Déclaration sur la protection de la vie privée des tiers

MILEWAY B.V., une société à responsabilité limitée (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid), constituée en vertu du droit des Pays-Bas, dont le siège social se trouve Parnassusweg 723, (1077 DG) Amsterdam, Pays-Bas, immatriculée au registre du commerce néerlandais sous le numéro 71555730, conjointement à plusieurs autres sociétés au sein de son groupe d’entreprises, qui sont les propriétaires et bailleurs de biens immobiliers.

Eu égard aux liens étroits ainsi qu’à la coopération entre le(s) propriétaire(s) (figurant à l’Annexe 1 de cette Déclaration sur la protection de la vie privée des tiers), Mileway B.V (en sa qualité de gestionnaire d’actifs immobiliers) et d’autres entités participant à l’exercice de nos activités commerciales telles que celles de gestionnaire de biens et de prestataire de services de gestion/financiers relativement aux biens immobiliers dont Mileway B.V. assure la gestion, la présente Déclaration sur la protection de la vie privée a été rédigée au nom de Mileway B.V., du(des) propriétaire(s) ainsi que des autres parties concernées afin de veiller à ce que ce document soit aussi concis et clair que possible pour vous. Dans les dispositions restantes de cette déclaration sur la protection de la vie privée, ces parties sont par conséquent désignées à titre collectif comme « Mileway », « nous » ou « notre ». Si vous souhaitez connaître l’identité exacte de toutes les parties susceptibles de traiter vos données personnelles, vous pouvez à tout moment faire cette demande à l’adresse suivante: privacy@mileway.com et nous vous fournirons gratuitement ces informations.

Si vous êtes locataire de l’un de nos biens immobiliers, vous ne serez (en principe) en contact qu’avec les gestionnaires de biens et d’actifs des lieux loués. Si vous n’êtes pas certain(e) de l’identité exacte du propriétaire des lieux loués (et/ou de l’identité des autres parties pouvant procéder au traitement de vos données personnelles dans le contexte du contrat de bail), vous pouvez faire une demande à l’adresse suivante: privacy@mileway.com et nous vous fournirons gratuitement ces informations. Vous pouvez également trouver l’identité du propriétaire des locaux que vous louez dans la notification de modification de bailleur.

Nous collectons, stockons et utilisons des données personnelles en nos qualités de bailleur, client et fournisseur de services. Conformément à la législation applicable sur la protection de la vie privée et des données (y compris le RGPD), nous intervenons à titre de responsable du traitement relativement à vos données personnelles que nous collectons, détenons et/ou utilisons (traitement).

Cette déclaration sur la protection de la vie privée explique la manière dont nous collectons, utilisons et partageons les données personnelles dans le cours de nos activités commerciales, notamment :

quelles données personnelles sont collectées et quand et pourquoi nous les utilisons ;
comment nous partageons les données personnelles au sein de Mileway et avec nos fournisseurs de services et d’autres tiers ;
une explication plus détaillée quant au Marketing direct ;
le transfert de données personnelles à l’échelle mondiale ;
comment nous protégeons et stockons les données personnelles ;
les droits juridiques à notre disposition contribuant à gérer la protection de votre vie privée ; et
comment vous pouvez nous contacter pour une assistance supplémentaire.

Mises à jour

Nous sommes susceptibles de réviser cette déclaration sur la protection de la vie privée de temps à autre pour être à jour quant aux exigences légales et à la manière dont nous exerçons notre activité. Les mises à jour seront publiées sur cette page Web à l’adresse mileway.com/fr/declaration-sur-la-protection-de-la-vie-privee-des-tiers/. Veuillez consulter régulièrement ces pages pour prendre connaissance de la toute dernière version de cette déclaration. Si nous procédons à des modifications fondamentales de cette déclaration sur la protection de la vie privée, nous ferons en sorte de vous en informer par un avis sur notre site Web.

Quelles données personnelles sont collectées et quand et pourquoi nous les utilisons

Dans cette section vous trouverez plus d’informations concernant ce qui suit :

quand nous collectons les données personnelles
les types de données personnelles collectées
comment nous utilisons les données personnelles
la base juridique à l’appui d’une utilisation des données personnelles

Quand nous collectons les informations

Nous collectons des informations vous concernant si vous :

faites l’achat d’un de nos produits ou services ;
louez l’un de nos actifs immobiliers ;
nous contactez (y compris par l’intermédiaire de notre site Web) pour des questions sur nos produits, services ou actifs ;
travaillez pour une société faisant l’achat de l’un de nos produits ou services ou louant l’un de nos actifs ;
travaillez pour une société auprès de laquelle nous faisons l’achat de produits, biens immobiliers, services ou avec laquelle nous signons des baux.

Nous pouvons collecter des informations vous concernant via le précédent propriétaire ou le gestionnaire des produits, biens immobiliers ou services que vous utilisez ou que la société pour laquelle vous travaillez utilise.

Les données personnelles que nous collectons et utilisons

Nous pouvons recevoir et traiter les informations suivantes vous concernant :

nom complet (y compris civilité, prénom, deuxième prénom et nom) ;
Date de naissance ;
Intitulé de poste / fonction ;
coordonnées : y compris l’adresse professionnelle ou du domicile, l’adresse e-mail professionnelle ou personnelle, le numéro de téléphone professionnel ou du domicile et le numéro de portable professionnel ou personnel ;
les informations financières notamment les coordonnées de compte bancaire ou les informations de solvabilité ; et
la copie de votre carte d’identité/passeport.

Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour établir, exercer ou défendre nos droits juridiques.

La base juridique à l’appui d’une utilisation de vos données personnelles

Nous collecterons, utiliserons et partagerons uniquement vos données personnelles lorsque nous sommes certains que nous sommes légalement habilités à le faire. Ceci peut être motivé par ce qui suit :

nous avons besoin d’utiliser vos données personnelles pour exécuter un contrat ou accomplir des démarches pour conclure un contrat avec vous. Nous avons par exemple besoin de vos données personnelles (votre nom, date de naissance, informations financières et une copie de votre passeport) pour assurer la prestation de nos services à votre intention et/ou celle de votre société ;
nous avons besoin d’utiliser vos données personnelles (vos coordonnées et intitulé de poste/fonction) pour nos intérêts légitimes en tant qu’organisation commerciale ;
nous avons besoin d’utiliser vos données personnelles (votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance et une copie de votre passeport) pour nous conformer à une obligation applicable légale ou réglementaire nous incombant ; et/ou
nous avons votre consentement pour l’utilisation de vos données personnelles pour une activité particulière.

Dans tous ces cas, nous assurerons la protection de vos informations à tout moment d’une manière proportionnée et respectueuse de vos droits en matière de protection de la vie privée. Vous êtes en droit de vous opposer au traitement comme il est expliqué à la Section 5.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la base juridique à l’appui de notre traitement des données personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@mileway.com.

Partage de données personnelles au sein de mileway, avec nos fournisseurs de services et nos régulateurs

Vous pouvez dans cette section en savoir plus sur la manière dont nous partageons les données personnelles :

au sein de Mileway ;
avec les tiers qui nous assistent dans la fourniture de nos services ; et
avec les organisations et instances gouvernementales, les autorités chargées de l’application de la loi et les régulateurs.

Nous partageons vos données personnelles de la manière et pour les finalités décrites ci-après :

avec d’autres sociétés au sein de notre groupe lorsqu’une telle divulgation est nécessaire pour la gestion de nos activités ;
avec des tiers nous assistant pour la gestion de nos activités et la prestation de nos services. Ces tiers ont accepté des restrictions en matière de confidentialité et ils n’utilisent les données personnelles que nous partageons avec eux ou qu’ils collectent en notre nom uniquement aux fins de nous fournir les services retenus par contrat. Ceux-ci désignent les gestionnaires de biens immobiliers, les conseillers professionnels et les fournisseurs de services informatiques nous apportant une assistance pour la gestion de nos systèmes informatiques et de back office ;
avec des organisations et instances gouvernementales, des autorités chargées de l’application de la loi, des régulateurs, pouvant inclure l’Autorité de protection des données aux Pays-Bas (Autoriteit Persoonsgegevens), le Bureau du Commissaire à l’information au Royaume-Uni (Information Commissioner’s Office) ou la Commission nationale de l’informatique et des libertés en France (CNIL), afin de nous conformer à l’ensemble des lois, réglementations et règles en vigueur, ainsi qu’aux demandes des autorités chargées de l’application de la loi, des instances gouvernementales, réglementaires et autres ;
avec les banques et les fournisseurs de paiement pour autoriser et effectuer des paiements ; et
avec les agences de vérification de solvabilité et les organisations luttant contre la fraude.

Si à l’avenir, nous vendons ou transférons certains ou l’ensemble de nos activités ou actifs à un tiers, nous sommes susceptibles de divulguer des informations à un acheteur tiers potentiel ou effectif de nos activités ou actifs.

Les parties auxquelles nous sommes susceptibles de communiquer vos données personnelles, telles désignées ci-dessus, peuvent être situées dans des pays en dehors de l’Espace Économique Européen (EEE). Ceux-ci peuvent proposer un niveau inférieur de protection des données à celui garanti par le pays où vous résidez. Il en sera ainsi par exemple dans la situation suivante : Transmission de rapports d’incidents graves à nos Actionnaires ou conseillers juridiques, pouvant se trouver aux États-Unis.

Nous veillerons en ce cas à ce que des mesures appropriées soient prises afin de garantir une protection adéquate de vos données personnelles conformément à la législation applicable sur la protection des données. De manière plus spécifique, nous mettrons en place les mesures suivantes : Clauses contractuelles types de l’UE.

Vos données personnelles et/ou profils personnels ne sauraient être loués ni vendus à des tiers sans votre consentement explicite préalable.

Une explication plus détaillée quant au marketing direct

Dans cette section vous trouverez plus d’informations concernant ce qui suit :

comment nous utilisons vos données personnelles pour vous tenir à jour de nos services ; et
comment vous pouvez gérer vos préférences de marketing.

Comment nous utilisons vos données personnelles pour vous tenir à jour de nos services

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous tenir informé(e) des services dont nous pensons qu’ils vous intéresseront. Nous pouvons vous contacter par e-mail, publication ou téléphone ou par d’autres circuits de communication dont nous pensons qu’ils vous sembleront utiles. Nous respecterons dans tous les cas vos préférences quant à la manière dont vous souhaitez que notre activité marketing à votre intention soit gérée.

Comment vous pouvez gérer vos préférences de marketing

Afin d’assurer la protection des droits relatifs à la vie privée et pour garantir votre contrôle sur notre gestion marketing vous concernant :

Nous mettrons en place des mesures afin de limiter le marketing direct à un niveau raisonnable et proportionné. Nous vous enverrons uniquement des communications dont nous estimons qu’elles peuvent vous intéresser ou qu’elles sont pertinentes pour vous ; et
Il vous est possible de nous demander à tout moment de suspendre tout marketing direct et de cesser l’envoi de tout e-mail de marketing en adressant un message à l’adresse suivante : privacy@mileway.com.

Nous vous recommandons de vérifier régulièrement la déclaration sur la protection de la vie privée ainsi que les paramètres de préférences auxquels vous avez accès sur les réseaux sociaux ainsi que les autres plateformes tierces, de même que les préférences de votre compte sur notre plateforme.

Comment nous protégeons et stockons vos informations

Sécurité

Nous avons mis en place et maintenons des mesures, politiques et procédures techniques et organisationnelles adéquates en matière de sécurité. Elles ont vocation à limiter le risque d’une destruction ou perte accidentelle, ou la divulgation ou l’accès sans autorisation de ces informations en fonction de la nature des données concernées.

Les mesures adoptées comptent notamment :

assujettir les membres de notre personnel et les prestataires de services à des obligations de confidentialité ;
détruire ou anonymiser de manière permanente les données personnelles si elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ; et
observer des procédures strictes de sécurité quant au stockage et à la transmission de vos données personnelles afin d’empêcher tout accès à ces dernières sans autorisation.

La sécurité des informations dépend en partie de celle de l’ordinateur que vous utilisez pour communiquer avec nous. Il en est de même pour les mesures de sécurité adoptées pour protéger vos identifiants et mots de passe, veuillez donc prendre les mesures adéquates pour protéger ces informations.

Stockage de vos données personnelles

Nous procéderons au stockage de vos données personnelles aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ainsi qu’expliqué dans cette déclaration sur la protection de la vie privée. Lorsque vos informations ne sont plus nécessaires, nous veillerons à leur effacement d’une manière fiable. Dans certaines circonstances nous sommes susceptibles de stocker vos données personnelles durant des périodes plus longues, lorsque nous sommes par exemple tenus de le faire conformément à des exigences légales, réglementaires, fiscales ou comptables. Il peut en être de même si nous avons besoin d’un historique précis de vos transactions avec nous dans l’éventualité de plaintes ou contestations quelconques, ou si nous estimons raisonnablement qu’il existe un risque de procédure judiciaire en rapport avec vos données personnelles ou transactions.

Droits juridiques à notre disposition contribuant à gérer la protection de votre vie privée

Sous réserve de certaines dérogations et dans certains cas en fonction de l’activité de traitement à laquelle nous procédons, vous êtes titulaire de certains droits relativement à vos données personnelles, notamment :

accéder aux données personnelles ;
rectifier / effacer les données personnelles ;
limiter le traitement de vos données personnelles ;
transférer vos données personnelles ;
s’opposer au traitement des données personnelles ;
s’opposer à la manière dont nous utilisons vos données personnelles à des fins de marketing direct ;
obtenir une copie des mesures de sécurité des données personnelles qui sont utilisées pour les transferts en dehors de votre juridiction ; et
introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits mentionnés ci-dessus, nous sommes susceptibles de vous demander des informations supplémentaires afin de confirmer votre identité et à des fins de sécurité. Avant toute divulgation de données personnelles, nous nous réservons en particulier le droit de facturer des frais si la loi l’autorise, par exemple si votre demande est manifestement infondée ou excessive.

Vous pouvez exercer vos droits par l’envoi d’un e-mail à l’adresse suivante : privacy@mileway.com. Sous réserve des considérations juridiques et autres autorisées, nous engagerons tous les efforts raisonnables pour satisfaire rapidement à votre demande ou pour vous informer si nous avons besoin d’informations supplémentaires afin d’y répondre.

Nous pouvons ne pas toujours être en mesure de traiter pleinement votre demande, par exemple si elle peut avoir une incidence sur l’obligation de confidentialité dont nous sommes redevables à l’égard d’autres personnes, ou si nous sommes légalement en droit de traiter cette demande d’une manière
différente.

Droit d’accès aux données personnelles

Vous avez le droit de nous demander de vous remettre une copie des données personnelles que nous détenons. Vous avez également le droit d’être informé(e) de (a) la source de vos données personnelles ; (b) les finalités, la base juridique et les méthodes du traitement ; (c) l’identité du responsable du traitement des données ; et (d) les entités ou catégories d’entités auxquelles vos données personnelles peuvent être transférées.

Droit de rectification ou d’effacement des données personnelles

Vous avez le droit de nous demander de rectifier des données personnelles inexactes. Nous pouvons procéder à une vérification de l’exactitude des données personnelles avant une rectification.

Vous pouvez aussi nous demander d’effacer vos données personnelles dans les circonstances limitées suivantes :

elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;
vous avez retiré votre consentement (lorsque le traitement des données était fondé sur le consentement) ;
lorsqu’un droit de s’opposer au traitement a prévalu (voir le droit de s’opposer ci-après) ;
elles ont fait l’objet d’un traitement illégal ;
pour le respect d’une obligation légale pesant sur la Société.

Nous ne sommes pas tenus de satisfaire à votre demande d’effacement de données personnelles si le traitement de ces dernières est nécessaire :

pour se conformer à une obligation légale ;
pour l’établissement, l’exercice ou la défense de revendications légales.

Droit de limiter le traitement de vos données personnelles

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles, mais uniquement dans les cas suivants :

leur exactitude est contestée, afin de nous permettre de vérifier celle-ci ;
le traitement est illicite, mais vous ne souhaitez pas leur effacement ;
elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, mais nous en avons encore besoin pour établir, exercer ou défendre des revendications légales ;
vous avez exercé votre droit d’opposition et une vérification des motifs impérieux est en cours.

Nous pouvons continuer d’utiliser vos données personnelles à la suite d’une demande de limitation, dans les cas suivants :

nous avons votre consentement ;
pour établir, exercer ou défendre des revendications légales ;
pour protéger les droits d’une autre personne physique ou morale.

Droit de transférer vos données personnelles

Vous pouvez nous demander de vous transmettre vos données personnelles sous un format structuré, couramment utilisé, lisible par ordinateur, ou vous pouvez demander leur transfert direct à l’intention d’un autre responsable du traitement, mais dans chaque cas uniquement lorsque :

le traitement se fonde sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous ; et
le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Droit d’opposition au traitement de vos données personnelles

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles ayant nos intérêts légitimes pour base juridique, si vous estimez que vos libertés et droits fondamentaux prévalent sur nos intérêts légitimes.

Si vous exprimez une opposition, nous avons la possibilité de démontrer que nos intérêts légitimes impérieux prévalent sur vos libertés et droits.

Droit d’opposition quant à la manière dont nous utilisons vos données personnelles à des fins de marketing direct

Vous pouvez demander que nous modifiions la manière dont nous vous contactons à des fins de marketing direct.

Vous pouvez demander que vos données personnelles ne soient pas transférées à l’intention de tiers non affiliés à des fins de marketing direct ou pour d’autres finalités.

Droit d’obtenir une copie des mesures de sécurité des données personnelles utilisées pour les transferts en dehors de votre juridiction

Vous pouvez demander à obtenir une copie de, ou une référence aux mesures de sécurité suivant lesquelles le transfert de vos données personnelles intervient en dehors de l’Union Européenne.

Vous pouvez rédiger des accords de transfert des données pour protéger les conditions commerciales.

Droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale en cas d’inquiétude sur la manière dont nous traitons vos données personnelles.

Nous vous demandons de bien vouloir tenter au préalable de résoudre ces questions avec nous, bien que vous ayez le droit de contacter à tout moment votre autorité de contrôle.

Nous contacter

Le principal point de contact pour toutes les difficultés résultant de cette déclaration sur la protection de la vie privée est notre Délégué à la protection des données, lequel peut être contacté des manières suivantes :

E-mail: privacy@mileway.com

Courrier postal:
Mileway B.V.
À l’attention de Nicola Burke
Parnassusweg 723
1077 DG, Amsterdam
Pays-Bas

Si vous avez des questions, inquiétudes ou réclamations concernant notre respect de cette déclaration sur la protection de la vie privée, les informations que nous détenons sur vous ou si vous souhaitez exercer vos droits, nous vous invitons à nous contacter en premier lieu. Nous ferons une enquête et nous efforcerons d’apporter une solution aux réclamations et litiges. Tous les efforts raisonnables seront engagés pour répondre à votre souhait d’exercer vos droits aussitôt que possible, et en tout cas, dans les délais impartis par les lois sur la protection des données.

Contacter votre autorité de contrôle en matière de protection des données

Vous avez le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale en matière de protection des données (à savoir, le lieu de votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou lieu de la violation alléguée). Il s’agit au Royaume-Uni du Bureau du Commissaire à l’information (Information Commissioner’s Office), aux Pays-Bas de l’Autorité de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) et en France de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Nous vous demandons de bien vouloir tenter de résoudre avec nous toute difficulté rencontrée avant de saisir votre autorité de contrôle locale.

Annexe 1 (Cliquez Ici)