MILEWAY B.V., ett aktiebolag registrerat i Nederländerna, med registrerad adress Parnassusweg 723, (1077 DG) Amsterdam, Nederländerna, org. nr 71555730, gemensamt med andra bolag inom samma bolagsstruktur, vilka är fastighetsägare och hyresvärdar.

Mot bakgrund av den nära relationen och samarbetet mellan ägare (listade i Bilaga 1 till detta Integritetsmeddelande), Mileway B.V. (i egenskap av förvaltare) och andra bolag involverade i den verksamhet som vi bedriver såsom fastighetsförvaltaren och finansiella/administrativa leverantörer av tjänster avseende fastigheterna Mileway B.V. förvaltar, har detta Integritetsmeddelande tagits fram för Mileway B.V., ägarna och övriga parter involverade i syfte att hålla detta dokument så koncists och tydligt som möjligt för dig. I fortsättningen benämns dessa parter gemensamt som antingen “Mileway“, “oss“, “vår” eller “vi“. Om du önskar få information om den närmare identiteten av alla parter som kan komma att hantera dina personuppgifter, kan du när som helst skicka din förfrågan till privacy@mileway.com så kommer vi tillhandahålla denna information utan någon kostnad.

Om du är en hyresgäst inom någon av våra fastigheter, kommer du (i princip) endast att ha kontakt med fastighetsförvaltare avseende de uthyrda lokalerna. För det fall du är osäker på vem ägaren av de uthyrda lokalerna (och/eller andra parter som kan komma att hantera dina personuppgifter avseende hyresavtalet), kan du skicka din förfrågan till privacy@mileway.com så kommer vi tillhandahålla denna information utan någon kostnad. Du kan även hitta information om ägaren av de uthyrda lokalerna i notifikationen avseende byte av hyresvärd.

Vi inhämtar, samlar och använder personuppgifter i vår egenskap som hyresvärd, klient, kund och leverantör av tjänster. Enligt tillämplig personuppgiftsreglering (inklusive GDPR), räknas vi som personuppgiftsansvarig avseende dina personuppgifter som vi inhämtar, innehar och/eller använder.

Detta Integritetsmeddelande beskriver hur vi samlar, använder och delar personuppgifter i vår verksamhet, inklusive:

  • vilka personuppgifter vi inhämtar och när och hur vi använder dessa;
  • hur vi delar personuppgifter inom Mileway och med våra leverantörer av tjänster och andra tredje parter;
  • information om direktmarknadsföring;
  • överföring av personuppgifter globalt;
  • rättigheter för att säkerställa din personliga integritet; och
  • hur du kan kontakta oss för mer support.

Uppdateringar

Vi kan komma att ändra detta Integritetsmeddelande från tid till annan i syfte att hålla det uppdaterat i förhållande till rättsliga krav och hur vår verksamhet bedrivs. Eventuella uppdateringar kommer finnas tillgängliga på denna webbplats, www.mileway.com/tppn. Vänligen se till att regelbundet hålla utkik på webbplatsen för den senaste versionen av Integritetsmeddelandet. Om vi gör väsentliga ändringar i detta Integritetsmeddelande ska vi försöka att informera dig genom en notis på vår webbplats.

1. Vilka personuppgifter vi inhämtar och när och hur vi använder dessa

I detta avsnitt kan du läsa mer om:

  • när vi inhämtar personuppgifter;
  • vilken typ av personuppgifter vi inhämtar;
  • hur vi använder personuppgifter; och
  • den rättsliga grunden för vår behandling av personuppgifter.

När vi inhämtar information

Vi inhämtar information om dig om du:

  • köper en av våra produkter eller tjänster;
  • hyr någon av våra lokaler;
  • kontaktar oss (även genom vår webbplats) för frågor om våra produkter, tjänster eller tillgångar;
  • arbetar för att bolag som köper någon av våra produkter, tjänster eller tillgångar;
  • arbetar för ett bolag som vi hyr lokaler från eller som vi köper produkter, fastigheter eller tjänster från.

Vi kan komma att inhämta information om dig genom den tidigare ägaren eller förvaltaren av produkter, fastigheter eller tjänster som du använder eller som det bolag du arbetar för använder.

Personuppgifter vi inhämtar och använder

Vi kan komma att få och hantera följande information om dig:

  • fullständigt namn (inklusive titel, för-, mellan och efternamn);
  • födelsedatum;
  • arbetstitel/roll;
  • kontaktuppgifter: inklusive adress för arbete och bostad, email för arbete och privat, mobilnummer för arbete eller hemtelefonnummer eller privat mobilnummer;
  • finansiell information inklusive uppgifter om bankkonto eller kreditupplysning;
  • röst- och videoinspelningar från möten som du har deltagit på; och

Vi kan också komma att använda dina personuppgifter för att tillvarata, utnyttja eller försvara våra legala rättigheter.

Rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter

Vi kommer endast inhämta, använda och dela dina personuppgifter för det fall vi bedömer att vi har lämplig rättslig grund för detta. Detta kan vara om:

  • vi behöver dina personuppgifter för att fullgöra en skyldighet enligt avtal med dig eller för att ingå ett avtal med dig. Vi behöver exempelvis dina personuppgifter (ditt namn, födelsedagsdatum, finansiell information och kopia av ditt pass) för att tillhandahålla våra tjänster åt dig och/eller ditt företag;
  • vi behöver använda dina personuppgifter (dina kontaktuppgifter och arbetstitel/roll) för våra berättigade intressen i vår kommersiella verksamhet:
  • vi behöver använda dina personuppgifter (ditt namn, födelsedagsdatum, finansiell information och kopia av ditt pass) för att uppfylla ett rättsligt krav eller ett regulatoriskt krav som vi har; och/eller
  • vi har ditt samtycke till att använda dina personuppgifter för en viss situation.

Vi kommer alltid se efter dina personuppgifter på ett sätt som är proportionerligt och som tar hänsyn till din personliga integritet och att du har rätt att invända mot behandlingen såsom beskrivs i Avsnitt 5.

Om du vill veta mer om den rättsliga grunden för vilken vi använder personuppgifter, vänligen kontakta oss på privacy@mileway.com.

2. Delande av personuppgifter med mileway, våra leverantörer av tjänster och våra tillsynsmyndigheter

I detta avsnitt kan du läsa mer om hur vi delar personuppgifter

  • inom Mileway;
  • med tredje part som hjälper oss med att tillhandahålla våra tjänster; och
  • med statliga myndigheter och organisationer, rättsväsende och tillsynsmyndigheter.

Vi delar dina personuppgifter på ett sätt och för de syften som beskrivs nedan:

  • med andra bolag inom vår koncern när det är nödvändigt för bedrivandet av vår verksamhet;
  • med tredje parter som hjälper oss att bedriva vår verksamhet och tillhandahålla tjänster. Dessa tredje parter har åtagit sig att följa sekretessbegränsningar samt att använda personuppgifter som vi delar med dem, eller som de inhämtar på uppdrag av oss, endast i syfte att tillhandahålla överenskomna tjänster till oss. Dess avser fastighetsförvaltare, professionella rådgivare och leverantörer av IT-tjänster som hjälper oss i hanteringen av IT-frågor;
  • med statliga myndigheter och organisationer, rättsväsende och tillsynsmyndigheter, vilka kan inkludera den nederländska dataskyddsmyndigheten (Autoriteit Persoonsgegevens) och Informationskommissionärens kontor i Storbritannien (Information Commissioner’s Office), i syfte att uppfylla alla krav som uppställs i lagar, andra regleringar och krav från myndigheter och organisationer;
  • med banker och leverantörer av betaltjänster i syfte att ge behörighet för och fullgöra betalningar; och
  • med kreditupplysningsföretag och organisationer som arbetar förebyggande mot bedrägerier.

Om vi i framtiden säljer hela eller delar av vår verksamhet eller tillgångar till en tredje part, kan vi komma att dela personuppgifter till en potentiell eller faktisk tredje-parts köpare av verksamhet eller tillgångar.

Parterna till vilka vi kan komma att dela information om dina personuppgifter som refererats till ovan kan vara lokaliserade i länder utanför det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (ESS), vilka kan erbjuda ett mindre omfattande skydd för personuppgifter än det landet du är bosatt i. Så kan exempelvis vara fallet vid tillhandahållande av rapporter eller viktiga händelser till våra aktieägare eller legala rådgivare, vilka kan vara lokaliserade i USA.

I sådana fall ska det säkerställas att adekvata åtgärder tas i syfte att säkerställa ett adekvat skydd för dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Mer specifikt kommer följande åtgärder att tillämpas: EU Standard Contractual Clauses.(EU:s standardavtalsklausuler)

Dina personuppgifter och/eller din personliga profil ska inte lånas ut eller säljas till någon tredje part utan ditt uttryckliga samtycke.

3. Närmare förklaring om direktmarknadsföring

I detta avsnitt kan du läsa mer om:

  • hur vi använder personuppgifter för att hålla dig uppdaterad kring våra tjänster; och
  • hur du kan hantera dina preferenser avseende marknadsföring.

Hur vi använder personuppgifter för att hålla dig uppdaterad kring våra tjänster

Vi kan komma att använda personuppgifter för att hålla dig informerad om våra tjänster som vi tror kan vara intressanta för dig. Vi kan komma att kontakta dig via email, post, eller telefon eller på andra sätt som vi tror underlättar för dig. Vi kommer alltid respektera dina preferenser för hur du vill att vi hanterar marknadsföring med dig.

Hur du kan hantera dina preferenser avseende marknadsföring

I syfte att skydda integritetsrättigheter och säkerställa att du har kontroll över hur vi hanterar marknadsföring med dig:

  • kommer vi vidta åtgärder för att begränsa direktmarknadsföring till en rimlig och proportionell nivå och endast kommunicera med dig i den utsträckning vi tror sådan kommunikation kan vara av intresse eller relevans för dig; och
  • du kan be oss avsluta direktmarknadsföring marknadsföring per email när som helst, genom att maila privacy@mileway.com.

Vi rekommenderar att du regelbundet granskat Integritetsmeddelandet och dina inställningar som är tillgängliga för dig via sociala medier eller andra tredje parts-plattformar liksom dina preferenser avseende ditt konto hos oss.

4. Hur vi skyddar och lagrar information

Säkerhet

Vi har implementerat och bibehållit rimliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder, policys, och procedurer skapade för att reducera risken för förlust eller förstörelse, eller obehörigt röjande eller tillgång till sådan information i lämplig utsträckning sett till personuppgifternas karaktär.

Åtgärderna vi tar inkluderar:

  • sekretessåtaganden för vår personal och leverantörer av tjänster;
  • radering och permanent anonymisering av personuppgifter om det inte längre är nödvändigt för ändamålet bakom inhämtandet; och
  • efterlevande av strikta säkerhetsprocedurer avseende lagring och avslöjande av dina personuppgifter i syfte att förhindra obehörig tillgång till dessa.
  • Eftersom säkerheten kring informationen delvis beror på säkerheten avseende den dator du använder för att kommunicera med oss och den säkerhet du använder för att skydda användar-ID och lösenord, vänligen vidta rimliga åtgärder för att skydda denna information.

Lagring av dina personuppgifter

Vi kommer lagra dina personuppgifter så länge det anses rimligen nödvändigt för det syfte informationen inhämtades, såsom beskrivs i detta Integritetsmeddelande. Där dina personuppgifter inte längre är nödvändiga kommer vi tillse att göra av oss av med den på ett säkert sätt. Under vissa omständigheter kan vi komma att lagra dina personuppgifter för en längre tidsperiod, t.ex. där så krävs för att uppfylla rättsliga, regulatoriska, skattemässiga eller årsredovisningsmässiga krav, eller om vi behöver korrekt information om din hantering i frågor med oss inom ramen för en eventuell hantering av klagomål eller motstridigheter, eller om vi rimligen tror att det finns en potentiell tvist kopplat till dina personuppgifter eller förbindelser.

5. Rättigheter som finns tillgängliga för att underlätta hanteringen avseende integritetsfrågor

Med vissa undantag, och i vissa situationer beroende på vilken behandling som företas, har du vissa rättigheter till dina personuppgifter:

  • att få tillgång till dina personuppgifter;
  • att rätta / radera dina personuppgifter;
  • att begränsa behandlingen av dina personuppgifter;
  • att överföra dina personuppgifter;
  • att invända mot behandlingen av dina personuppgifter;
  • att invända mot hur vi använder dina personuppgifter i direktmarknadsföringssyfte;
  • erhålla en kopia av säkerhetsåtgärder kopplade till överföring av personuppgifter utanför din jurisdiktion; och
  • framställa klagomål till din lokala tillsynsmyndighet.

Om du önskar få tillgång till någon av ovan nämnda rättigheter kan vi komma att efterfråga ytterligare information för att bekräfta din identitet och för säkerhetssyften, särskilt innan röjande av personuppgifter till dig, reserverar vi oss rätten att fakturera en avgift där så tillåts enligt lag, t.ex. om din förfrågan är uppenbart ogrundad eller omfattande.

Du kan utöva dina rättigheter genom att maila till privacy@mileway.com. Vi kommer, med förbehåll för legala och andra tillåtna avvägningar, vidta alla rimliga åtgärder för att hantera din förfrågan skyndsamt och informera dig om vi behöver ytterligare information för att uppfylla din förfrågan.

Om din förfrågan t.ex. får konsekvenser för den konfidentialitet vi tillämpar gentemot andra eller om vi har rättsligt stöd för att hantera förfrågan på ett annat sätt, kan detta få följder för hur vi kommer hantera din förfrågan.

Rätt till tillgång till personuppgifter

Du har en rätt att begära en kopia av de personuppgifter som vi har och du har rätt att bli informerad om; (a) källan för dina personuppgifter; (b) syftena, rättslig grund och metoder för behandling; (c) den personuppgiftsansvariges identitet; och (d) entiteterna eller kategorier av entiteter till vilka dina personuppgifter kan delas med.

Rätt att rätta till eller radera personuppgifter

Du har en rätt att begära att vi rättar till inkorrekta personuppgifter. Vi kan komma att försöka verifiera riktigheten i personuppgifterna innan vi rättar till dessa.

Du kan också begära att vi raderar dina personuppgifter under vissa omständigheter där:

  • de inte längre är nödvändiga för syftena för vilka de inhämtades;
  • du har återkallat ditt samtycke (när behandlingen av personuppgifterna är baserad på samtycke);
  • efter en lyckad invändning till behandlingen av dina personuppgifter (se rätt till invändning nedan);
  • personuppgifterna har hanterats lagstridigt; eller
  • för att uppfylla en rättslig skyldighet som bolaget omfattas av.

Vi är inte skyldiga att acceptera din begäran om hanteringen av personuppgifter är nödvändig:

  • för efterlevnad av en rättslig skyldighet; eller
  • för att tillvarata, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter

Du kan begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter, men endast där:

  • dess riktighet kan ifrågasattas, för att tillåta oss verifiera dess exakthet; eller
  • personuppgifterna har hanterats lagstridigt, men du inte vill radera informationen; eller
  • de inte längre är nödvändiga för syftena för vilka de inhämtades, men vi fortfarande behöver informationen för att tillvarata, utnyttja eller försvara rättsliga anspråk; eller
  • du har utnyttjat din rätt till invändning, i väntan på verifiering av tvingande grunder.

Vi kan fortsätta att använda dina personuppgifter efter en begäran om att begränsa behandlingen där:

  • vi har ditt samtycke;
  • för att tillvarata, utnyttja eller försvara rättsliga anspråk; eller
  • för att skydda en annan juridisk eller fysisk persons rättigheter.

Rätt att överföra dina personuppgifter

Du kan begära att vi tillhandahåller dina personuppgifter via ett strukturerat, vanligen använt, maskinkompatibelt format, eller så kan du begära att få informationen överförd direkt till en annan personuppgiftsansvarig, men i varje situation endast om:

  • personuppgiftshanteringen är baserad på ditt samtycke eller på en avtalsförpliktelse med dig; och
  • personuppgiftshanteringen utförs med automatiserade medel.

Rätt att invända mot hur vi behandlar dina personuppgifter i direktmarknadsföringssyfte

Du kan begära att vi ändrar sättet för vilket vi kontaktar dig i marknadsföringssyfte. Du kan begära att vi inte överför dina personuppgifter till tredje parter i direktmarknadsföringssyften eller andra syften.

Rätt att erhålla en kopia av säkerhetsåtgärder kopplade till överföring av personuppgifter utanför din jurisdiktion

Du kan begära att få del av en kopia, eller referens till, de säkerhetsåtgärderna avseende överföring av dina personuppgifter utanför Europeiska Unionen.

Vi kan komma att redigera avtal avseende överföring av personuppgifter för att skydda kommersiella intressen.

Rätt att framställa klagomål till din lokala tillsynsmyndighet

Du har en rätt att framställa klagomål till din lokala tillsynsmyndighet om du har bekymmer kring hur vi hanterar dina personuppgifter.

Vi uppmuntrar dig vänligen att först försöka lösa sådana bekymmer med oss, trots att du har rätt att kontakta tillsynsmyndigheten när som helst.

6. Kontakta oss

Den primära kontakten avseende alla frågor som uppstår i förhållande till detta Integritetsmeddelande sker med vårt personuppgiftsombud, som kan nås enligt följande:

Email: Privacy@Mileway.com
Post: Mileway B.V.
Attn. Nicola Burke
Parnassusweg 723
1077 DG, Amsterdam
The Netherlands

Om du har några frågor, bekymmer eller klagomål avseende vår efterlevnad avseende detta Integritetsmeddelande, dina personuppgifter som vi lagrar eller om du önskar utöva dina rättigheter, uppmuntrar vi dig till att först kontakta oss. Vi kommer utreda och försöka lösa klagomål och tvister och vidta varje rimlig åtgärd för att ta hänsyn till din önskan att utöva dina rättigheter så fort som möjligt och, i varje fall, inom tidperioder som föreskrivs i dataskyddslagstiftning.

Kontakt med din lokala tillsynsmyndighet

Du har när som helst rätt att framställa klagomål till din lokala tillsynsmyndighet (dvs. din plats för stadigvarande vistelse, arbete eller plats för påstådd överträdelse), vilken är Informationskommissionärens kontor i Storbritannien (Information Commissioner’s Office) och den nederländska dataskyddsmyndigheten (Autoriteit Persoonsgegevens). Vi uppmuntrar dig att vänligen först försöka lösa eventuella bekymmer med oss innan du kontaktar din lokala tillsynsmyndighet.

Bilaga 1: Fastighetsägare (Klicka här)