MILEWAY B.V., Alankomaiden oikeuden alla perustettu osakeyhtiö (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid), kotipaikka Parnassusweg 723, (1077 DG) Amsterdam, Alankomaat, rekisteröity Alankomaiden kaupparekisteriin numerolla 71555730, yhdessä usean muun samaan konserniin kuuluvan yhtiön kanssa, jotka ovat kiinteistöjen omistajia ja vuokranantajia.

Tämän tietosuojaselosteen liitteessä 1 listattujen omistajien, omaisuudenhoitajana toimivan Mileway B.V.:n ja muiden liiketoimintaamme osallistuvien tahojen, kuten Mileway B.V.:n hallinnoimien kiinteistöiden isännöitsijäpalveluiden sekä talous-/hallintopalveluiden tarjoajan, välillä on läheinen suhde ja vallitsee tiivis yhteistyö. Tästä johtuen tämä tietosuojaseloste on laadittu Mileway B.V:n, omistajien sekä muiden osallistuvien toimijoiden puolesta, jotta tämä seloste olisi sinulle mahdollisimman ytimekäs ja selkeä. Tässä tietosuojaselosteessa näihin osapuoliin viitataan yhdessä “Mileway”, “meille”, “meidän” tai “me”. Jos haluat saada kaikista henkilötietojasi käsittelevistä tahoista tarkat tiedot – voit milloin tahansa lähettää pyyntösi osoitteeseen privacy@mileway.com ja toimitamme nämä tiedot sinulle maksutta.

Jos olet jonkun meidän kiinteistömme vuokralainen, olet tavanomaisesti yhteydessä ainoastaan vuokratun tilan omaisuudenhoitajaan ja isännöitsijään. Jos olet epävarma vuokratun tilan omistajasta (ja/tai muista vuokrasopimuksen yhteydessä henkilötietojasi mahdollisesti käsittelevistä tahoista), voit lähettää pyynnön osoitteeseen privacy@mileway.com ja toimitamme tämän tiedon sinulle maksutta. Näet vuokraamiesi tilojen omistajan myös vuokranantajan vaihtumista koskevasta ilmoituksesta (inbeheerbrief).

Me keräämme, säilytämme ja käytämme henkilötietoja vuokranantajan, asiakkaan, tilaajan sekä palveluiden tarjoajan roolissa. Soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti (mukaan lukien yleinen tietosuoja-asetus, “GDPR”) olemme rekisterinpitäjiä sinulta keräämiemme, hallussa pitämiemme ja/tai käyttämiemme (käsittelemiemme) henkilötietojesi osalta.

Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka me keräämme, käytämme ja jaamme henkilötietojasi liiketoimintamme yhteydessä, mukaan lukien:

• mitä henkilötietoja keräämme sekä milloin ja miksi käytämme niitä;
• miten jaamme henkilötietoja Milewayssa sekä meidän palveluntarjoajille ja muille kolmansille osapuolille;
• kerromme lisää suoramarkkinoinnista;
• henkilötietojen siirtäminen maailmanlaajuisesti;
• miten me suojaamme ja säilytämme henkilötietoja;
• käytettävissä olevat lailliset oikeudet yksityisyytesi hallinnoimiseksi; ja
• miten voit olla meihin yhteydessä saadaksesi lisätietoa.

Päivitykset

Voimme muuttaa tätä tietosuojaselostetta ajoittain pitääksemme sen ajan tasalla liiketoimintamme ja lakisääteisten vaatimusten kanssa. Kaikki muutokset löytyvät täältä: mileway.com/fi/kolmansia-osapuolia-koskeva-tietosuojaseloste/. Tarkistathan tältä verkkosivulta säännöllisesti uusimman version tästä tietosuojaselosteesta. Mikäli teemme olennaisia muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, me pyrimme tiedottamaan sinua tästä verkkosivuillamme.

1. Mitä henkilötietoja me keräämme sekä milloin ja miksi käytämme niitä

Tässä osiossa saat lisätietoa siitä

• milloin me keräämme henkilötietoja
• mitä henkilötietoja me keräämme
• miten me käytämme henkilötietoja
• lainmukaiset perusteet henkilötietojen käyttämiselle

Milloin me keräämme henkilötietoja

Me keräämme sinusta tietoja, jos:

• ostat jonkun meidän tuotteen tai palvelun;
• vuokraat jonkun meidän tiloistamme;
• olet meihin yhteydessä (mukaan lukien verkkosivujen kautta) kyselläksesi meidän tuotteistamme, palveluistamme tai tiloistamme;
• työskentelet yritykselle, joka ostaa meidän tuotteitamme tai palveluitamme tai vuokraa meidän tilojamme;
• työskentelet yritykselle, jolta vuokraamme tai ostamme tuotteita, kiinteistöjä tai palveluita.

Me voimme kerätä sinusta tietoja käyttämiesi tai sellaisen yrityksen, jolle työskentelet, käyttämien tuotteiden, kiinteistön tai palveluiden entiseltä omistajalta tai hallinnoijalta.

Henkilötiedot, joita keräämme ja käytämme

Me vastaanotamme ja käsittelemme seuraavia tietoja sinusta:

• koko nimi (mukaan lukien titteli, etunimi/-nimet ja sukunimi);
• syntymäaika;
• työnimike / ammatti;
• yhteystiedot: mukaan lukien työ- tai kotiosoite, työ tai henkilökohtainen sähköpostiosoite, työ- tai kotipuhelinnumero ja matkapuhelinnumero;
• taloudelliset tiedot mukaan lukien pankkitilitiedot tai luottotiedot;
• ääni- ja videotallenteet tapaamisista, joihin olet osallistunut; ja
• Me voimme käsitellä henkilötietojasi myös laillisten oikeuksiemme toteuttamiseen, käyttämiseen ja puolustamiseen.

Lainmukaiset perusteet henkilötietojesi käyttämiseksi

Me keräämme, käytämme ja jaamme henkilötietojasi ainoastaan silloin, kun olemme varmoja, että meillä on tähän asianmukainen laillinen peruste. Näin voi olla, kun:

• meidän on käsiteltävä henkilötietojasi tehdäksemme sopimuksen tai ryhtyäksemme toimiin solmiaksemme sopimuksen kanssasi. Tarvitsemme henkilötietojasi (nimi, syntymäaika, taloudelliset tiedot ja kopio passista) esimerkiksi tarjotaksemme sinulle ja/tai yrityksellesi palveluitamme;
• me tarvitsemme henkilötietojasi (yhteystiedot ja työnimike/ammatti) oikeutetun etumme perusteella kaupallisena toimijana;
• meidän on käytettävä henkilötietojasi (nimi, yhteystiedot, syntymäaika ja kopio passista) täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme; ja/tai
• meillä on suostumuksesi käsitellä henkilötietojasi tiettyyn tarkoitukseen.
• Huolehdimme tiedoistasi aina oikeasuhtaisella ja yksityisyyttäsi kunnioittavalla tavalla ja sinulla on oikeus vastustaa käsittelemistä kuten osiossa 5 kerrotaan.

Jos haluat tietää lisää lainmukaisista perusteista, joiden nojalla käsittelemme henkilötietoja, voit olla yhteydessä meihin: at privacy@mileway.com

2. Henkilötietojen jakaminen milewayssa, palveluntarjoajillemme ja viranomaisille

Tässä osiossa saat lisää tietoa siitä, kuinka jaamme henkilötietoja:

• Milewayssa;
• kolmansille osapuolille, jotka auttavat meitä tarjoamaan palveluitamme; ja
• valtion organisaatioille ja virastoille, lainvalvonta- ja sääntelyviranomaisille.

Me jaamme henkilötietojasi alla kuvatulla tavalla ja alla kuvattuja tarkoituksia varten:

• muille konserniimme kuuluville yrityksille, jos tällainen siirtäminen on välttämätöntä liiketoiminnallemme;
• kolmansille osapuolille, jotka auttavat hallinnoimaan liiketoimintaamme ja toimittavat meille palveluita. Tällaiset kolmannet osapuolet ovat sitoutuneet salassapitoon ja käsittelevät meidän heille jakamia tai heidän meidän puolesta hankkimia henkilötietoja yksinomaan tarjotakseen sovittuja palveluita meille. Tällaisia tahoja ovat isännöitsijät, ammattimaiset neuvonantajat ja tietojärjestelmien palveluntarjoajat, jotka auttavat hallinnoimaan tietojärjestelmiä ja liiketoiminnan tukitoimintoja;
• valtion organisaatioille ja virastoille sekä lainvalvonta- ja sääntelyviranomaisille, joilla voidaan tarkoittaa mm. Alankomaiden tai Iso-Britannian tietosuojaviranomaisia, noudattaaksemme kaikkia soveltuvia lakeja ja asetuksia sekä lainvalvontaviranomaisten, sääntelyviranomaisten ja valtion virastojen pyyntöjä;
• pankkien ja maksupalveluntarjoajien kanssa vahvistaaksemme ja toteuttaaksemme maksuja; ja
• luottotietotoimijoiden ja -järjestöjen kanssa estääksemme petoksia.

Jos me tulevaisuudessa myymme tai siirrämme osittain tai kokonaan meidän liiketoimintamme tai omaisuuttamme kolmannelle osapuolelle, me voimme luovuttaa tietoja potentiaaliselle tai todelliselle ostajalle.

Osapuolet, joille voimme luovuttaa henkilötietojasi yllä esitetyn mukaisesti, voivat olla sijoittuneet Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella sijaitsevaan valtioon, jossa saattaa olla sijaintimaatasi matalampi henkilötietojen suojan tason. Näin voi olla esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: kun raportoimme merkittävistä tapahtumista osakkeenomistajillemme tai oikeudellisille neuvonantajillemme, jotka voivat olla Yhdysvalloissa.

Tällaisissa tapauksissa varmistetaan, että asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen riittäväksi suojaamiseksi toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tarkemmin ilmaistuna tulemme toteuttamaan seuraavat toimenpiteet: EU:n vakiosopimuslausekkeet.

Henkilötietojasi ja/tai henkilöprofiiliasi ei vuokrata, eikä myydä kolmansille osapuolille ilman sinun nimenomaista etukäteen antamaa suostumustasi.

3. Lisätietoa suoramarkkinoinnista

Tässä osiossa saat tietoa:

• miten me käsittelemme henkilötietoja pitääksemme sinut ajan tasalla palveluistamme; ja
• miten voit hallinnoida markkinointia koskevia valintojasi.

Miten me käsittelemme henkilötietoja pitääksemme sinut ajan tasalla palveluistamme

Me voimme käsitellä henkilötietoja kertoaksemme sinulle palveluistamme, joiden uskomme kiinnostavan sinua. Voimme olla sinuun yhteydessä sähköpostitse, postitse, puhelimitse tai muiden viestintäkanavien välityksellä, minkä uskomme olevan sinulle hyödyllistä. Kunnioitamme aina valintojasi siitä, kuinka toivot meidän toteuttavan markkinointitoimia sinun kanssasi.

Miten voit hallinnoida markkinointia koskevia valintojasi

Suojataksemme oikeuttasi yksityisyyteen ja varmistaaksemme, että sinulla on hallinta siitä, miten toteutamme markkinointia sinun kanssasi:

• teemme tarvittavat toimet pitääksemme suoramarkkinoinnin kohtuullisella ja oikeasuhtaisella tasolla ja lähetämme sinulle ainoastaan sellaista viestintää, jonka uskomme olevan sinulle kiinnostavaa ja tarpeellista; ja
• voit milloin tahansa pyytää meitä lopettamaan suoramarkkinoinnin ja voit pyytää meitä lopettamaan sähköpostimarkkinoinnin lähettämisen lähettämällä sähköpostin osoitteeseen privacy@mileway.com.

Suosittelemme, että tarkastat säännöllisesti tietosuojaselosteet sekä valinnat, jotka ovat saatavillasi, sosiaalisen median palveluissa, muilla kolmannen osapuolen alustoilla ja käyttäjätililläsi meidän palvelussamme.

4. Miten suojaamme ja säilytämme tietojasi

Turvallisuus

Olemme ottaneet käyttöön ja ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, käytäntöjä ja menettelyitä, jotka on suunniteltu pienentämään riskiä, joka liittyy vahingossa tapahtuvaan tietojen tuhoutumiseen tai häviämiseen sekä tietojen luvattomaan luovuttamiseen tai niihin pääsemiseen.

Meidän toteuttamat toimet sisältävät:

• työntekijöillemme sekä palveluntarjoajillemme asetetut salassapitovelvoitteet;
• käsittelytarkoitukseensa tarpeettomien henkilötietojen tuhoaminen tai pysyvä anonymisointi; ja
• tiukkojen turvatoimien noudattaminen henkilötietojesi säilyttämisessä ja luovuttamisessa estääksemme luvattoman pääsyn niihin.

Koska tietojen suojaaminen riippuu osaltaan myös viestintään käyttämäsi tietokoneen turvallisuudesta ja siitä, miten suojaat käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, toteutathan asianmukaiset toimenpiteet tältä osin tietojen suojaamiseksi.

Henkilötietojesi säilyttäminen

Me säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on perustellusti välttämätöntä siinä tarkoituksessa, johon ne oli tässä tietosuojaselosteessa esitetyn mukaisesti kerätty. Kun tietojasi ei enää tarvita, varmistamme, että ne hävitetään turvallisella tavalla. Joissakin tilanteissa, voimme säilyttää henkilötietojasi pidemmän ajan, esimerkiksi kun olemme velvoitettu toimimaan näin lainsäädäntöön, muuhun sääntelyyn, verotukseen tai kirjanpitoon liittyvien velvoitteiden takia tai jos tarvitsemme tarkat tiedot yhteydenpidostasi kansamme valitusten vuoksi tai jos perustellusti uskomme käsillä olevan mahdollinen oikeudenkäynti, johon henkilötietosi tai yhteydenpitomme kanssasi liittyy.

5. Lailliset oikeutesi yksityisyytesi hallitsemiseksi

Tietyt poikkeukset huomioiden ja joissain tapauksissa suorittamistamme käsittelytoimista riippuen, sinulla on henkilötietoihisi liittyen oikeus;

• saada pääsy henkilötietoihin;
• oikaista tai poistaa henkilötietoja;
• rajoittaa henkilötietojesi käsittelemistä;
• siirtää henkilötietosi;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelemistä;
• vastustaa miten henkilötietojasi käytetään suoramarkkinointiin;
• saada kopio suojatoimista, joiden nojalla henkilötietojasi siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle; ja
• tehdä valitus paikalliselle valvontaviranomaiselle.

Jos haluat käyttää mitä tahansa yllä mainituista oikeuksistasi, ennen kuin luovutamme henkilötietoja sinulle, voimme pyytää sinulta lisätietoja henkilöllisyytesi varmentamiseksi ja turvallisuussyistä. Pidätämme oikeuden veloittaa sinulta lain salliessa maksu esimerkiksi silloin, jos pyyntösi on selvästi perusteeton tai kohtuuton.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy@mileway.com. Lakisääteisistä ja muusta sallitusta harkinnanvaraisuudesta riippuen teemme kaikki kohtuulliset toimenpiteet toteuttaaksemme pyyntösi viipymättä tai ilmoittaaksemme sinulle, mikäli tarvitsemme lisätietoja pyyntösi täyttämiseksi.

Me emme välttämättä pysty aina vastaamaan pyyntöösi täysimääräisesti esimerkiksi, jos pyynnölläsi on vaikutusta meidän ja kolmannen osapuolen välillä sitovaan salassapitovelvoitteeseen, tai jos me olemme laillisesti oikeutettuja käsittelemään pyyntösi toisella tavalla.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus pyytää meitä toimittamaan sinulle kopio meidän hallussa olevista henkilötiedoistasi sekä oikeus saada tieto (a) siitä, mistä henkilötiedot on saatu; (b) käsittelyn tarkoituksista, oikeusperusteesta ja keinoista; (c) rekisterinpitäjän identiteetistä; ja (d) yhteisöistä tai yhteisöjen ryhmistä, joille henkilötietoja voidaan siirtää.

Oikeus oikaista tai poistaa henkilötiedot

Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Me saatamme pyrkiä varmentamaan henkilötietojen oikeellisuuden ennen kuin oikaisemme tiedon.

Voit myös pyytää meitä poistamaan henkilötietosi tietyissä tilanteissa:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin
• peruutat suostumuksesi (kun käsittely on perustunut antamaasi suostumukseen);
• kun vastustat käsittelyä (katso alempana oikeudesta vastustaa henkilötietojesi käsittelyä);
• tietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
• tiedot on poistettava yhtiöön soveltuvan lakisääteisen velvoitteen takia.

Me emme ole velvoitettuja täyttämään henkilötietojesi poistoa koskevaa pyyntöäsi, jos henkilötietojesi käsitteleminen on välttämätöntä:

• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai
• oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen

Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun:

• tietojen paikkansapitävyys kiistetään, kunnes varmistamme tietojen paikkansapitävyyden; tai
• käsittely on lainvastaista, mutta et halua henkilötietojasi poistettavan; tai
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, mutta me tarvitsemme niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
• olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä, odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Me voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä tekemäsi rajoittamispyynnön jälkeen, jos:

• meillä on sinun suostumus;
• oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; tai
• suojataksemme toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksia.

Oikeus siirtää henkilötiedot

Voit pyytää meitä toimittamaan sinulle henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, tai voit pyytää, että tietosi siirretään suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, mutta vain silloin, jos:

• käsittely perustuu antamaasi suostumukseen tai sinun kanssa tehdyn sopimuksen toteuttamiseen; ja
• käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä

Voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu meidän oikeutettuun etuumme, jos uskot perustavanlaatuisten oikeuksiesi ja vapauksiesi ohittavan meidän oikeutetun etumme. Jos ilmaiset vastustavasi käsittelyä, meillä on mahdollisuus esittää meillä olevan sinun oikeudet ja vapaudet syrjäyttävä oikeutettu etu.

Oikeus vastustaa miten henkilötietojesi käytetään suoramarkkinointiin

Voit pyytää meitä muuttamaan tapaa, jolla olemme sinuun yhteydessä suoramarkkinointitarkoituksessa.

Voit pyytää, että me emme siirrä sinun henkilötietojasi kolmansille osapuolille suoramarkkinointi tai muissa tarkoituksissa.

Oikeus saada kopio henkilötietojen siirtämisessä Euroopan talousalueen ulkopuolelle käytettävistä suojatoimista

Voit pyytää kopiota tai tietoa suojatoimista, joiden nojalla henkilötietojasi siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Voimme peittää tiettyjä tietoja tiedonsiirtosopimuksista kaupallisten ehtojen suojaamiseksi.

Oikeus tehdä valitus paikalliselle valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus paikalliselle valvontaviranomaiselle, jos sinulla on huoli siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi.

Pyydämme, että pyrkisit ensin selvittämään huolesi meidän kanssamme, vaikka sinulla onkin milloin tahansa oikeus olla yhteydessä valvontaviranomaiseen.

6. Ota yhteyttä

Tähän tietosuojaselosteeseen liittyvien kysymysten osalta voit ensisijaisesti olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme:

Sähköposti: Privacy@Mileway.com
Osoite: Mileway B.V.
Nicola Burke
Parnassusweg 723
1077 DG, Amsterdam Alankomaat

Jos sinulla on kysymyksiä, ajatuksia tai valitettavaa liittyen tämän tietosuojaselosteen noudattamiseen, sinua koskevista meidän hallussa olevista tiedoista tai jos haluat käyttää oikeuksiasi, kannustamme sinua olemaan ensin yhteydessä meihin. Me selvitämme ja pyrimme ratkaisemaan kaikki valitukset ja riidat ja teemme kohtuudella kaikkemme toteuttaaksemme toiveesi käyttää oikeuksiasi niin pian kuin mahdollista ja joka tapauksessa tietosuojalainsäädännön edellyttämän aikarajan puitteissa.

Yhteydenottaminen valvontaviranomaiseen

Sinulla on milloin tahansa oikeus tehdä valitus paikalliselle valvontaviranomaiselle (kuten asuinpaikkasi, työskentelypaikkasi tai väitetyn rikkomuksen sijaintipaikan valvontaviranomaiselle), jotka ovat Yhdistyneessä kuningaskunnassa Information Commissioner’s Office ja Alankomaissa Autoriteit Persoonsgegevens. Pyydämme, että ennen kuin olet yhteydessä paikalliseen tietosuojaviranomaiseen, pyrkisit selvittämään minkä tahansa asiasi ensin meidän kanssamme.

Tähän tietosuojaselosteeseen liittyvien kysymysten osalta voit ensisijaisesti olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme:

Sähköposti: Privacy@Mileway.com
Osoite: Mileway B.V.
Nicola Burke
Parnassusweg 723
1077 DG, Amsterdam Alankomaat

Jos sinulla on kysymyksiä, ajatuksia tai valitettavaa liittyen tämän tietosuojaselosteen noudattamiseen, sinua koskevista meidän hallussa olevista tiedoista tai jos haluat käyttää oikeuksiasi, kannustamme sinua olemaan ensin yhteydessä meihin. Me selvitämme ja pyrimme ratkaisemaan kaikki valitukset ja riidat ja teemme kohtuudella kaikkemme toteuttaaksemme toiveesi käyttää oikeuksiasi niin pian kuin mahdollista ja joka tapauksessa tietosuojalainsäädännön edellyttämän aikarajan puitteissa.

Yhteydenottaminen valvontaviranomaiseen

Sinulla on milloin tahansa oikeus tehdä valitus paikalliselle valvontaviranomaiselle (kuten asuinpaikkasi, työskentelypaikkasi tai väitetyn rikkomuksen sijaintipaikan valvontaviranomaiselle), jotka ovat Yhdistyneessä kuningaskunnassa Information Commissioner’s Office ja Alankomaissa Autoriteit Persoonsgegevens. Pyydämme, että ennen kuin olet yhteydessä paikalliseen tietosuojaviranomaiseen, pyrkisit selvittämään minkä tahansa asiasi ensin meidän kanssamme.

Liite 1: Kiinteistön omistajat (Klikkaa tästä)