Edessä varastotilojen muutto? | Opas muuton avuksi

1.    Tee arvio nykytilanteesta

Yksi muuttamisen parhaista puolista on, että voitte järjestää ja järjestellä tilanne uudelleen tavalla, joka toimii paremmin liiketoiminnan tehokuuden kannalta. Varatkaa tästä syystä aikaa nykyisen varastonne tilajärjestelyn ja yrityksenne työnkulkujen arvioimiseen.

Tämä on tilaisuutenne korjata mahdolliset epäkohdat ennen siirtymistä kokonaan uuteen tilaan. Vastatkaa seuraaviin kysymyksiin:

• Voisiko toimintaa tehostaa?
• Voidaanko säilytyshyllyt- ja varastointiratkaisut järjestää uudelleen?
• Voidaanko tuottavuutta parantaa vaihtamalla toimintojen sijaintia?
• Missä kunnossa erikoislaitteet ovat? Onko kustannustehokkaampaa siirtää vanhat laitteet vai investoida uusiin varastonhallintaa helpottaviin laitteisiin?
• Voiko varastovolyymia pienentää?
• Voidaanko nykyinen varastonhallintajärjestelmäsi optimoida vielä paremmaksi?
• Tarvitseeko kalustonhallintaa hienosäätää?

Kannattaa myös kysyä työntekijöiltänne, miten heidän mielestään uuden toimitilan suunnittelussa voidaan parantaa tehokkuutta.

2. Huomioi tulevaisuuden tarpeet

Sen sijaan, että siirtäisitte vain nykyisen varaston paikasta toiseen, pohtikaa muuton mahdollisuuksia tarjoamia monelta kantilta. Milewayn asiakaskyselyn mukaan lähes kaikki asiakkaamme myyvät tuotteitaan verkossa ja odottavat liikevaihdon kasvavan keskimäärin yli 30 %. Tieto ei ole yllättävä, kun huomioidaan verkkokaupan merkittävä kasvu viime vuosina.

Muuttamisen yhteydessä kannattaa siis tarkastella tulevaa toimintaa ja odotettua kasvua, jotta voitte säästää rahaa ja välttää muuttamisen uudelleen muutaman vuoden kuluttua. Kysykää itseltänne:

• Aiotteko palkata lisää työvoimaa? Harkitkaa lisätilan vuokraamista ja infrastruktuuria tai toimistotilan uudelleenorganisointia.
• Aiotteko laajentaa tuotevalikoimaa? Selvittäkää, pitääkö säilytysratkaisut- ja tila järjestää uudelleen.
• Mitkä ovat verkkokaupan trendit? Ottakaa kasvuennusteessa huomioon muutokset markkinoilla.
• Tarvitsetteko varastotilan, missä ympäristö, yhteiskuntavastuu ja hyvään hallintotapaan liittyvät seikat otetaan huomioon? Miettikää erilaisia yritysvastuun muotoja kiinteistön tehokkuuden parantamiseen.
• Aiotteko lisätä kuljetuskalustoa? Arvioikaa tarvittava parkkitila.
• Aiotteko tehdä varastoon toiminnallisia muutoksia? Erityiset fasiliteetit kuten lastausovet tai -laiturit voivat olla hyödyksi

Tilankäytöstä on hyvä olla olemassa suunnitelma jo ennen muuttoa, joten kannattaa aloittaa uusien tilojen kartoittamisesta. Varatkaa enemmän tilaa kuin kuvittelette tarvitsevanne, sillä saatatte joutua mukautumaan uuden varastonne muotoon.

Muistakaa, että varaston korkeus on tehokkain tapa hyödyntää tilaa. Käyttäkää korkeutta hyödyksenne ja miettikää, kuinka voitte käyttää varastohyllyjä lisätilan luomiseen tai parvikerrosta toimistotiloja varten.

3. Laadi lista muistettavista asioista

Päivittäiset liiketoiminnot ja työarki todennäköisesti pyörivät kuten ennenkin myös varastonne muuton aikana. Siksi on tärkeää laatia muuttajan muistilista, jotta muuttoprosessi olisi mahdollisimman sujuva. Suosittelemme aloittamaan muuton suunnittelun kuusi kuukautta etukäteen.

4. Koordinoi muuton aikataulu ja tavaratoimitusten ajoitukset

Sopikaa ja vahvistakaa muuttopäivä, jotta voitte tilata muuttopalvelun. Joskus muuttopalvelut voidaan varata kuukausia etukäteen, joten suosittelemme valitsemaan sopivan muuttopalveluyrityksen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Kun tiedätte päivämäärän, ilmoittakaa siitä asianomaisille henkilöille ja koordinoikaa suunnitelma tavaratoimitusten toteuttamiseksi. Mikäli tavaratoimitukset kulkeutuvat väärään osoitteeseen muuton aikana, aiheutuu siitä haittaa liiketoiminnalle.

Varastoikaa eteenpäin lähetettävät toimitukset erillään juuri ennen muuttoa, jotta vältytte virheellisiltä toimituksilta.

Pohtikaa myös ennen muuttoa tehtäviä ostotilauksia. Voitte pienentää tilauksianne, jotta uuteen varastoon jäisi vähemmän muutettavaa. Toinen vaihtoehto on tehdä suurempia tilauksia, jotta teillä olisi vähemmän sisään kirjattavaa inventaariota uusissa tiloissa. Tehkää se, mikä on yrityksenne kannalta järkevintä.

5. Muista työntekijöiden resursointi

Normaalin arjen pyörittämisen lisäksi teidän on varattava aikaa muuttamiseen. Saatatte päättää palkata tilapäistä työvoimaa tai uusia kokopäiväisiä työntekijöitä, mikäli lisätyövoima tukee kasvuennustettanne.

Suunnitelkaa aluksi työnjako, jotta toimitusketjunne jokainen osa toimii tehokkaasti. Henkilökunnan työvuorojen laatiminen muuton ajaksi on järkevää, jotta jokainen ymmärtää omat roolinsa ja vastuunsa. Muistakaa, että selkeä viestintä on elintärkeää. Varmistakaa siis, että työntekijät ovat tietoisia tärkeimmistä tapahtumista ja ajankohdista, jotta he tietävät, missä pitää olla milloinkin.

6. Tee inventaario

Kevätsiivouksen aika! Ei ole huono idea käydä läpi koko varasto ja kierrättää tuotteet, joista haluatte päästä eroon. Tarpeettomien tavaroiden muuttaminen uuteen tilaan tulee kalliimmaksi, joten miettikää, ovatko työvälineet ja laitteet jo aikansa eläneitä vai ovatko ne vielä käyttökunnossa. Järjestäkää samalla tuotevarastonne ja merkitkää selkeästi helposti rikki menevät esineet muuttopalveluyritykselle.

7. Laadi luettelo yhteystiedoista ja puhelinnumeroista

Aloittakaa yhteystietojen kerääminen tiiminne puhelinnumeroista ja muista tärkeistä yhteystiedoista. Jakakaa tiedot työntekijöille. Näin työntekijänne tietävät, keneen ottaa yhteyttä hätätilanteessa.

8. Tarkista uudet rakennusmääräykset

Oletteko selvittäneet, mitä rakennusteknisiä lupia uudessa varastossa tarvitaan? Tarkistakaa voimassa olevat vaatimukset, jotta toimintaan ei tule katkoja muutonkaan yhteydessä.

Paikalliset talotekniikkaan erikoistuneet yritykset voivat myös olla mukana varaston tilasuunnittelussa, joten keskustelkaa asiantuntijoiden kanssa hyvissä ajoin pelastusreiteistä, sammutusjärjestelmistä ja pysäköintipaikoista. Koska rakennusmääräykset voivat vaihdella kaupungeittain, tarkastus on tärkeää suorittaa varsinkin silloin, kun yritys muuttaa uudelle paikkakunnalle.

9. Tee osoitteenmuutos

Tehkää virallinen osoitteenmuutos Patentti- ja rekisterihallitukselle sekä Postille hyvissä ajoin ennen muuttoa. Ilmoittakaa muutosta kaikille, jotka tarvitsevat uudet yhteystietonne. Tämä kattaa tavaranmyyjät ja -toimittajat, postin sekä muut viranomaiset, sähköyhtiön, asiakkaat ja työntekijät.

Muistakaa myös ilmoittaa uusi osoitteenne verkkosivustollanne. Älkää myöskään unohtako siirtää sähkösopimusta tai tehdä uutta verkkoliikennesopimusta uuteen varastoonne. Nämä pienet yksityiskohdat voivat unohtuessaan hidastaa toiminnan käynnistämistä.

Ota kaikki irti varastotilastasi Milewayn avulla

Suunnittelittepa sitten liiketoimintanne laajentamista, sen optimointia tai toiminnan monipuolistamista, Mileway ymmärtää ajan myötä muuttuvia tilatarpeitanne. Tiedämme, että suurin osa asiakkaistamme suunnittelee toiminnan laajentamista. Tätä tukee laaja verkostomme Last Mile -sijainneiksi soveltuvia kiinteistöjä eri puolilla Eurooppaa, joten voitte kasvaa luottavaisin mielin, vaikka nykyistä vuokrasopimusta olisi vielä jäljellä.

Pidämme tärkeänä myös asiakkaidemme omien vastuullisuustavoitteiden tukemista ja olemme sitoutuneet tekemään varastoistamme mahdollisimman energiatehokkaita, jotta kustannukset saadaan pidettyä kurissa.

Seuraamalla näitä ohjeita voitte muuttaa varastotilanne luottavaisin mielin. Mikäli suunnittelette muuttoa ja tarvitsette yritystoiminnalle täydellisen kohteen alueeltanne, löydätte valikoimastamme varmasti sopivan ratkaisun. Valikoimaamme kuuluu Suomessa lähes 1 000 toimitilaa, jotka kaikki sijaitsevat taajamien välittömässä läheisyydessä. Voitte selata vapaana olevia kohteitamme ja suodattaa tulokset hakutoiminnoista sijainnin perusteella täällä.