MILEWAY B.V., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Nederlands recht, gevestigd te Parnassusweg 723, (1077 DG) Amsterdam, ingeschreven in het Nederlandse handelsregister onder nummer 71555730, samen met diverse andere bedrijven binnen haar bedrijfsgroep, die de eigenaren en verhuurders zijn van onroerend goed.

In het licht van de nauwe relatie en samenwerking tussen de eigenaar(s) (vermeld in Bijlage 1 bij deze Privacyverklaring voor derden) is Mileway B.V. (als vermogensbeheerder) en andere entiteiten die betrokken zijn bij de exploitatie van onze bedrijfsactiviteiten, zoals de vastgoedbeheerder en de financiële/administratieve dienstverlener met betrekking tot het door Mileway B.V. beheerde onroerend goed, is deze privacyverklaring opgesteld namens zowel Mileway B.V., de eigenaar(s) als de overige betrokken partijen om dit document voor u zo beknopt en duidelijk mogelijk te houden. In het vervolg van deze privacyverklaring worden deze partijen dan ook gezamenlijk aangeduid als “Mileway”, “ons”, “onze”, “wij” of “we”. Indien u op de hoogte gebracht wilt worden van de exacte identiteit van alle partijen die uw persoonsgegevens kunnen verwerken, kunt u uw verzoek te allen tijde sturen naar: privacy@mileway.com, dan wij zullen u deze informatie gratis verstrekken.

Indien u huurder bent van een van onze panden, heeft u (in principe) enkel contact met de vermogens- en vastgoedbeheerders van uw gehuurde pand. Indien u de exacte identiteit niet kent van de eigenaar van het gehuurde pand (en/of de identiteit van de andere partijen die uw persoonsgegevens in het kader van de leaseovereenkomst kunnen verwerken), kunt u uw verzoek sturen naar: privacy@mileway.com dan zullen wij u deze informatie gratis verstrekken. U kunt de identiteit van de eigenaar van het door u gehuurde pand ook terugvinden in de inbeheerbrief.

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken persoonsgegevens in onze hoedanigheid van verhuurder, cliënt, klant en leverancier van diensten. Overeenkomstig de geldende wetgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy (waaronder de AVG), komen wij in aanmerking als beheerder met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verzamelen, bewaren en/of gebruiken (verwerken).

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen in het kader van onze bedrijfsactiviteiten, waaronder:

• welke persoonsgegevens wij verzamelen en wanneer en waarom wij deze gebruiken;
• hoe wij persoonsgegevens delen binnen Mileway en met onze dienstverleners en andere derde partijen;
• meer uitleg over Direct Marketing;
• het wereldwijd overzetten van persoonsgegevens;
• hoe wij persoonsgegevens beschermen en opslaan;
• wettelijke rechten om uw privacy te helpen beheren; en
• hoe u contact met ons kunt opnemen voor meer ondersteuning.

Updates

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen om deze up-to-date te houden met betrekking tot de wettelijke vereisten en de manier waarop we onze activiteiten uitvoeren, en we zullen eventuele updates plaatsen op de website www.mileway.com/tppn. Controleer deze pagina’s regelmatig voor de laatste versie van deze verklaring. Als we fundamentele wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, zullen wij proberen u te informeren door middel van een verklaring op onze website.

Welke persoonsgegevens wij verzamelen en wanneer en waarom wij deze gebruiken

In deze paragraaf vindt u meer informatie over

• wanneer we persoonsgegevens verzamelen
• de soorten persoonsgegevens die we verzamelen
• hoe we persoonsgegevens gebruiken
• Wettelijke basis voor het gebruik van persoonsgegevens

Wanneer we informatie verzamelen

We verzamelen informatie over u als u:

• een van onze producten of diensten aanschaft;
• een van onze objecten huurt;
• contact met ons opneemt (ook via onze website) om te informeren naar onze producten, diensten of objecten;
• voor een bedrijf werkt dat een van onze producten of diensten aanschaft of een van onze objecten huurt;
• voor een bedrijf werkt waar wij zaken van huren of producten, vastgoed of diensten van aanschaffen.

We kunnen de informatie over u verzamelen via de voormalige eigenaar of manager van de producten, het vastgoed of de diensten waar u gebruikt van maakt of waar het bedrijf waarvoor u werkt gebruik van maakt.

Persoonsgegevens die we verzamelen en gebruiken

Wij kunnen de volgende informatie over u ontvangen en verwerken:

• volledige naam (inclusief titel, voornaam, middelste namen en achternaam);
• geboortedatum;
• functietitel/rol;
• contactgegevens: inclusief werk- of woonadres, zakelijk of persoonlijk e-mailadres, zakelijk of persoonlijk telefoonnummer en zakelijk of persoonlijk mobiel nummer;
• financiële gegevens, inclusief bankrekeninggegevens of kredietinformatie;
• stem- en video-opnamen van vergaderingen die u hebt bijgewoond; en

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om onze wettelijke rechten te vestigen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wettelijke basis voor het gebruik van uw persoonsgegevens

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen verzamelen, gebruiken en delen als we ervan overtuigd zijn dat we daarvoor een passende wettelijke basis hebben. Dit kan zijn omdat:

• we uw persoonsgegevens moeten gebruiken bij de uitvoering van een contract of om stappen te zetten om een contract aan te gaan met u. Wij hebben uw persoonsgegevens (uw naam, geboortedatum, financiële gegevens en een kopie van uw paspoort) bijvoorbeeld nodig om u en/of uw bedrijf van onze diensten te kunnen voorzien;
• wij moeten uw persoonsgegevens (uw contactgegevens en functietitel/rol) gebruiken voor ons rechtmatige belang als commerciële organisatie;
• wij moeten uw persoonsgegevens (uw naam, contactgegevens, geboortedatum en een kopie van uw paspoort) gebruiken om te voldoen aan een relevante wettelijke of reglementaire verplichting die wij hebben; en/of
• wij hebben uw toestemming om uw persoonsgegevens voor een bepaalde activiteit te gebruiken.

In alle gevallen zullen wij te allen tijde zorg dragen voor uw gegevens op een wijze die proportioneel is en uw privacyrechten respecteert en u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking zoals uitgelegd in Paragraaf 5.

Als u meer wilt weten op welke wettelijke basis wij persoonsgegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen via privacy@mileway.com.

Persoonsgegevens delen binnen mileway, met onze dienstverleners en onze toezichthouders

In deze paragraaf krijgt u meer informatie over de manier waarop wij persoonsgegevens delen:

• binnen Mileway;
• met derden die ons helpen bij het leveren van onze diensten; en
• met overheidsorganisaties en -instanties, wetshandhavingsinstanties en toezichthouders.

Wij delen uw persoonsgegevens op de wijze en voor de doeleinden zoals hieronder beschreven:

• met andere bedrijven binnen onze groep waar een dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is voor het beheer van onze activiteiten;
• met derden die helpen bij het beheren van onze activiteiten en het leveren van diensten. Deze derde partijen hebben ingestemd met vertrouwelijkheidsbeperkingen en gebruiken alle persoonsgegevens die wij met hen delen of die zij namens ons verzamelen uitsluitend om ons de gecontracteerde diensten te verlenen. Dit zijn onder andere vastgoedbeheerders, professionele adviseurs en IT-dienstverleners die helpen bij het beheer van onze IT- en backofficesystemen;
• met overheidsorganisaties en -instanties, wetshandhavingsinstanties, toezichthouders, waaronder mogelijk de Autoriteit Persoonsgegevens en het Information Commissioner’s Office, om te voldoen aan alle toepasselijke wetten, voorschriften en regels, en verzoeken van wetshandhavingsinstanties, toezichthouders en andere overheidsinstanties;
• met banken en betaaldienstverleners om betalingen te autoriseren en te voldoen; en
• met kredietinformatiebureaus en organisaties die zich inzetten om fraude te voorkomen.

Als wij in de toekomst onze activiteiten of onze objecten geheel of gedeeltelijk aan een derde partij verkopen of overdragen, kunnen we informatie openbaar maken aan een potentiële of feitelijke derde partij die onze activiteiten of onze objecten koopt.

De partijen aan wie wij uw persoonsgegevens zoals hierboven bedoeld kunnen bekendmaken, kunnen gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) die mogelijk een lager niveau van gegevensbescherming bieden dan het land waar u zich bevindt. Dit is bijvoorbeeld het geval in de volgende situatie: wanneer wij rapporten over belangrijke incidenten verstrekken aan onze aandeelhouders of juridische adviseurs die mogelijk gevestigd zijn in de VS.

In dat geval moet ervoor gezorgd worden dat er adequate maatregelen worden genomen om uw persoonsgegevens voldoende te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij zullen met name de volgende maatregelen treffen: EU-modelcontractbepalingen.

Uw persoonsgegevens en/of persoonlijke profielen worden niet verhuurd, noch verkocht aan derden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

Meer informatie over direct marketing

In deze paragraaf vindt u meer informatie over:

• hoe wij persoonsgegevens gebruiken om u op de hoogte te houden van onze diensten; en
• hoe u uw marketingvoorkeuren kunt beheren.

Hoe wij persoonsgegevens gebruiken om u op de hoogte te houden van onze diensten

Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over onze diensten die volgens ons interessant voor u zijn. Wij kunnen contact met u opnemen via e-mail, post of telefoon of via andere communicatiekanalen waarvan we denken dat ze voor u nuttig kunnen zijn. In alle gevallen zullen wij uw voorkeuren respecteren voor de manier waarop u wilt dat wij onze marketingactiviteiten met u beheren.

Hoe u uw marketingvoorkeuren kunt beheren

Om de privacyrechten te beschermen en ervoor te zorgen dat u controle heeft over de manier waarop wij onze marketing met u beheren:

• zullen wij stappen zetten om direct marketing te beperken tot een redelijk en proportioneel niveau en alleen
• mededelingen naar u sturen waarvan wij denken dat ze voor u interessant of relevant kunnen zijn; en

kunt u ons te allen tijde vragen om de direct marketing te stoppen en kunt u ons vragen om te stoppen met het versturen van e-mailmarketing door een e-mail te sturen naar privacy@mileway.com.

Wij raden u aan om regelmatig de privacyverklaring en de voorkeursinstellingen te bekijken die beschikbaar zijn op alle sociale media en andere platforms van derde partijen, maar ook uw voorkeuren binnen uw account bij ons.

Hoe wij uw informatie beschermen en opslaan

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, beleidslijnen en procedures geïmplementeerd, en onderhouden deze, die zijn ontworpen om het risico te verminderen op onopzettelijke vernietiging of verlies, of de ongeautoriseerde openbaarmaking van of toegang tot dergelijke informatie, passend bij de aard van de betreffende informatie.

Wij nemen onder meer de volgende maatregelen:

• vertrouwelijkheidseisen aan onze medewerkers en dienstverleners;
• persoonsgegevens vernietigen of permanent anonimiseren als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze werden verzameld; en
• strikte veiligheidsprocedures opvolgen voor de opslag en openbaarmaking van uw persoonsgegevens om ongeoorloofde toegang te voorkomen.

Aangezien de beveiliging van informatie deels afhankelijk is van de beveiliging van de computer die u gebruikt om met ons te communiceren en de beveiliging die u gebruikt om gebruikers-id’s en wachtwoorden te beschermen, vragen wij u passende maatregelen te nemen om deze informatie te beschermen.

Opslag van uw persoonsgegevens

Wij slaan uw persoonsgegevens zo lang als redelijkerwijs noodzakelijk is op voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, zoals uitgelegd in deze privacyverklaring. Wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn, zullen wij ervoor zorgen dat deze op een veilige manier worden verwijderd. Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij uw persoonsgegevens voor langere tijd opslaan, bijvoorbeeld wanneer wij verplicht zijn dit te doen in overeenstemming met wettelijke, regelgevende, fiscale en boekhoudkundige vereisten, of wanneer wij een nauwkeurige registratie nodig hebben van uw transacties met ons in het geval van klachten of betwistingen, of wanneer wij redelijkerwijze geloven dat er een vooruitzicht is op een rechtszaak met betrekking tot uw persoonsgegevens of transacties.

Beschikbare wettelijke rechten om uw privacy te helpen beheren

Onder voorbehoud van bepaalde uitzonderingen, en in sommige gevallen afhankelijk van de verwerkingsactiviteit die wij uitvoeren, heeft u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• om toegang te krijgen tot persoonsgegevens;
• om persoonsgegevens te corrigeren/verwijderen;
• om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• om uw persoonsgegevens over te dragen;
• om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens;
• om bezwaar te maken tegen hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken voor directmarketingdoeleinden;
• om een kopie te verkrijgen van de waarborgen voor persoonsgegevens die gebruikt worden voor overdrachten buiten uw rechtsgebied; en
  om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit.

Indien u een van de bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en voor veiligheidsdoeleinden, in het bijzonder voordat wij persoonsgegevens aan u verstrekken, behouden wij ons het recht voor om kosten in rekening te brengen indien dit wettelijk is toegestaan, bijvoorbeeld als uw verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is.

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@mileway.com. Onder voorbehoud van wettelijke en andere toegestane overwegingen zullen wij alle redelijke inspanningen leveren om uw verzoek onmiddellijk te honoreren of u op de hoogte te stellen als wij meer informatie nodig hebben om aan uw verzoek te voldoen.

Wij kunnen uw verzoek niet altijd volledig behandelen, bijvoorbeeld als het gevolgen heeft voor de geheimhoudingsplicht waaraan wij jegens anderen gebonden zijn of als we wettelijk gerechtigd zijn om het verzoek op een andere manier te behandelen.

Recht op toegang tot persoonsgegevens

U hebt het recht om te verzoeken dat wij u een kopie van uw persoonsgegevens verstrekken en u hebt het recht om te worden geïnformeerd over: (a) de bron van uw persoonsgegevens; (b) de doeleinden, de rechtsgrondslag en de verwerkingsmethoden; (c) de identiteit van de gegevensbeheerder; en (d) de entiteiten of categorieën entiteiten waaraan uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen.

Recht op correctie of verwijdering van persoonsgegevens

U heeft het recht om ons te verzoeken onjuiste persoonsgegevens te corrigeren. Wij trachten mogelijk de juistheid van de persoonsgegevens te controleren voordat wij deze corrigeren.

U kunt ons onder bepaalde omstandigheden ook vragen dat wij uw persoonsgegevens wissen wanneer:

• deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld;
• u uw toestemming heeft ingetrokken (wanneer de gegevensverwerking plaatsvond met uw toestemming);
• er sprake is van een succesvol recht van bezwaar (zie recht van bezwaar hieronder);
• de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of
• moet worden voldaan aan een wettelijke verplichting waaraan de Vennootschap is gebonden.

Wij zijn niet verplicht om aan uw verzoek om persoonsgegevens te wissen te voldoen als de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is:

• om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of
• voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Recht op beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens

U kunt ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, maar alleen wanneer:

• de juistheid ervan wordt betwist, zodat wij de juistheid ervan kunnen verifiëren; of
• de verwerking onwettig is, maar u niet wilt dat de gegevens worden gewist; of
• deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, maar we ze nog steeds nodig hebben om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; of
• u het recht van bezwaar heeft uitgeoefend en de verificatie van dwingende redenen hangende is.

Wij kunnen uw persoonsgegevens na een verzoek tot beperking blijven gebruiken:

• wanneer wij uw toestemming hebben;
• om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen; of
• om de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon te beschermen.

Recht op overdracht van uw persoonsgegevens

U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, algemeen gebruikte, machinaal leesbare indeling aan u te verstrekken of u kunt vragen om ze rechtstreeks aan een andere gegevensbeheerder te laten overdragen, maar in elk geval alleen wanneer:

• verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming of van de uitvoering van een contract met u; en
• verwerking geautomatiseerd wordt uitgevoerd.

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

U kunt bezwaar maken tegen elke verwerking van uw persoonsgegevens die onze legitieme belangen als rechtsgrond heeft als u van mening bent dat uw fundamentele rechten en vrijheden zwaarder wegen dan onze legitieme belangen.

Als u bezwaar maakt, hebben wij de mogelijkheid om aan te tonen dat wij dwingende legitieme belangen hebben die zwaarder wegen dan uw rechten en vrijheden.

Recht om bezwaar te maken tegen hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken voor directmarketingdoeleinden

U kunt verzoeken dat wij de manier wijzigen waarop wij contact met u opnemen voor marketingdoeleinden.

U kunt verzoeken dat wij uw persoonsgegevens niet doorgeven aan niet-gelieerde derde partijen voor direct marketing of andere doeleinden.

Recht op het verkrijgen van een kopie van de waarborgen voor persoonsgegevens die gebruikt worden voor overdrachten buiten uw rechtsgebied

U kunt vragen om een kopie van, of een verwijzing naar, de waarborgen waaronder uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden doorgegeven.

Wij kunnen overeenkomsten inzake gegevensoverdracht redigeren om commerciële voorwaarden te beschermen.

Recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit als u zich zorgen maakt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken.

Wij vragen u om eerst te proberen eventuele problemen met ons op te lossen, hoewel u het recht hebt om te allen tijde contact op te nemen met uw toezichthoudende autoriteit.

Contact

Het eerste aanspreekpunt voor alle kwesties die voortvloeien uit deze privacyverklaring is onze Data Protection Officer die op de volgende manieren kan worden bereikt:

E-mail: privacy@mileway.com

Post:
Mileway B.V.
T.a.v. Nicola Burke
Parnassusweg 723
1077 DG Amsterdam

Als u vragen, zorgen of klachten heeft over onze naleving van deze privacyverklaring, de informatie die we over u hebben of als u uw rechten wilt uitoefenen, raden wij u aan om eerst contact met ons op te nemen. Wij zullen klachten en geschillen onderzoeken en proberen op te lossen en alle redelijke inspanningen leveren om uw wens om uw rechten uit te oefenen zo snel mogelijk en in ieder geval binnen de door de wetgeving inzake gegevensbescherming gestelde termijnen te honoreren.

Contact opnemen met uw toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij uw plaatselijke toezichthouder voor gegevensbescherming (d.w.z. uw gewone verblijfplaats, werklocatie of plaats van vermeende inbreuk), die te allen tijde in het Verenigd Koninkrijk het Information Commissioner’s Office is en in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij vragen u om te proberen eventuele problemen met ons op te lossen voordat u naar uw lokale toezichthouder gaat.

Schema 1: Vastgoedeigenaren (Klik hier)