Informativa Privacy

MILEWAY B.V., è una società a responsabilità limitata (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid), costituita secondo il diritto olandese, con sede legale ad Amsterdam, Paesi Bassi, in Parnassusweg 723, (1077 DG), iscritta alla Camera di Commercio olandese al numero 71555730, insieme a varie altre società della stesso gruppo societario, che sono proprietarie e locatrici di vari immobili.

Alla luce della stretta relazione e collaborazione tra il (i) proprietario(i) (elencati nell’Allegato 1 alla presente Informativa Privacy), Mileway B.V. (in qualità di asset manager) e altre entità coinvolte nella gestione delle nostre attività commerciali, come il property manager e il fornitore di servizi di natura finanziaria/amministrativa con riferimento agli immobili gestiti da Mileway B.V., la presente informativa sulla privacy è stata redatta per conto sia di Mileway B.V., sia del(i) proprietario(i) e delle altre parti coinvolte, al fine di mantenere il presente documento il più conciso e chiaro possibile nel Suo interesse. Nel resto della presente informativa sulla privacy, tali parti sono pertanto collettivamente denominate “Mileway“, “noi“, “nostro” o “noi“. Se desidera essere informato sull’esatta identità di tutti i soggetti legittimati a trattare i Suoi dati personali – può inviare la Sua richiesta, in qualsiasi momento, a privacy@mileway.com e Le forniremo queste informazioni gratuitamente.

Nel caso in cui sia conduttore di uno dei nostri immobili, Lei avrà (in linea di massima) contatti quasi esclusivamente con gli asset e i property manager delle unità immobiliari locate. Se non è a conoscenza dell’esatta identità del proprietario dell’unità immobiliare locata (e/o dell’identità delle altre parti che potrebbero trattare i Suoi dati personali nel contesto del contratto di locazione), può inviare la Sua richiesta a: privacy@mileway.com e Le forniremo queste informazioni gratuitamente. Inoltre, può trovare l’identità del proprietario delle unità a Lei locate nella notifica di cambio proprietà (inbeheerbrief).

Raccogliamo, conserviamo e utilizziamo i dati personali nella nostra qualità di locatore, cliente, consumatore e fornitore di servizi. In conformità alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e di privacy (incluso il GDPR), ci definiamo come responsabili del trattamento dei dati personali che raccogliamo, conserviamo e/o utilizziamo (trattiamo).

Questa informativa sulla privacy chiarisce come raccogliamo, utilizziamo e condividiamo i dati personali nel corso delle nostre attività commerciali, tra cui:

quali dati personali raccogliamo e quando e perché li utilizziamo;
come condividiamo i dati personali all’interno di Mileway e con i nostri fornitori di servizi e altre terze parti;
come funziona il Direct Marketing;
come avviene il trasferimento dei dati personali a livello globale;
come proteggiamo e conserviamo i dati personali;
i diritti di cui dispone per gestire la Sua privacy;
come può contattarci per ulteriore supporto.

Aggiornamenti

Occasionalmente potremmo modificare la presente informativa sulla privacy affinché sia sempre conforme ai requisiti di legge e al modo in cui gestiamo la nostra attività, nonché inserire eventuali aggiornamenti in questa pagina web, mileway.com/it/informativa-privacy/. La preghiamo dunque di controllare questa pagina regolarmente per prendere visione dell’ultima versione di questa informativa. Nel caso apportassimo modifiche sostanziali alla presente informativa sulla privacy, cercheremo di informarLa mediante un avviso pubblicato sul nostro sito web.

Quali dati personali raccogliamo e quando e perché li utilizziamo

In questa sezione può trovare maggiori informazioni in relazione a:

quando raccogliamo i dati personali
il tipo di dati personali che raccogliamo
come utilizziamo i dati personali
la base giuridica per l’utilizzo dei dati personali

Quando raccogliamo informazioni

Raccogliamo informazioni sul Suo conto se Lei:

acquista uno dei nostri prodotti o servizi;
prende in locazione uno dei nostri beni immobili;
ci contatta (anche attraverso il nostro sito web) per richiedere informazioni sui nostri prodotti, servizi o beni;
lavora per una società che acquista uno dei nostri prodotti o servizi o loca uno dei nostri beni immobili;
lavora per una società da cui prendiamo in locazione o da cui acquistiamo prodotti, immobili o servizi.

Potremmo raccogliere informazioni sul Suo conto tramite il precedente proprietario o gestore dei prodotti, degli immobili o dei servizi che utilizza Lei o la società per cui lavora.

Dati personali che raccogliamo e utilizziamo

Potremmo ricevere ed elaborare le seguenti informazioni sul Suo conto:

nome completo (incluso titolo, primo nome, secondo nome e cognome);
data di nascita;
titolo di lavoro/ruolo;
dati di contatto: incluso l’indirizzo di lavoro o di residenza, l’indirizzo e-mail aziendale o personale, il numero di telefono di lavoro o di casa e il numero di telefono cellulare di lavoro personale;
dati finanziari, compresi i dati del conto bancario o le informazioni sul merito creditizio;
registrazioni vocali e video delle riunioni alle quali ha partecipato; e

Potremmo anche utilizzare i Suoi dati personali per costituire, esercitare o difendere le nostre pretese legali.

Base legale per l’utilizzo dei Suoi dati personali

Raccoglieremo, utilizzeremo e condivideremo i Suoi dati personali solamente in presenza di un’adeguata base giuridica per poterlo fare. Questo potrebbe essere dovuto al fatto che:

abbiamo bisogno di utilizzare i Suoi dati personali per dare esecuzione ad un contratto con Lei sottoscritto o per porre in essere gli atti preparatori alla stipula di quest’ultimo. Ad esempio, abbiamo bisogno dei Suoi dati personali (nome, data di nascita, informazioni finanziarie e una copia del Suo passaporto) per fornirLe e/o fornire alla Sua azienda i nostri servizi;
abbiamo bisogno di utilizzare i Suoi dati personali (i Suoi dati di contatto e il Suo titolo/ruolo) per il nostro legittimo interesse come organizzazione commerciale;
abbiamo bisogno di utilizzare i Suoi dati personali (il Suo nome, i Suoi dati di contatto, la data di nascita e una copia del Suo passaporto) per adempiere ad un nostro obbligo di fonte normativa, anche regolamentare; e/o
abbiamo il Suo consenso all’utilizzo dei Suoi dati personali per una particolare attività.

In tutti i casi, tratteremo sempre le Sue informazioni, in modo proporzionato e rispettoso dei Suoi diritti sulla privacy e, a tal proposito, Le segnaliamo [nota: verifica aggiunta] che ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati come chiarito al punto 5 che segue.

Se desidera avere ulteriori informazioni in merito alla base giuridica per il trattamento dei dati personali, La preghiamo di contattarci all’indirizzo privacy@mileway.com.

Condivisione dei dati personali all’interno di mileway, con i nostri fornitori di servizi e i competenti regolatori

In questa sezione può trovare maggiori informazioni sulle modalità con cui condividiamo i dati personali:

all’interno di Mileway;
con terze parti che ci aiutano a fornire i nostri servizi; e
con le organizzazioni e agenzie governative, le forze dell’ordine e le autorità di regolamentazione.

Condividiamo i Suoi dati personali secondo le modalità e per le finalità di seguito descritte:

con altre società del nostro gruppo, laddove tale divulgazione sia necessaria per gestire la nostra attività commerciale;
con terze parti che facilitano la gestione della nostra attività e la fornitura di servizi. Queste terze parti hanno acconsentito alle restrizioni sulla riservatezza e utilizzano i dati personali che condividiamo o che raccolgono per nostro conto esclusivamente allo scopo di fornirci i servizi pattuiti. Tra questi soggetti vi sono i property manager, i consulenti professionali e i fornitori di servizi IT che si occupano della gestione dei nostri sistemi informativi e di back office;
con organizzazioni e agenzie governative, forze dell’ordine, autorità di regolamentazione, – ivi incluse l’Autorità Olandese per la Protezione dei Dati Personali e l’Ufficio del Commissario per l’Informazione – allo scopo di soddisfare tutte le prerogative di legge, dei regolamenti e delle norme applicabili, nonché le richieste delle forze dell’ordine, delle autorità di regolamentazione e di altre agenzie governative;
con le banche e i fornitori di servizi di pagamento per autorizzare e completare i pagamenti; e
con le agenzie di riferimento per il credito e le organizzazioni interessate nella prevenzione delle frodi.

Qualora in futuro vendessimo o trasferissimo una parte ovvero tutte le nostre attività o proprietà immobiliari a soggetti terzi, potremmo comunicare le suddette informazioni al potenziale o effettivo acquirente della nostra attività o dei nostri beni immobili.

Le parti a cui potremmo divulgare i Suoi dati personali, come sopra menzionati, potrebbero trovarsi in paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), che potrebbero offrire un livello di protezione dei dati inferiore rispetto a quello del paese in cui vi trovate. In tale situazione, ad esempio, potrebbe essere opportuno fornire segnalazioni di incidenti significativi ai nostri azionisti o consulenti legali, i quali potrebbero avere sede negli Stati Uniti.

In tali casi, faremo in modo di garantire che vengano adottate misure idonee ad assicurare un’adeguata protezione dei Suoi dati personali, in ottemperanza all’applicabile normativa in materia di protezione dei dati. Più specificatamente, attueremo le seguenti misure: Clausole Contrattuali Standard dell’Unione Europea.

I Suoi dati personali e/o i Suoi profili personali non saranno affittati, né venduti a terzi senza il Suo previo espresso consenso.

Per saperne di più sul marketing diretto

In questa sezione può trovare maggiori informazioni in relazione a:

come utilizziamo i dati personali per tenerLa aggiornati sui nostri servizi;
come può gestire le Sue preferenze di marketing.

Come utilizziamo i dati personali per tenerLa aggiornati sui nostri servizi

Potremmo utilizzare i dati personali per farLe conoscere i servizi che riteniamo possano essere di Suo interesse. Potremmo contattarLa via e-mail, via posta, al telefono o attraverso gli altri canali di comunicazione che riteniamo possano essere utili a tale scopo. In tutti i casi, rispetteremo le Sue preferenze in merito alla gestione dell’attività di marketing a Lei diretto.

Come può gestire le Sue preferenze di marketing

Al fine di proteggere il diritto alla privacy e garantirLe il controllo sulle modalità con cui come gestiamo il marketing a Lei diretto:

adotteremo misure idonee a contenere il marketing diretto ad un livello ragionevole e proporzionato e all’esclusivo fine di inviarLe comunicazioni che riteniamo possano interessarLa o essere per Lei rilevanti; inoltre
può chiederci la cessazione del marketing diretto in qualsiasi momento, nonché l’interruzione delle relative e-mail inviando un’email all’indirizzo privacy@mileway.com.

Le raccomandiamo di revisionare in modo regolare l’informativa sulla privacy e le impostazioni sulle preferenze disponibili sui social media e sulle piattaforme di soggetti terzi, nonché le preferenze all’interno del Suo account sui nostri sistemi. [nota: verificare]

Come proteggiamo e conserviamo le sue informazioni

Sicurezza

Abbiamo realizzato e continuiamo a mantenere, in ragione della natura delle informazioni in questione, adeguate misure di sicurezza a livello tecnico e organizzativo, nonché politiche e procedure volte a ridurre il rischio di distruzione, perdita accidentale, divulgazione o accesso non autorizzati a tali informazioni.

Le misure che adottiamo includono:

l’imposizione di determinati requisiti di riservatezza ai membri del nostro personale e ai fornitori di servizi;
la distruzione o anonimizzazione definitiva dei dati personali non più necessari agli scopi per i quali sono stati raccolti; e
il rispetto di rigorose procedure di sicurezza nella conservazione e nella divulgazione dei Suoi dati personali allo scopo di impedirne l’accesso non autorizzato.

Considerato che la protezione delle informazioni dipende parzialmente dalla sicurezza del dispositivo utilizzato per comunicare con noi e dal livello di sicurezza che si adotta per proteggere gli ID utente e le password, La preghiamo di adottare misure adeguate alla protezione delle stesse.

Memorizzazione dei dati personali

Conserveremo i Suoi dati personali per tutto il tempo ragionevolmente necessario agli scopi per cui sono stati raccolti, come chiarito nella presente informativa sulla privacy. Laddove i Suoi dati non siano più necessari, ci assicureremo che vengano eliminati in modo sicuro. In talune circostanze potremmo conservare i Suoi dati personali per maggiori periodi di tempo, qualora, ad esempio, questo fosse necessario per rispettare requisiti legali, normativi, fiscali, contabili, oppure qualora necessitassimo di una rendicontazione accurata dei Suoi rapporti con noi in caso di reclami o contestazioni, ovvero, infine, qualora ritenessimo, sulla base di fondati motivi, che sussista la possibilità di un eventuale contenzioso relativo ai Suoi dati personali o ai Suoi rapporti.

Diritti legali disponibili per aiutare a gestire la sua privacy

Salve alcune esenzioni, e salvi taluni casi dipendenti dall’attività di trattamento da noi svolta, in relazione ai Suoi dati personali Ella, ha il diritto di: [nota verificare: segnalo che manca il diritto di revoca del consenso, diverso dal diritto di rettificare]

accedere ai dati personali;
rettificare/rimuovere i dati personali;
limitare il trattamento dei Suoi dati personali;
trasferire i Suoi dati personali;
fare opposizione al trattamento dei dati personali;
opporsi all’utilizzo dei Suoi dati personali per scopi di marketing diretto;
ottenere una copia delle garanzie inerenti i dati personali utilizzate per i trasferimenti degli stessi al di fuori della Sua giurisdizione; e
presentare un reclamo alla competente autorità garante.

Qualora desideri esercitare taluno dei diritti di cui sopra, potremmo chiederLe ulteriori informazioni per confermare la Sua identità e per ragioni di sicurezza; in particolare, prima di comunicarLe i Suoi dati personali, ci riserviamo il diritto di addebitarLe un costo di servizio, laddove consentito dalla legge, qualora, ad esempio la Sua richiesta sia manifestamente infondata o eccessiva.

Può esercitare i Suoi diritti inviando un’e-mail a privacy@mileway.com. Fatte salve le disposizioni di legge e altre legittime considerazioni, faremo ogni ragionevole sforzo per soddisfare prontamente la Sua richiesta ovvero Le comunicheremo qualora avessimo bisogno di ulteriori informazioni per realizzarla.

Potremmo non essere sempre in grado di soddisfare pienamente la Sua richiesta, ad esempio se ciò dovesse avere un impatto sul dovere di riservatezza che abbiamo nei confronti di altri soggetti, ovvero se fossimo legalmente autorizzati a trattare la richiesta in modo diverso.

Diritto di accesso ai dati personali

Ha il diritto di chiedere che Le venga fornita una copia dei Suoi dati personali in nostro possesso e ha il diritto di essere informato; (a) sull’origine dei Suoi dati personali; (b) sulle finalità, sulla base giuridica e sulle modalità del trattamento; (c) sull’identità del titolare del trattamento; e (d) sui soggetti o categorie di soggetti ai quali i Suoi dati personali possono essere trasferiti.

Diritto di rettifica o cancellazione dei dati personali

Ha il diritto di chiedere la rettifica dei dati personali inesatti. Potremmo voler verificare l’esattezza dei dati personali prima di rettificarli.

Può anche richiedere la cancellazione dei Suoi dati personali in talune circostanze, quando:

non siano più necessari gli scopi per cui sono stati raccolti;
abbia ritirato il Suo consenso (nel caso in cui il trattamento dei dati si sia basato sul consenso);
sia stato esercitato un diritto di opposizione (si veda di seguito il diritto di opposizione);
siano stati trattati in modo illecito; oppure
sia necessario rispettare un obbligo di legge a cui la Società è soggetta.

Non siamo tenuti a soddisfare la Sua richiesta di cancellare i Suoi dati personali se il trattamento di quest’ultimi è necessario:

per l’adempimento di un obbligo di legge; oppure
per la costituzione, l’esercizio o la difesa di pretese legali.

Diritto di limitare il trattamento dei Suoi dati personali

Può chiederci di limitare il trattamento dei Suoi dati personali, laddove:

la loro esattezza sia contestata, per consentirci di verificarla; oppure
il trattamento sia illecito, ma non vuole che esso cessi; oppure
non siano più necessari per gli scopi per cui sono stati raccolti, ma ci servano ancora per costituire, esercitare o difendere talune pretese legali;
Lei abbia esercitato il diritto di opposizione e sia in corso la verifica dei relativi motivi.

Potremmo continuare a utilizzare i Suoi dati personali a seguito di una richiesta di restrizione, laddove:

vi sia il Suo consenso;
per costituire, esercitare o difendere pretese legali; oppure
per proteggere i diritti di un’altra persona fisica o giuridica.

Diritto di trasferimento dei Suoi dati personali

Può chiederci di fornirLe i Suoi dati personali in un formato comunemente utilizzato, leggibile dal computer [nota: verificare], oppure può chiedere di farli trasferire direttamente ad un altro titolare del trattamento, ma comunque esclusivamente nel caso in cui:

il trattamento si basi sul Suo consenso o sull’esecuzione di un contratto con Lei stipulato; e
il trattamento venga effettuato con mezzi automatizzati.

Diritto di opposizione al trattamento dei Suoi dati personali

Può opporsi a qualsiasi trattamento dei Suoi dati personali che abbia come base giuridica i nostri legittimi interessi, qualora ritenga che i Suoi diritti e libertà fondamentali siano superiori ai nostri legittimi interessi.

Qualora ponga in essere un’opposizione, avremo la possibilità di dimostrare l’esistenza, in capo a noi, di interessi legittimi e prevalenti rispetto ai Suoi diritti e libertà.

Diritto di opposizione all’utilizzo dei Suoi dati personali per scopi di marketing diretto

Può chiedere di modificare il modo in cui La contattiamo per scopi di marketing.

Può chiederci di non trasferire i Suoi dati personali a terzi non affiliati per scopi di marketing diretto o per altri fini.

Diritto di ottenere una copia delle garanzie dei dati personali utilizzate per i trasferimenti al di fuori della Sua giurisdizione

Può chiedere di ottenere una copia o un riferimento alle garanzie in base alle quali i Suoi dati personali sono trasferiti al di fuori dell’Unione Europea.

Potremmo modificare gli accordi di trasferimento dei dati al fine di proteggere le intese commerciali. [nota: verificare]

Diritto di presentare un reclamo alla competente autorità garante

Ha il diritto di presentare un reclamo alla competente autorità garante qualora abbia dubbi sulle modalità con le quali trattiamo i Suoi dati personali.

Le chiediamo, nonostante abbia il pieno diritto di contattare in qualsiasi momenti l’autorità garante, di cercare in via prioritaria di risolvere con noi qualsivoglia criticità.

Contatti

The primary point of contact for all issues arising from this privacy notice is our Data Protection Officer, who can be contacted in the following ways:

E-mail: privacy@mileway.com

Post:
Mileway B.V.
Attn Nicola Burke
Parnassusweg 723
1077 DG, Amsterdam
Paesi Bassi

Se ha domande, dubbi o reclami in merito al rispetto della presente informativa sulla privacy da parte nostra o alle informazioni in nostro possesso su di Lei, ovvero qualora desideri esercitare taluno dei Suoi diritti, La invitiamo a contattarci prima di qualsiasi altra azione. Indagheremo e cercheremo di risolvere i reclami e le controversie e faremo ogni ragionevole sforzo per soddisfare tempestivamente la Sua volontà di esercitare i diritti che Le spettano, in ogni caso entro i tempi previsti dalla normativa sulla protezione dei dati personali.

Per contattare la Sua autorità garante della protezione dei dati personali

Ha il diritto di presentare, in qualsiasi momento, un reclamo dinnanzi alla competente autorità garante della protezione dei dati (identificata secondo la Sua residenza, la sede di lavoro ovvero il luogo della presunta violazione), che nel Regno Unito è l’Ufficio del Commissario per l’Informazione e nei Paesi Bassi è l’Autorità per la Protezione dei Dati Personali (Autoriteit Persoonsgegevens). Le chiediamo, tuttavia, di tentare di risolvere qualsiasi problema con noi prima di adire la competente autorità garante.

Allegato 1 (Clicca qui)