusta.
Sopimuksen kesto
Kuinka pitkäksi ajaksi haluatte vuokrata valitsemanne kohteen? Yrityksenne tarpeet todennäköisesti muuttuvat ajan myötä. Jos uskotte, että yrityksenne toiminta laajenee tai mahdollisesti supistuu muutaman seuraavan vuoden aikana, lyhyempi vuokrasopimus voi olla hyvä vaihtoehto.
Aikataulu
Kuinka nopeasti muutto on tehtävä? Suunnitelkaa muutto hyvissä ajoin ja kertokaa vuokranantajallenne aikataulusta. Varatkaa runsaasti aikaa paperityöhön ja tarvittavien suostumusten sekä allekirjoitusten hankkimiseen.
Vinkki:
- Älä jätä suunnittelua viimetinkaan. Näin teillä on vahvempi asema neuvotteluissa.
- Varaa aikaa työpisteiden ja -koneiden sekä laitteistojen järjestämiseen niin, että ne sopivat tilaan.
2. Paljonko varaston vuokraaminen maksaa? – Rahoitussuunnittelu varaston vuokraamisessa
Mihin teillä on varaa? Budjetoinnissa on huomioitava monenlaisia kuluja kuten:
Vuokra: Kiinteistövuokrauksen kuukausittaiset, neljännesvuosittaiset tai vuosittaiset kustannukset. Sähköinen laskutus on kustannustehokkain ja ripein tapa maksaa vuokralasku.
Vuokravakuus: Takuumaksu, joka teidän on maksettava ennen vuokrasopimuksen alkua – ensimmäisen kuukauden (tai kvartaalittaisen) vuokran lisäksi.
Yritysverot: Tarkistakaa verottajalta mahdolliset yritystoimintaanne liittyvät veroasiat.
Hoito- ja ylläpitokulut: Vuosimaksu kiinteistön yhteisten tilojen ylläpidosta, kattaa muun muassa viherrakentamisen ja säännöllisen ylläpidon.
Normaaliin kulumiseen liittyvät kulut: Tämä kattaa kaikki vuokrasuhteen päätyttyä tarvittavat korjaukset, ja ne eritellään vuokrasopimuksessa.
Asianajokulut: Kaikki osapuolet vastaavat omista asianajokuluistaan, jotka aiheutuvat vuokrauksesta. Varatkaa tarvittaessa aikaa sopimusasiakirjojen tarkistamiseen kolmansien osapuolien toimesta.
Vakuutukset: Tarkistakaa vakuutusyhtiöstäsi, että liiketoiminta on vakuutettu asianmukaisesti. Muistakaa myös varmistaa, että yrityksenne vakuutukset kattavat kaikki tärkeät tekijät, kuten sisätilat ja muut vuokralaisen vastuualueet.
Lue lisää artikkelista ”Yleistietoa kiinteistön vakuuttamisesta”
Korjaukset ja ylläpito: Vuokrasopimuksesta riippuu, oletteko vastuussa tiloihin tehtävistä korjauksista. Varmistakaa ennen sopimuksen allekirjoittamista, että tiedätte vastuullanne olevat kustannukset odottamattomien kulujen välttämiseksi.
Yleiset kulut: Teidän on mahdollisesti järjestettävä itse sähkö-, vesi- ja jätehuolto.
ALV: Yritykseltänne veloitetaan arvonlisävero kaikista tuotteista ja palveluista, mukaan lukien vuokrat, palvelumaksut ja vakuutusmaksut, joten muistakaa huomioida se budjetoinnissa. Jos voitte periä arvonlisäveron takaisin, huomioikaa kassavirran vajaus ennen ALV-palautuksia.
3. Mitä seuraavaksi?
Ennen toimitilan vuokraamista on hyvä kysyä oikeat kysymykset ja saada käsitys vuokranantajasta.
Selvittäkää ainakin nämä:
- Millaiset ovat vuokrasopimuksen irtisanomisehdot?
- Jos vuokrasopimus on irtisanottava, mikä on irtisanomisaika?
- Mitä huolto- ja ylläpitomaksut sisältävät?
- Missä kunnossa kiinteistö on palautettava vuokrasopimuksen päätyttyä?
- Mikä on vuokranmaksun eräpäivä?
- Nouseeko vuokra tulevaisuudessa?
- Milloin tilaan voi aikaisintaan muuttaa?
- Mitä varastointimahdollisuuksia on kiinteistön ulkopuolella/lähialueilla?
- Onko yritykselle varattu pysäköintipaikkoja?
- Miten vuokranantaja on järjestänyt valaistuksen tai lämmityksen/jäähdytyksen tilaan?
4. Vuokrausprosessi
Kun olette päättäneet vuokrata kohteen teollisuuskiinteistöstä, seuraava askel on solmia vuokrasopimus. Se tapahtuu seuraavasti:
Vuokrasopimuksen ehdoista sopiminen: Tämä kattaa kaikki vuokrasopimukseenne sisältyvät tiedot sekä kaiken, mitä olette sopineet tähän asti.
Jos olette neuvotelleet jotain vuokranantajasi kanssa joko ennen vuokrasopimusta tai sen aikana, varmistakaa, että se sisältyy ehtoihin.
Jotkut vuokrasopimukset voidaan käsitellä yrityksen sisällä, mikä vähentää vuokrasopimuksen tekemiseen kuluvaa aikaa ja kustannuksia.
Varmista, kenellä on nimenkirjoitusoikeus: Vuokranantaja selvittää vuokralaisen nimenkirjoitusoikeuden sekä luottokelpoisuuden. Joissain tapauksissa voidaan pyytää vahvistamaan henkilöllisyys tai yrityksen taloustiedot.
Allekirjoittaminen: Monet asiakirjat voidaan nykyään allekirjoittaa sähköisesti, mikä nopeuttaa prosessia.
Avaimet: Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä: Kun kaikki sopimukset on allekirjoitettu ja muuttopäivä vahvistettu, saatte uuden kiinteistönne avaimet ja voitte aloittaa varsinaisen työn.
5. Valitse tila, joka kasvaa yrityksesi mukana
Milewaylla haluamme yrityksenne olevan osa ekosysteemiä, jossa se voi kasvaa ja kukoistaa. Siksi autamme yrityksiä skaalaamaan liiketoimintaansa ja tuemme laajentumista uusiin tiloihin, vaikka vuokra-aikaa olisi vielä jäljellä nykyisessä vuokrasopimuksessa.
Miksi vuokrata tila Milewaylta?
Olipa sijaintinne missä tahansa, saatte meiltä laadukasta palvelua ja asiantuntemuksella hoidetut kiinteistömme käyttöösi. Tarjoamme Helsingin ja Tampereen alueella vuokralle lähes 1000 toimitilaa osana koko Eurooppaan kattavaa kiinteistöportfoliota, jotta yrityksenne voi jatkaa kasvuaan luottavaisin mielin.